Báo giá dịch vụ tạp vụ được tính theo số nhân sự cần bố trí và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông như vệ sinh công nghiệp, vì vậy đơn giá chính xác chỉ xác định được sau khi khảo sát mặt bằng. Hai doanh nghiệp có diện tích tương đương vẫn có thể nhận báo giá chênh lệch đáng kể nếu khác nhau về số khu vực cần phục vụ, khung giờ làm việc hoặc phạm vi vật tư đi kèm. Với hợp đồng tạp vụ dài hạn, rủi ro doanh nghiệp thường gặp không nằm ở con số ban đầu mà ở các khoản phát sinh sau khi ký, khi phạm vi công việc trong báo giá chưa được ghi rõ.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.
Giá dịch vụ tạp vụ tính theo gì
Giá dịch vụ tạp vụ được tính chủ yếu theo chi phí nhân sự, gồm số người cần bố trí, số giờ hoặc số ca làm việc và hình thức hợp đồng, vì bản chất dịch vụ là cung ứng người làm việc thường xuyên tại mặt bằng của khách hàng. Cách tính này khác với các dịch vụ làm theo đợt như vệ sinh công nghiệp hay giặt thảm, vốn được báo giá theo diện tích và hạng mục. Doanh nghiệp cần nắm 3 căn cứ chính trước khi đọc một bản báo giá tạp vụ.
- Số nhân sự: số người cần có mặt cùng lúc để phủ hết các khu vực trong giờ hoạt động, tính theo số tầng, số khu và lưu lượng người sử dụng.
- Hình thức làm việc: làm theo giờ, làm toàn thời gian theo tháng, nhiều ca hoặc theo lịch cố định trong tuần, mỗi hình thức có cách tính khác nhau.
- Phạm vi đi kèm: vật tư tiêu hao, dụng cụ, hóa chất và mức độ giám sát có nằm trong đơn giá hay được tính riêng.
Với hợp đồng tạp vụ ở nhà máy, trường học hoặc trung tâm thương mại cần nhiều nhân sự cùng lúc, doanh nghiệp không nên chốt giá qua điện thoại mà nên đề nghị khảo sát để báo giá theo từng vị trí. Hình thức làm việc là căn cứ đầu tiên quyết định cách tính, nên được xem xét trước các yếu tố khác.
Giá tạp vụ theo giờ, theo tháng và theo hình thức làm việc
Giá tạp vụ khác nhau theo 4 hình thức làm việc phổ biến: theo giờ, toàn thời gian theo tháng, nhiều nhân sự nhiều ca và theo lịch cố định, trong đó mỗi hình thức phù hợp một quy mô mặt bằng. Bảng dưới đây tóm tắt từng hình thức và yếu tố chính ảnh hưởng đến đơn giá, để doanh nghiệp chọn đúng hình thức trước khi yêu cầu báo giá.
| Hình thức | Cách tính | Phù hợp với | Yếu tố ảnh hưởng chính |
| Tạp vụ theo giờ (bán thời gian) | Theo số giờ làm việc mỗi ngày và số buổi mỗi tuần | Văn phòng, cửa hàng quy mô nhỏ, khối lượng công việc không dày | Số giờ mỗi ngày, số buổi mỗi tuần, khu vực cần phục vụ |
| Tạp vụ toàn thời gian theo tháng | Theo tháng, nhân sự cố định tại một địa điểm | Văn phòng, showroom quy mô vừa, cần người có mặt cả ngày | Số nhân sự, số tầng hoặc khu vực, đầu việc trong checklist |
| Nhiều nhân sự, nhiều ca | Theo số vị trí, số ca và có supervisor phụ trách | Nhà máy, kho xưởng, trường học, trung tâm thương mại | Số điểm phục vụ, số ca, yêu cầu giám sát |
| Theo lịch cố định trong tuần | Theo số buổi mỗi tuần và khối lượng mỗi buổi | Mặt bằng ít phát sinh bẩn, không cần người có mặt hằng ngày | Số buổi mỗi tuần, khối lượng công việc mỗi lần |
Bảng trên mô tả cách tính của từng hình thức, không phải bảng giá niêm yết; đơn giá thực tế được xác định sau khi khảo sát số nhân sự, tần suất công việc và đặc thù mặt bằng, vì vậy doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá. Mặt bằng nhỏ, ít phát sinh có thể cân nhắc tạp vụ theo giờ hoặc theo lịch, trong khi mặt bằng đông người và cần xử lý phát sinh suốt ngày phù hợp hơn với nhân sự toàn thời gian. Sau khi chọn được hình thức, đơn giá cuối cùng còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác cộng lại.
5 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ tạp vụ
Chi phí dịch vụ tạp vụ chịu ảnh hưởng của 5 yếu tố: hình thức làm việc, số nhân sự và số điểm phục vụ, loại hình mặt bằng, tần suất và khung giờ, vật tư tiêu hao và mức độ giám sát. Các yếu tố này tác động cùng lúc, nên doanh nghiệp so sánh báo giá cần đặt các bản báo giá về cùng một phạm vi trước khi so con số cuối. Hình dưới đây tóm tắt 5 yếu tố theo đúng thứ tự trình bày trong bài.
Hình thức làm việc
Hình thức làm việc tác động trực tiếp đến đơn giá vì quyết định số giờ công cần chi trả mỗi ngày. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều hình thức trong cùng một hợp đồng, ví dụ một nhân sự toàn thời gian cho khu đông người và tạp vụ theo giờ cho khu ít sử dụng, thay vì áp một hình thức cho mọi khu vực.
- Tạp vụ theo giờ phù hợp mặt bằng nhỏ, giúp doanh nghiệp không phải trả cho thời gian nhân sự không có việc.
- Tạp vụ toàn thời gian phù hợp mặt bằng nhiều tầng, cần người có mặt để xử lý phát sinh trong ngày như đổ nước, bổ sung giấy vệ sinh.
Số nhân sự và số điểm phục vụ
Số nhân sự và số điểm phục vụ ảnh hưởng đến chi phí vì mặt bằng càng chia thành nhiều khu tách biệt, nhà thầu càng phải bố trí thêm người hoặc luân chuyển theo ca, kéo theo công điều phối và giám sát. Lượng người sử dụng mỗi ngày cũng quyết định tần suất các việc như đổ rác, bổ sung vật tư và lau khu vực chung.
- Mặt bằng nhiều tầng, nhiều tòa hoặc nhiều điểm bán cần bố trí nhân sự riêng cho từng khu hoặc lịch luân chuyển rõ ràng.
- Văn phòng đông nhân viên, trường học đông học sinh hoặc trung tâm thương mại đông khách cần tăng tần suất ở nhà vệ sinh và khu chung.
Loại hình mặt bằng
Loại hình mặt bằng ảnh hưởng đến chi phí vì mỗi môi trường có yêu cầu đào tạo, hóa chất và cách bố trí ca khác nhau, dù cùng số nhân sự.
- Văn phòng tập trung vào bàn làm việc, pantry, nhà vệ sinh và sảnh lễ tân.
- Nhà máy, kho xưởng cần nhân sự phối hợp với ca sản xuất, nắm yêu cầu an toàn và 5S để không làm gián đoạn dây chuyền.
- Trường học cần quy trình, hóa chất và thời gian làm phù hợp với môi trường trẻ em.
- Trung tâm thương mại, siêu thị và showroom bố trí nhân sự và tần suất theo lưu lượng khách, thường tăng vào cuối tuần và dịp lễ.
Tần suất và khung giờ làm việc
Tần suất và khung giờ làm việc ảnh hưởng đến đơn giá, nhất là khi công việc rơi ngoài giờ hành chính. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 tại Điều 98 quy định tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm và làm việc vào ngày nghỉ, ngày lễ cao hơn giờ làm việc bình thường, nên chi phí nhân công ở các khung giờ này cũng cao hơn.
- Làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, được ghi rõ trong báo giá.
- Thời hạn hợp đồng và số ca mỗi ngày ảnh hưởng đến cách bố trí nhân sự cố định và nhân sự dự phòng.
Vật tư tiêu hao và mức độ giám sát
Vật tư tiêu hao và mức độ giám sát là hai yếu tố hay bị bỏ qua khi so sánh báo giá giữa các đơn vị, nhưng lại quyết định chi phí thực tế sau khi ký hợp đồng.
- Đơn giá có thể gồm hoặc không gồm vật tư tiêu hao như giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác, nên doanh nghiệp cần làm rõ ngay trong báo giá.
- Mức độ giám sát như có supervisor phụ trách khu vực, chấm công điện tử theo ca hay chỉ bố trí nhân sự đơn thuần sẽ tạo ra các mức chi phí khác nhau.
Ngoài 5 yếu tố trên, công trình ở xa có thể phát sinh chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị, khoản này cũng được ghi rõ trong báo giá. Khi đã hiểu các yếu tố cấu thành giá, doanh nghiệp nên kiểm tra tiếp những khoản dễ trở thành chi phí phát sinh nếu không được tách riêng.
Những khoản nên tách riêng trong báo giá tạp vụ
Báo giá tạp vụ nên tách riêng 4 nhóm khoản: phụ phí ngoài giờ và ngày lễ, việc vệ sinh định kỳ, vật tư tiêu hao và thay đổi phạm vi khi mặt bằng mở rộng, để tránh chi phí ngoài dự toán trong quá trình thực hiện hợp đồng. Theo kinh nghiệm quản lý dự án FM (quản lý vận hành cơ sở vật chất), nhiều tranh chấp về chi phí tạp vụ đến từ những việc hai bên hiểu khác nhau là “có nằm trong hợp đồng hay không”. Bảng dưới đây gợi ý cách ghi các khoản này trong báo giá.
| Khoản | Vì sao nên tách | Nên ghi trong báo giá |
| Làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ | Chi phí nhân công khác giờ hành chính, dễ phát sinh khi có sự kiện hoặc kiểm tra đột xuất | Cách tính riêng cho ngày thường, chủ nhật và ngày lễ |
| Việc vệ sinh định kỳ | Giặt thảm, giặt ghế, đánh bóng sàn cần máy móc và nhân sự riêng, không làm được trong ca tạp vụ | Danh sách việc định kỳ, tần suất và cách tính theo từng hạng mục |
| Vật tư tiêu hao | Lượng dùng thay đổi theo số người sử dụng, dễ vượt dự toán | Gồm hay không gồm trong đơn giá, danh mục vật tư cụ thể |
| Thay đổi phạm vi | Mặt bằng mở thêm khu, tăng giờ hoạt động làm thay đổi số nhân sự cần bố trí | Cách điều chỉnh đơn giá khi hai bên thống nhất thay đổi phạm vi |
Phạm vi công việc hằng ngày nên được đính kèm báo giá dưới dạng checklist theo khu vực, như mẫu trong bài checklist công việc tạp vụ, để hai bên có cùng căn cứ khi nghiệm thu. Một báo giá tách bạch các khoản giúp doanh nghiệp so sánh công bằng giữa các đơn vị, kể cả khi một bên chào giá thấp hơn hẳn.
Vì sao không nên chọn đơn vị báo giá tạp vụ quá thấp
Doanh nghiệp không nên chọn đơn vị báo giá tạp vụ thấp bất thường, vì mức giá này thường đi kèm việc cắt giảm nhân sự, bỏ qua đào tạo hoặc thiếu phương án thay người khi nhân viên nghỉ đột xuất. Chất lượng tạp vụ thường giảm dần khi nhà thầu không có nhân sự dự phòng, vì mỗi lần thiếu người, khu vực đó bị bỏ trống hoặc phải lấy người từ khu khác sang làm thay. Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên hỏi thêm các điểm sau.
- Nhà thầu tuyển chọn và đào tạo nhân sự thế nào trước khi đưa vào làm tại mặt bằng.
- Khi nhân viên nghỉ đột xuất, nhà thầu bố trí người thay theo phương án nào.
- Ai là người giám sát trực tiếp và doanh nghiệp theo dõi tần suất, nhân sự từng ca bằng cách nào.
Các tiêu chí đánh giá năng lực nhà cung ứng được trình bày chi tiết trong bài tiêu chí chọn công ty tạp vụ uy tín. Doanh nghiệp còn đang cân nhắc giữa thuê ngoài và tự tuyển có thể đối chiếu thêm bài thuê ngoài tạp vụ hay tự tuyển nhân sự trước khi yêu cầu báo giá.
Cách nhận báo giá dịch vụ tạp vụ từ BPG Group
BPG Group báo giá dịch vụ tạp vụ sau khi khảo sát mặt bằng, theo số nhân sự và hình thức làm việc, kèm phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục. Bước khảo sát giúp doanh nghiệp xác định số vị trí và tần suất phù hợp thay vì ước lượng theo diện tích. Quy trình nhận báo giá gồm các bước sau.
- Doanh nghiệp gửi thông tin sơ bộ gồm loại hình mặt bằng, địa chỉ, số tầng hoặc khu vực, số người sử dụng và khung giờ hoạt động.
- BPG khảo sát mặt bằng, xác định số điểm phục vụ và tần suất công việc cho từng khu.
- BPG gửi báo giá theo số nhân sự và hình thức làm việc, ghi rõ phụ phí ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ và chi phí vận chuyển nếu có.
- Hai bên thống nhất phạm vi, checklist và điều khoản trước khi ký hợp đồng.
Sau khi ký, nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và được đào tạo trước khi triển khai về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng, như trình bày trong bài quy trình tuyển chọn, đào tạo nhân sự tạp vụ tại BPG Group. Nhân sự được phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor giám sát trực tiếp, và kết quả công việc cùng phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ. Phạm vi dịch vụ đầy đủ có tại trang cung cấp tạp vụ hằng ngày, còn một ví dụ triển khai tại trường học là dự án cung ứng tạp vụ tại Vinschool Grand Park.
Mỗi loại mặt bằng có bài phân tích riêng về phạm vi công việc. Văn phòng có thể xem bài tạp vụ văn phòng, trường học xem bài tạp vụ trường học. Nhà máy và kho xưởng tham khảo bài tạp vụ nhà máy, kho xưởng, còn trung tâm thương mại có bài tạp vụ trung tâm thương mại. Siêu thị có bài tạp vụ siêu thị, và showroom có bài tạp vụ showroom.
Hình ảnh BPG triển khai dịch vụ tạp vụ
Hình ảnh dưới đây ghi lại nhân viên BPG làm tạp vụ ở 4 nhóm mặt bằng: văn phòng, trường học, siêu thị và tòa nhà, nhà máy. Các ảnh giúp doanh nghiệp hình dung phạm vi công việc thường gặp ở từng loại mặt bằng, từ đó ước lượng số vị trí cần bố trí trước khi trao đổi báo giá.
Tạp vụ văn phòng
Tạp vụ văn phòng tập trung vào bàn làm việc, vách kính, sảnh lễ tân, sàn và thảm khu làm việc.
Tạp vụ trường học
Tạp vụ trường học gồm hành lang, thư viện, nhà thi đấu, đồ chơi và khu vui chơi của học sinh.
Tạp vụ siêu thị và tòa nhà
Tạp vụ siêu thị và tòa nhà tập trung vào lối đi giữa kệ hàng, sảnh thang máy, vách kính bên trong và nhà vệ sinh công cộng.
Tạp vụ nhà máy, kho xưởng
Tạp vụ nhà máy, kho xưởng gồm quét gom vụn nguyên liệu trên lối đi, lau sàn khu sản xuất và làm sạch bề mặt theo yêu cầu của từng ngành.
Mỗi nhóm mặt bằng có số vị trí và tần suất khác nhau, nên các ảnh trên chỉ minh họa phạm vi công việc, còn định biên cụ thể được xác định khi khảo sát. Những thắc mắc thường gặp về báo giá được trả lời ở phần dưới đây.
Câu hỏi thường gặp về báo giá dịch vụ tạp vụ
BPG có khảo sát mặt bằng trước khi báo giá tạp vụ không?
Có, BPG Group khảo sát mặt bằng trước khi gửi báo giá tạp vụ. Doanh nghiệp chỉ cần gửi thông tin sơ bộ về loại hình mặt bằng, số khu vực và khung giờ hoạt động để BPG sắp lịch khảo sát. Báo giá được lập theo số nhân sự và hình thức làm việc sau buổi khảo sát.
Vì sao giá tạp vụ không tính theo mét vuông?
Giá tạp vụ không tính theo mét vuông vì chi phí chính là nhân sự có mặt thường xuyên tại mặt bằng, không phải một lần xử lý bằng máy móc. Cùng một diện tích nhưng khác số người sử dụng, số khu vực hoặc khung giờ hoạt động sẽ cần số nhân sự khác nhau. Vì vậy BPG tính giá tạp vụ theo số nhân sự và hình thức làm việc.
Làm ngoài giờ hoặc ngày lễ có phát sinh chi phí không?
Có, làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công. Khoản phụ phí này được ghi rõ trong báo giá để doanh nghiệp biết trước, thay vì phát sinh sau khi đã ký hợp đồng. Doanh nghiệp có lịch sự kiện hoặc làm việc cuối tuần nên báo trước khi khảo sát.
Chi phí tạp vụ có thay đổi khi hợp đồng đang thực hiện không?
Chi phí tạp vụ có thể thay đổi khi phạm vi công việc hoặc số nhân sự thực tế thay đổi so với thỏa thuận ban đầu, ví dụ mặt bằng mở thêm khu vực mới hoặc kéo dài giờ hoạt động. Khi đó hai bên thống nhất lại phạm vi và đơn giá trước khi áp dụng. Ghi rõ cách điều chỉnh trong hợp đồng ngay từ đầu giúp tránh tranh chấp về sau.
Doanh nghiệp nhỏ có thể thuê tạp vụ theo giờ không?
Doanh nghiệp nhỏ có thể cân nhắc tạp vụ theo giờ khi mặt bằng nhỏ và khối lượng công việc không dày, để không phải trả cho thời gian nhân sự không có việc. Hình thức phù hợp được xác định sau khảo sát, dựa trên số khu vực và lượng người sử dụng mỗi ngày. Khi nhu cầu tăng, doanh nghiệp có thể chuyển sang nhân sự toàn thời gian theo tháng.
Liên hệ nhận báo giá dịch vụ tạp vụ
Doanh nghiệp cần báo giá dịch vụ tạp vụ cho văn phòng, nhà máy, trường học hoặc trung tâm thương mại có thể gửi loại hình mặt bằng, địa chỉ, số khu vực và khung giờ hoạt động cho BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn. BPG sẽ sắp xếp khảo sát mặt bằng và gửi báo giá theo số nhân sự và hình thức làm việc, ghi rõ các khoản phụ phí nếu có, để doanh nghiệp so sánh trên cùng một phạm vi công việc.
