Dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại là việc cung ứng nhân sự vệ sinh hằng ngày cho khu vực công cộng chung như sảnh, hành lang, thang cuốn, khu ẩm thực, nhà vệ sinh và bãi giữ xe, được bố trí theo khu vực và theo ca suốt giờ mở cửa. Phần bên trong từng gian hàng thường do khách thuê mặt bằng tự quản lý, nên đội tạp vụ do ban quản lý thuê chỉ chịu trách nhiệm phần không gian dùng chung. Với một công trình nhiều tầng và lưu lượng khách thay đổi theo giờ, rủi ro ban quản lý hay gặp không nằm ở tuần đầu triển khai mà ở các tháng sau, khi nhân sự thay đổi liên tục và người mới vào làm chưa nắm khu vực mình phụ trách.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp ban quản lý theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.
Phạm vi công việc của tạp vụ trung tâm thương mại
Tạp vụ trung tâm thương mại phụ trách vệ sinh khu vực công cộng do ban quản lý vận hành, không làm thay phần việc vệ sinh bên trong từng gian hàng. Đây là điểm khác lớn nhất so với tạp vụ siêu thị, nơi một đơn vị vận hành toàn bộ mặt bằng, và so với dịch vụ tạp vụ showroom, nơi trọng tâm là giữ sạch khu trưng bày sản phẩm. Người mới tìm hiểu về nghề này có thể đọc bài tạp vụ là gì để nắm phần tổng quan trước.
Hình dưới đây là nhân viên tạp vụ đẩy xe dụng cụ qua khu sảnh thang máy, một trong những khu vực có lượt khách đi qua nhiều nhất trong trung tâm thương mại.
Bảng dưới đây giúp ban quản lý phân định phần việc của đội tạp vụ khu vực chung với phần việc của gian hàng và đội kỹ thuật.
| Khu vực | Bên chịu trách nhiệm vệ sinh | Điểm cần ghi rõ trong hợp đồng |
| Sảnh, hành lang, thang máy, thang cuốn | Đội tạp vụ do ban quản lý thuê | Tần suất lau sàn, lau tay vịn và bảng nút thang máy theo khung giờ |
| Khu ẩm thực dùng chung | Đội tạp vụ phụ trách bàn ghế, sàn và điểm thu gom rác chung | Ranh giới giữa khu bàn ăn chung và quầy của từng gian hàng ăn uống |
| Bên trong gian hàng | Khách thuê mặt bằng tự quản lý | Giờ gian hàng được mang rác ra điểm tập kết chung |
| Phòng máy, hệ thống điện nước | Đội kỹ thuật của ban quản lý | Đội tạp vụ chỉ vào khu kỹ thuật khi có người của đội kỹ thuật đi cùng |
Khi phạm vi được phân định rõ từ đầu, ban quản lý dễ nghiệm thu và tránh tình trạng một khu vực bị bỏ sót vì mỗi bên nghĩ bên kia sẽ làm. Trong phạm vi khu vực chung, mỗi khu lại có kiểu bẩn và thời điểm cao điểm riêng, nên đầu việc của đội tạp vụ cũng khác nhau theo từng khu.
Nhiệm vụ tạp vụ theo từng khu vực trong trung tâm thương mại
Nhiệm vụ của tạp vụ trung tâm thương mại thay đổi theo từng khu vực, vì sảnh, khu ẩm thực, nhà vệ sinh và bãi xe có loại chất bẩn và giờ cao điểm khác nhau. Một bảng việc chung cho cả công trình thường khiến khu đông khách bị thiếu người trong khi khu vắng khách lại thừa người. Các đầu việc chính theo từng khu vực được nêu dưới đây.
- Sảnh chính và hành lang các tầng: nhân viên lau sàn đá, sàn gạch theo vòng tuần tra, thu gom rác ở thùng rác công cộng và xử lý ngay vết đổ nước hay vết bẩn trên lối đi.
- Thang máy và thang cuốn: nhân viên lau bảng nút bấm, vách thang và tay vịn thang cuốn, là các bề mặt có nhiều lượt chạm tay nhất trong ngày.
- Khu ẩm thực dùng chung: nhân viên dọn khay, lau bàn ghế và sàn sau mỗi đợt khách, đồng thời thu gom rác thực phẩm thường xuyên hơn các khu khác để hạn chế mùi và côn trùng.
- Nhà vệ sinh công cộng: nhân viên kiểm tra theo vòng, lau lavabo, gương, sàn và bổ sung giấy, xà phòng, dày hơn vào buổi tối và cuối tuần.
- Bãi giữ xe và lối đi bộ dưới tầng hầm: nhân viên quét rác, xử lý vết dầu trên sàn và giữ lối đi bộ khô ráo để giảm nguy cơ trượt ngã.
Tiêu chuẩn về bề mặt đi lại của Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Hoa Kỳ (OSHA), ghi trong Bộ luật Liên bang Hoa Kỳ CFR (Code of Federal Regulations) tại điều 29 CFR 1910.22, yêu cầu lối đi được giữ sạch, khô ở mức khả thi và không có vết tràn đổ gây nguy hiểm. Đây là căn cứ tốt để ban quản lý đưa việc xử lý vết đổ và đặt biển cảnh báo sàn ướt vào bảng việc của đội tạp vụ. Từ danh sách khu vực này, đơn vị cung ứng mới tính được cần bao nhiêu người cho từng khu và từng ca.
Phân công nhân sự tạp vụ theo khu vực và theo ca
Trung tâm thương mại nên kết hợp hai cách phân công: chia ca theo giờ mở cửa để luôn có người trực, và giao mỗi nhóm nhân viên một khu vực cố định để người làm nắm rõ đặc thù khu của mình. Cách kết hợp này giúp chất lượng ổn định hơn khi có người nghỉ, vì giám sát biết ngay khu nào đang thiếu người và cần bố trí người thay. Hai cách phân công được mô tả cụ thể ở các mục dưới đây.
Phân ca theo giờ mở cửa
Ca sớm trước giờ mở cửa dành cho các việc cần mặt bằng vắng người như chà sàn bằng máy, lau kính bên trong và vệ sinh kỹ nhà vệ sinh. Các ca trong giờ mở cửa tập trung vào vòng tuần tra, xử lý vết đổ và giữ sạch các điểm đông khách, còn ca tối thu gom rác cuối ngày và chuẩn bị mặt bằng cho sáng hôm sau. Số ca và giờ giao ca nên khớp với lịch mở cửa thực tế của từng trung tâm.
Phân công theo khu vực phụ trách
Mỗi nhóm nhân viên được giao một khu cố định như khu ẩm thực, khối nhà vệ sinh hoặc tầng hầm, có giám sát phụ trách theo khu. Nhân viên khu ẩm thực cần quen với việc xử lý thức ăn rơi vãi và rác ướt, trong khi nhân viên tầng hầm cần quen với vết dầu và an toàn khi có xe di chuyển. Vì vậy mỗi nhóm nên được hướng dẫn riêng theo quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ, thay vì dùng một hướng dẫn chung cho mọi vị trí.
Phân công rõ người, rõ khu và rõ ca cũng là cơ sở để ban quản lý kiểm tra lại qua dữ liệu chấm công. Bên cạnh nhân sự, khối nhà vệ sinh là khu vực khách đánh giá chất lượng vệ sinh nhanh nhất, nên cần được bố trí riêng.
Vệ sinh nhà vệ sinh trung tâm thương mại trong giờ cao điểm
Nhà vệ sinh trung tâm thương mại cần được kiểm tra theo vòng trong suốt giờ mở cửa, với tần suất dày hơn vào buổi tối và cuối tuần khi lượng khách tăng. Một lần tổng vệ sinh vào buổi sáng không đủ cho khu vực được sử dụng liên tục suốt giờ mở cửa, vì sàn ướt, giấy rơi và hết xà phòng xảy ra liên tục trong ngày. Hình dưới đây là nhân viên BPG lau lavabo trong một khu nhà vệ sinh công cộng có nhiều bồn rửa tay.
Một vòng kiểm tra nhà vệ sinh thường gồm các việc sau.
- Nhân viên lau khô sàn, đặc biệt là khu trước lavabo, và đặt biển cảnh báo khi sàn đang ướt.
- Nhân viên lau lavabo, vòi, gương và vách ngăn, sau đó làm sạch bồn cầu và bồn tiểu bằng dụng cụ riêng cho khu này.
- Nhân viên bổ sung giấy vệ sinh, giấy lau tay và xà phòng, đồng thời thay túi rác khi thùng gần đầy.
- Nhân viên ghi lại giờ kiểm tra để giám sát và ban quản lý theo dõi được vòng tuần tra có được thực hiện đều hay không.
Dụng cụ dùng cho nhà vệ sinh nên được tách riêng và đánh dấu màu, không dùng lại cho khu ẩm thực hay sảnh, để tránh mang chất bẩn từ khu này sang khu khác. Những việc vượt khỏi vệ sinh như vòi rò nước hay bồn cầu tắc cần được chuyển sang đội kỹ thuật, nên cách báo sự cố giữa hai bên phải được thống nhất từ đầu.
Phối hợp giữa đội tạp vụ và ban quản lý trung tâm thương mại
Đội tạp vụ trung tâm thương mại làm việc theo chỉ đạo của ban quản lý tòa nhà, nên hai bên cần thống nhất đầu mối liên lạc, khu vực ưu tiên và cách báo sự cố ngay khi bắt đầu hợp đồng. Khác với showroom hay siêu thị chỉ có một chủ mặt bằng, trung tâm thương mại có ban quản lý, đội kỹ thuật, đội an ninh và nhiều gian hàng cùng hoạt động. Ba nội dung phối hợp nên được ghi rõ gồm:
- Đầu mối liên lạc: giám sát của nhà thầu nhận yêu cầu từ một người phụ trách phía ban quản lý, tránh việc nhiều bộ phận cùng giao việc trực tiếp cho nhân viên tạp vụ.
- Ranh giới với đội kỹ thuật: đội tạp vụ phát hiện và báo hư hỏng như rò nước, đèn hỏng, thiết bị vệ sinh lỗi, còn việc sửa chữa thuộc đội kỹ thuật của ban quản lý.
- Tác phong trước khách: nhân viên tạp vụ khu vực chung đại diện cho hình ảnh của cả công trình, nên tác phong và nguyên tắc ứng xử của nhân viên tạp vụ cần được thống nhất với ban quản lý, kể cả đồng phục và cách hướng dẫn khách.
Khi các đầu mối đã rõ, việc điều chỉnh nhân sự theo lịch sự kiện của trung tâm cũng diễn ra nhanh hơn, vì giám sát nhận được lịch từ ban quản lý trước khi sự kiện bắt đầu.
Tăng cường tạp vụ dịp lễ và sự kiện của trung tâm thương mại
Vào dịp lễ, Tết và các đợt khuyến mãi lớn, trung tâm thương mại thường cần tăng thêm nhân sự tạp vụ ở khu tổ chức sự kiện, khu ẩm thực và nhà vệ sinh vì lượng khách và lượng rác tăng nhanh trong thời gian ngắn. Nếu hợp đồng không quy định trước, ban quản lý dễ rơi vào cảnh phải yêu cầu gấp khi sự kiện đã bắt đầu, hoặc nhận một khoản phát sinh không có trong dự toán. Ban quản lý nên thống nhất trước với nhà thầu các điểm sau.
- Ban quản lý gửi lịch sự kiện cho nhà thầu từ sớm, để giám sát có thời gian bố trí thêm người cho đúng khu vực và khung giờ.
- Hai bên ghi rõ trong báo giá cách tính phần nhân sự tăng cường, làm ngoài giờ, ban đêm hay ngày lễ, tách riêng khỏi phần hợp đồng cố định hằng tháng.
- Hai bên thống nhất việc dọn dẹp sau sự kiện như tháo dỡ, thu gom rác và lau sàn khu sân khấu thuộc phần việc của bên nào.
Kế hoạch tăng cường làm sẵn theo năm giúp chất lượng vệ sinh không giảm vào đúng lúc trung tâm đông khách nhất, đồng thời giúp ban quản lý chủ động ngân sách cho cả năm.
Dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại của BPG Group
BPG Group cung ứng tạp vụ hằng ngày cho trung tâm thương mại, với nhân sự và tần suất được bố trí theo lưu lượng khách của từng công trình. Nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp với môi trường làm việc, sau đó được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của ban quản lý trước khi triển khai. Cách BPG tổ chức một hợp đồng tạp vụ trung tâm thương mại gồm các điểm sau.
- Khảo sát hiện trạng trước khi đề xuất: BPG khảo sát mặt bằng cùng ban quản lý để đề xuất số người, số ca và khu vực phụ trách phù hợp với lưu lượng khách thực tế.
- Phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor: mỗi khu có người phụ trách rõ ràng và có supervisor giám sát trực tiếp.
- Phương án nhân sự dự phòng: BPG có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục khi có nhân viên nghỉ.
- Chấm công điện tử theo ca: ban quản lý theo dõi được tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca qua phần mềm chấm công.
- Đánh giá định kỳ: kết quả công việc và phản hồi của ban quản lý được đánh giá định kỳ để điều chỉnh bảng việc.
Các hình dưới đây là nhân viên BPG làm các đầu việc tạp vụ thường gặp ở trung tâm thương mại và mặt bằng bán lẻ, như đi vòng sảnh, lau vách kính gian hàng, vệ sinh nhà vệ sinh và chà sàn bằng máy.
Mô hình chi tiết của dịch vụ cung ứng tạp vụ hằng ngày và các giải pháp cho ngành bán lẻ, trung tâm thương mại được giới thiệu ở trang dịch vụ của BPG Group. Phần tiếp theo giúp ban quản lý dự trù chi phí trước khi mời nhà thầu báo giá.
Chi phí dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại phụ thuộc vào yếu tố nào
Chi phí dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông, nên mỗi công trình có mức chi phí riêng sau khi khảo sát. Diện tích và số tầng chỉ là đầu vào để tính số người cần bố trí, còn số ca, khu vực đặc thù và yêu cầu làm ngoài giờ mới quyết định tổng chi phí. BPG không công khai đơn giá, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá. Bảng dưới đây liệt kê các yếu tố chính.
| Yếu tố | Ảnh hưởng đến chi phí |
| Diện tích khu vực chung và số tầng | Quyết định số nhân sự cần có để phủ hết các khu vực công cộng trong mỗi ca |
| Số ca và giờ mở cửa | Trung tâm mở cửa nhiều giờ trong ngày cần nhiều ca hơn để luôn có người trực |
| Khu vực đặc thù | Khu ẩm thực, khu vui chơi, rạp chiếu phim và tầng hầm cần nhóm nhân sự phụ trách riêng |
| Làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ | Có thể phát sinh phụ phí nhân công, được ghi rõ trong báo giá |
| Tăng cường dịp lễ, sự kiện | Nên được tách riêng khỏi phần hợp đồng cố định để ban quản lý dễ dự trù ngân sách |
Cách tính giá chung cho các mô hình tạp vụ có trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ. Khi đã có dự trù, bước tiếp theo của ban quản lý là kiểm tra hồ sơ để chọn đúng nhà thầu.
Những điểm ban quản lý nên làm rõ trước khi ký hợp đồng tạp vụ
Trước khi ký hợp đồng tạp vụ trung tâm thương mại, ban quản lý nên yêu cầu nhà thầu làm rõ phạm vi khu vực, cách bố trí nhân sự, cách bù người khi có người nghỉ và các khoản có thể phát sinh. Những điểm này giúp người phụ trách có đủ giấy tờ để trình cấp trên duyệt, đồng thời là căn cứ để nghiệm thu chất lượng trong suốt thời gian hợp đồng. Ban quản lý nên yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu sau.
- Sơ đồ bố trí nhân sự theo khu vực và theo ca, kèm tên vị trí giám sát phụ trách từng khu.
- Bảng việc theo từng khu vực, tương tự mẫu checklist công việc tạp vụ, có ghi tần suất và khung giờ.
- Quy trình bổ sung người thay thế khi nhân viên nghỉ đột xuất và thời gian thực hiện do nhà thầu đề xuất.
- Báo giá tách riêng phần nhân sự cố định, phần làm ngoài giờ và phần tăng cường dịp lễ.
- Danh sách hóa chất sử dụng kèm bảng chỉ dẫn an toàn (MSDS) để ban quản lý lưu hồ sơ.
Các tiêu chí đầy đủ hơn có trong bài tiêu chí chọn công ty tạp vụ uy tín. Nếu ban quản lý còn cân nhắc giữa tự tuyển và thuê nhà thầu, bài thuê ngoài tạp vụ hay tự tuyển nhân sự so sánh chi tiết hai phương án.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại
Trung tâm thương mại cần bao nhiêu nhân viên tạp vụ?
Số nhân viên tạp vụ của một trung tâm thương mại phụ thuộc vào diện tích khu vực chung, số tầng, số ca và lưu lượng khách, nên không có con số áp dụng chung. Đơn vị cung ứng cần khảo sát mặt bằng và lịch hoạt động trước khi đề xuất định biên. Ban quản lý nên yêu cầu đề xuất kèm sơ đồ bố trí theo khu vực để đối chiếu.
Đội tạp vụ có vệ sinh bên trong các gian hàng không?
Thông thường, đội tạp vụ do ban quản lý thuê chỉ phụ trách khu vực công cộng chung, còn bên trong gian hàng do khách thuê mặt bằng tự quản lý. Nếu ban quản lý muốn đội tạp vụ nhận thêm phần việc của một số gian hàng, phần này nên được ghi thành hạng mục riêng trong hợp đồng.
Nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất thì khu vực đó có bị bỏ trống không?
Khu vực có người nghỉ không bị bỏ trống khi nhà thầu có phương án nhân sự dự phòng và giám sát theo khu. BPG Group có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục. Ban quản lý nên ghi cách bù người vào hợp đồng để có căn cứ kiểm tra.
Hợp đồng tạp vụ có điều chỉnh được khi trung tâm mở thêm khu vực mới không?
Có. Khi trung tâm mở thêm tầng, khu ẩm thực hoặc khu vui chơi, hai bên có thể điều chỉnh số nhân sự và phụ lục bảng việc theo phạm vi mới. Ban quản lý nên báo trước kế hoạch mở rộng để nhà thầu có thời gian tuyển và đào tạo người cho khu mới.
Làm sao ban quản lý kiểm tra nhân viên có làm đủ ca không?
Ban quản lý có thể kiểm tra qua dữ liệu chấm công điện tử theo ca và sổ ghi giờ kiểm tra ở từng khu vực như nhà vệ sinh. BPG Group sử dụng phần mềm chấm công điện tử để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự theo từng ca. Kết quả công việc và phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ.
Liên hệ BPG Group để khảo sát tạp vụ trung tâm thương mại
Ban quản lý trung tâm thương mại cần đơn vị cung ứng tạp vụ có thể gửi địa chỉ công trình, số tầng, giờ mở cửa và các khu vực cần phụ trách cho BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn. BPG sẽ sắp lịch khảo sát cùng ban quản lý và gửi đề xuất nhân sự theo khu vực, theo ca kèm báo giá chi tiết.
