Tiêu chí chọn công ty tạp vụ uy tín cho doanh nghiệp

Tiêu chí chọn công ty tạp vụ uy tín gồm sáu nhóm: cách tuyển chọn và đào tạo nhân sự, phương án nhân sự dự phòng, cách giám sát theo ca, hồ sơ năng lực kiểm chứng được, báo giá rõ phạm vi công việc và kinh nghiệm với đúng loại hình mặt bằng. Với hợp đồng tạp vụ dài hạn, rủi ro doanh nghiệp thường gặp không nằm ở tuần đầu triển khai mà ở các tháng sau, khi nhân sự thay đổi liên tục và người mới vào làm chưa được hướng dẫn theo quy trình của tòa nhà. Vì người phụ trách hành chính là người ký chọn nhà thầu và phải giải trình khi dịch vụ có vấn đề, các tiêu chí dưới đây tập trung vào những điểm có thể kiểm chứng trước khi ký hợp đồng.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên tạp vụ tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.

Cách tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ trước khi triển khai

Một công ty tạp vụ uy tín cần có tiêu chí tuyển chọn nhân sự rõ ràng và chương trình đào tạo trước khi đưa nhân viên vào làm tại mặt bằng của khách hàng. Chất lượng tạp vụ hằng ngày phụ thuộc trực tiếp vào người làm, nên doanh nghiệp nên hỏi nhà thầu tuyển người theo những tiêu chí nào và đào tạo những nội dung gì. Câu trả lời càng cụ thể, doanh nghiệp càng có căn cứ để đánh giá nhà thầu có quy trình thật hay chỉ tuyển gấp khi có hợp đồng.

• Tiêu chí tuyển chọn: nhà thầu nên nêu rõ cách đánh giá kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp của ứng viên với môi trường làm việc, ví dụ văn phòng có khách ra vào khác với nhà xưởng làm theo ca.
• Nội dung đào tạo trước khi triển khai: quy trình làm việc, cách dùng hóa chất và thiết bị, an toàn lao động và nội quy riêng của tòa nhà hoặc nhà máy.
• Đào tạo theo đặc thù dự án: nhà máy, trường học, kho lạnh, cơ sở y tế hay khu vực thực phẩm có yêu cầu riêng mà nhân viên cần được hướng dẫn trước ngày đầu tiên.

Tại BPG Group, nhân sự tạp vụ được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp với từng môi trường làm việc, sau đó được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng trước khi triển khai. Chi tiết từng bước được trình bày trong bài quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ tại BPG Group. Tuy vậy, tuyển chọn và đào tạo tốt mới giải quyết được chất lượng của đội ban đầu, còn chất lượng ở các tháng sau phụ thuộc nhiều vào cách nhà thầu xử lý khi nhân sự thay đổi.

Phương án nhân sự dự phòng khi nhân viên nghỉ đột xuất

Phương án nhân sự dự phòng là tiêu chí cho biết mặt bằng có bị bỏ trống hay không khi nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất, nghỉ việc hoặc cần thay người. Chất lượng tạp vụ thường giảm dần khi nhà thầu không có nguồn người thay thế đã qua đào tạo, vì mỗi lần nhân viên nghỉ, khu vực đó bị bỏ trống hoặc phải lấy người từ khu khác sang làm thay. Doanh nghiệp nên làm rõ các nội dung dưới đây và đưa vào hợp đồng trước khi ký.

• Thời gian bổ sung người thay thế: doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu nêu rõ trong hợp đồng khoảng thời gian bổ sung nhân sự khi có người nghỉ đột xuất hoặc nghỉ việc.
• Nguồn nhân sự dự phòng: nhà thầu nên cho biết người thay thế đến từ đâu, đã được đào tạo theo quy trình của dự án hay chưa.
• Cách bàn giao công việc cho người mới: người thay thế cần được hướng dẫn checklist, khu vực phụ trách và nội quy của tòa nhà để không bỏ sót việc đang làm dở.
• Thông báo khi thay người cố định: doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu báo trước khi thay nhân viên cố định hoặc giám sát, để bộ phận hành chính kịp nắm thông tin và cấp quyền ra vào.
• Không điều người giữa các khu: với mặt bằng lớn chia nhiều khu, hợp đồng nên ghi rõ nhân viên được phân công cho khu nào, tránh tình trạng khu này thiếu người vì bị điều sang khu khác.

BPG Group có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục, và nhân sự được phân công theo ca, theo khu vực. Khi đã có phương án nhân sự rõ ràng, doanh nghiệp cần thêm một cơ chế giám sát để biết phương án đó có được thực hiện đúng trong suốt thời gian hợp đồng hay không.

Cách giám sát theo ca và theo dõi chất lượng công việc

Một công ty cung ứng tạp vụ chuyên nghiệp cần có người giám sát phụ trách từng dự án, dữ liệu chấm công theo ca và checklist công việc được văn bản hóa. Ba yếu tố này giúp người phụ trách hành chính kiểm soát được số người có mặt và mức độ hoàn thành công việc mà không phải tự đi kiểm tra từng khu mỗi ngày. Doanh nghiệp nên hỏi nhà thầu cách từng yếu tố vận hành trong thực tế, thay vì chỉ xem mô tả trong hồ sơ.

• Người giám sát phụ trách: doanh nghiệp nên biết ai là supervisor (giám sát viên) của dự án, giám sát kiêm bao nhiêu nơi và liên hệ với ai khi có việc phát sinh.
• Chấm công điện tử theo ca: dữ liệu chấm công cho biết nhân viên có mặt đúng ca, đúng số lượng đã thống nhất hay không, thay vì chỉ dựa vào báo cáo tổng hợp cuối tháng.
• Checklist theo tần suất: công việc hằng ngày, theo ca và theo tuần cần được ghi rõ, tương tự cách trình bày trong bài checklist công việc tạp vụ, để hai bên có cùng một căn cứ khi đánh giá.
• Đánh giá định kỳ: nhà thầu nên có lịch đánh giá kết quả công việc và tiếp nhận phản hồi của khách hàng, kèm cách xử lý khi một khu vực chưa đạt.

Tại BPG Group, mỗi dự án có supervisor phụ trách và giám sát trực tiếp, nhân viên được chấm công điện tử theo từng ca, và kết quả công việc cùng phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ. Bên cạnh cách giám sát, người phụ trách mua dịch vụ còn cần một bộ hồ sơ kiểm chứng được để trình duyệt nhà thầu với cấp trên.

Hồ sơ năng lực công ty tạp vụ nên yêu cầu trước khi ký hợp đồng

Hồ sơ năng lực công ty tạp vụ nên gồm giấy tờ pháp lý, chứng nhận quản lý chất lượng, hợp đồng của dự án tương tự, sơ đồ bố trí nhân sự, phương án dự phòng và các biểu mẫu đang dùng thực tế. Vì người phụ trách mua dịch vụ phải trình duyệt nhà thầu với cấp trên, hồ sơ cần có giấy tờ kiểm chứng được như chứng nhận ISO, hợp đồng và biên bản nghiệm thu của dự án tương tự, thay vì chỉ liệt kê tên khách hàng. Bảng dưới đây tổng hợp các tài liệu doanh nghiệp nên yêu cầu và mục đích kiểm tra của từng loại.

Không phải nhà cung ứng nào cũng gửi đủ các tài liệu này kèm báo giá, nên doanh nghiệp nên chủ động yêu cầu ngay từ vòng đánh giá đầu tiên. Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc gom tạp vụ và các dịch vụ khác về một đầu mối, bài so sánh thuê một nhà thầu hay nhiều nhà thầu phân tích rõ ưu và nhược điểm của từng mô hình.

Báo giá rõ phạm vi công việc và các khoản có thể phát sinh

Một báo giá tạp vụ rõ ràng cần nêu số nhân sự, hình thức làm việc, phạm vi công việc trong hợp đồng và các khoản tính riêng như làm ngoài giờ, việc định kỳ hay vật tư tiêu hao. Báo giá chỉ có một con số tổng dễ dẫn tới phát sinh chi phí ngoài dự toán, vì hai bên hiểu khác nhau về việc nào nằm trong hợp đồng. Trước khi ký, doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu tách riêng các phần dưới đây.

• Căn cứ tính giá: dịch vụ tạp vụ thường được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, theo ca), không tính theo mét vuông như vệ sinh theo đợt.
• Làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ: các khoản này có thể phát sinh phụ phí nhân công, nên cần được ghi rõ trong báo giá ngay từ đầu.
• Việc định kỳ ngoài công việc hằng ngày: giặt thảm, giặt ghế, lau kính hay đánh bóng sàn nên được tách thành hạng mục riêng để biết việc nào đã nằm trong hợp đồng.
• Vật tư tiêu hao: giấy vệ sinh, xà phòng, túi rác cần ghi rõ do bên nào cung cấp và tính chi phí theo cách nào.

Khi đánh giá báo giá, doanh nghiệp nên so sánh các nhà thầu trên cùng một phạm vi công việc, vì mức giá thấp bất thường thường đi kèm số người ít hơn, thiếu người dự phòng hoặc thiếu giám sát. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí được phân tích chi tiết trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ.

Kinh nghiệm với đúng loại hình mặt bằng

Công ty tạp vụ uy tín nên có kinh nghiệm với đúng loại hình mặt bằng của doanh nghiệp, vì văn phòng, trường học, nhà máy và trung tâm thương mại có yêu cầu khác nhau về giờ làm, hóa chất và cách phối hợp. Một nhà thầu đã quen với loại hình tương tự sẽ rút ngắn thời gian làm quen và giảm rủi ro trong những tuần đầu triển khai. Bảng dưới đây tóm tắt yêu cầu đặc thù cần hỏi nhà thầu theo từng loại hình.

Doanh nghiệp có thể xem yêu cầu chi tiết của từng loại hình trong các bài tạp vụ văn phòng, tạp vụ trường học và cung ứng tạp vụ nhà máy, kho xưởng. Với mặt bằng bán lẻ, các bài tạp vụ trung tâm thương mại, tạp vụ siêu thị và tạp vụ showroom trình bày cách bố trí nhân sự theo giờ mở cửa.

Hình ảnh nhân viên tạp vụ làm việc tại các loại hình mặt bằng khác nhau:

Dấu hiệu chất lượng tạp vụ đang giảm sau khi ký hợp đồng

Chất lượng tạp vụ đang giảm khi nhân viên thay đổi liên tục mà không được thông báo, khu vực từng sạch bắt đầu xuống cấp, giám sát ít xuất hiện hoặc số người có mặt theo ca thấp hơn số đã thống nhất. Các dấu hiệu này thường xuất hiện dần sau giai đoạn đầu của hợp đồng, nên doanh nghiệp dễ bỏ qua nếu chỉ đánh giá vào cuối kỳ hợp đồng. Theo dõi sớm giúp người phụ trách có căn cứ trao đổi với nhà thầu trước khi vấn đề ảnh hưởng tới hình ảnh của doanh nghiệp.

• Nhân viên mới không biết quy trình của tòa nhà: khi người thay thế hỏi lại những việc cơ bản như giờ đổ rác hay khu vực cấm vào, có thể nhà thầu chưa bàn giao công việc đầy đủ.
• Khu vực ít người qua lại bị bỏ sót: cầu thang thoát hiểm, góc kho, nhà vệ sinh tầng ít người dùng thường là nơi xuống cấp đầu tiên khi thiếu người hoặc thiếu giám sát.
• Số người theo ca không khớp hợp đồng: dữ liệu chấm công theo ca giúp doanh nghiệp phát hiện sớm tình trạng thiếu người kéo dài.
• Phản hồi chậm được xử lý: khi cùng một góp ý phải nhắc nhiều lần, nhà thầu có thể đang thiếu đầu mối giám sát hoặc thiếu người thực hiện.

Khi nhận thấy các dấu hiệu trên, doanh nghiệp nên đối chiếu thực tế với checklist và sơ đồ nhân sự đã thống nhất trong hợp đồng, rồi trao đổi trực tiếp với giám sát của nhà thầu. Các câu hỏi thường gặp dưới đây giải đáp thêm một số tình huống khi chọn và làm việc với công ty tạp vụ.

Câu hỏi thường gặp

Giá có phải là tiêu chí quan trọng nhất khi chọn công ty tạp vụ không?

Giá là một yếu tố cần cân nhắc nhưng không nên là tiêu chí duy nhất khi chọn công ty tạp vụ. Mức giá thấp bất thường thường đi kèm số người ít hơn, thiếu đào tạo hoặc thiếu người dự phòng khi có nhân viên nghỉ. Doanh nghiệp nên so sánh các báo giá trên cùng một phạm vi công việc và cùng số nhân sự để đánh giá đúng.

Công ty cung ứng tạp vụ khác công ty vệ sinh công nghiệp như thế nào?

Công ty cung ứng tạp vụ bố trí nhân viên làm việc thường xuyên tại mặt bằng để giữ sạch hằng ngày, còn vệ sinh công nghiệp là làm sạch sâu theo đợt bằng máy móc và hóa chất chuyên dụng. Hai dịch vụ có cách tính giá và cách nghiệm thu khác nhau. Nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai, giao tạp vụ giữ sạch mỗi ngày và đặt lịch vệ sinh công nghiệp cho các hạng mục định kỳ.

Khi nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất, nhà thầu bố trí người thay thế ra sao?

Nhà thầu có phương án nhân sự dự phòng sẽ bố trí người thay thế để mặt bằng không bị bỏ trống. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu ghi rõ trong hợp đồng thời gian bổ sung người thay thế và cách bàn giao công việc cho người mới. BPG Group có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục cho các dự án tạp vụ.

Làm sao kiểm tra nhân viên tạp vụ có làm đủ giờ, đủ người không?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra bằng dữ liệu chấm công điện tử theo ca và đối chiếu với checklist công việc đã thống nhất. Dữ liệu chấm công cho biết số người có mặt và giờ làm của từng ca, còn checklist cho biết công việc nào đã hoàn thành. BPG Group chấm công điện tử cho nhân viên tạp vụ tại dự án để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự theo từng ca.

Nên đánh giá công ty tạp vụ trong giai đoạn đầu hợp đồng như thế nào?

Doanh nghiệp nên đối chiếu công việc thực tế với checklist đã thống nhất ngay từ những tuần đầu, thay vì chờ tới cuối tháng mới đánh giá. Giai đoạn đầu là lúc dễ điều chỉnh nhất về số người, khu vực phân công và giờ làm. Các góp ý trong giai đoạn này nên được ghi lại để làm căn cứ cho các lần đánh giá định kỳ sau.

Doanh nghiệp cần đối tác cung ứng tạp vụ cho văn phòng, nhà máy, trường học hay trung tâm thương mại? Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 để được khảo sát mặt bằng và nhận phương án nhân sự theo ca, theo khu vực phù hợp với mặt bằng, hoặc tham khảo thêm bài tạp vụ là gì để nắm rõ phạm vi công việc của dịch vụ.