Tạp vụ là nhân sự làm việc thường trực tại một cơ sở để giữ khu vực chung sạch sẽ, gọn gàng và đủ vật tư tiêu hao mỗi ngày, ví dụ tại văn phòng, nhà máy, trường học hay trung tâm thương mại. Khác với đội vệ sinh công nghiệp chỉ đến làm sạch sâu theo đợt, nhân viên tạp vụ có mặt theo ca cố định và xử lý các việc phát sinh ngay trong ngày. Với doanh nghiệp, chất lượng tạp vụ thường không giảm ở tuần đầu mà giảm dần ở các tháng sau, khi nhân viên thay đổi liên tục và người mới vào làm chưa được hướng dẫn theo quy trình của cơ sở.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024. Nhân viên tạp vụ của BPG được phân công theo ca, theo khu vực, có giám sát phụ trách và được chấm công điện tử để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự theo từng ca.
Tạp vụ là gì?
Tạp vụ là vị trí phụ trách các công việc dọn dẹp, vệ sinh và hỗ trợ hậu cần thường ngày tại một địa điểm cố định, làm việc theo giờ hoặc trọn ca. Người tìm “nhân viên tạp vụ là gì” hay “tạp vụ là công việc gì” thường muốn biết vị trí này làm những việc nào trước khi tuyển dụng hoặc thuê dịch vụ.
Phạm vi công việc của tạp vụ thay đổi theo loại hình cơ sở. Tạp vụ văn phòng tập trung vào khu làm việc, phòng họp, pantry (khu bếp nhỏ để pha trà, cà phê) và khu tiếp khách. Tạp vụ nhà máy xử lý thêm khu văn phòng xưởng, nhà ăn, nhà vệ sinh công nhân và lối đi chung. Tạp vụ trường học và cơ sở y tế có thêm yêu cầu riêng về hóa chất, khử khuẩn và thời gian làm việc để không ảnh hưởng tới học sinh hay bệnh nhân.
Trong tiếng Anh, nhân viên tạp vụ thường được gọi là cleaner hoặc janitor, còn trong khách sạn bộ phận tương đương là housekeeping. Các cách gọi khác nhau nhưng đều chỉ người duy trì vệ sinh hằng ngày, khác với đội làm sạch chuyên sâu được trình bày ở phần phân biệt bên dưới.
4 nhóm công việc chính của nhân viên tạp vụ
Công việc của nhân viên tạp vụ gồm 4 nhóm chính: vệ sinh bề mặt và khu vực chung, vệ sinh khu ẩm ướt, quản lý vật tư tiêu hao và hỗ trợ vận hành phát sinh. Mỗi nhóm lặp lại theo tần suất riêng trong ngày, nên doanh nghiệp cần thống nhất tần suất ngay từ đầu để có căn cứ kiểm tra.
Hình dưới tóm tắt 4 nhóm công việc của nhân viên tạp vụ theo thứ tự thường gặp trong một ngày làm việc.
| Nhóm công việc | Nội dung cụ thể | Tần suất thường gặp |
| Vệ sinh bề mặt và khu vực chung | Lau bụi bàn ghế, quầy lễ tân, tay nắm cửa; lau sàn hành lang; thu gom rác tại các điểm phát sinh | Đầu ca và nhiều lần trong ngày |
| Khu vệ sinh và khu ẩm ướt | Kiểm tra, lau sàn, khử mùi nhà vệ sinh; bổ sung giấy, nước rửa tay; đặt biển cảnh báo sàn ướt khi lau | Theo khung giờ cố định, dày hơn vào giờ cao điểm |
| Quản lý vật tư tiêu hao | Theo dõi giấy, túi rác, nước rửa tay, hóa chất; báo bộ phận phụ trách khi vật tư sắp hết | Hằng ngày |
| Hỗ trợ vận hành phát sinh | Dọn và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị trà nước cho khách và cuộc họp, xử lý vết đổ, rác phát sinh sau sự kiện | Theo yêu cầu |
Ở nhiều văn phòng, việc phục vụ trà nước (thường gọi là tea lady, người phụ trách trà nước và pantry) không tách thành vị trí riêng mà nằm trong phạm vi của tạp vụ văn phòng. Khi văn phòng có nhiều cuộc họp và khách đến, doanh nghiệp nên tính khối lượng phần trà nước khi định biên, vì một người vừa giữ khu vệ sinh vừa phục vụ phòng họp dễ bỏ sót việc vào giờ cao điểm. Các đầu việc chi tiết theo từng khu vực có thể tham khảo trong checklist công việc tạp vụ.
Một ca làm việc của tạp vụ văn phòng diễn ra thế nào?
Một ca tạp vụ văn phòng thường chia thành 4 khung việc: chuẩn bị trước giờ làm, duy trì trong giờ hành chính, dọn sau giờ ăn trưa và kiểm tra cuối ca. Cách chia này giúp khu vực đông người được làm sạch trước khi nhân viên văn phòng đến và không bị bỏ trống vào giờ cao điểm.
Ảnh dưới là nhân viên tạp vụ lau quầy lễ tân, một việc thường làm trong khung đầu ca trước khi khách và nhân viên văn phòng đến.
| Khung việc | Việc chính của tạp vụ |
| Trước giờ làm | Lau sàn sảnh, hành lang, quầy lễ tân; đổ rác còn lại từ hôm trước; kiểm tra nhà vệ sinh và pantry. |
| Trong giờ hành chính | Kiểm tra nhà vệ sinh theo khung giờ, bổ sung vật tư, dọn phòng họp sau mỗi cuộc họp, xử lý vết đổ. |
| Sau giờ ăn trưa | Dọn pantry, khu ăn uống, thu gom rác thực phẩm để tránh mùi vào buổi chiều. |
| Cuối ca | Thu gom rác toàn khu, kiểm tra lại nhà vệ sinh, ghi lại vật tư sắp hết và việc chưa xong để bàn giao cho ca sau hoặc ngày hôm sau. |
Theo kinh nghiệm quản lý vận hành tòa nhà, điểm hay bị bỏ sót nhất nằm ở bước bàn giao cuối ca, khi vật tư sắp hết hoặc một khu vực chưa xử lý xong không được ghi lại cho người làm ca sau. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ có sổ hoặc phiếu bàn giao ca, vì đây là căn cứ để kiểm tra khi khu vực nào đó bị phản ánh chưa sạch.
Phân biệt tạp vụ, lao công, phục vụ và vệ sinh công nghiệp
Tạp vụ là người duy trì vệ sinh hằng ngày tại một nơi cố định, lao công là cách gọi gần nghĩa, phục vụ là người lo ăn uống và khách, còn vệ sinh công nghiệp là làm sạch sâu theo đợt bằng máy móc chuyên dụng. Bảng dưới so sánh 4 vị trí này theo tính chất công việc và thời gian có mặt.
| Vị trí | Việc chính | Thời gian có mặt |
| Tạp vụ | Giữ sạch khu vực chung, khu vệ sinh, bổ sung vật tư, hỗ trợ hậu cần nhẹ như phòng họp, trà nước. | Hằng ngày, theo giờ hoặc trọn ca |
| Lao công | Gần như tạp vụ, cách gọi phổ biến ở cơ quan, trường công và khu công cộng. | Hằng ngày |
| Phục vụ | Phục vụ khách, món ăn và đồ uống, thường làm tại nhà hàng, khách sạn, sự kiện; không phụ trách vệ sinh khu vực chung. | Theo ca phục vụ |
| Vệ sinh công nghiệp | Làm sạch sâu bằng máy móc và hóa chất chuyên dụng: chà sàn, giặt thảm, vệ sinh sau xây dựng. | Theo đợt, theo lịch định kỳ |
Hình dưới minh họa sự khác nhau giữa tạp vụ hằng ngày và vệ sinh định kỳ trong cùng một văn phòng.
Nhiều cơ sở kết hợp tạp vụ hằng ngày với vệ sinh công nghiệp theo đợt, vì tạp vụ giữ được độ sạch thường ngày còn các việc như giặt thảm, chà sàn cần máy móc chuyên dụng. Khi đã rõ phạm vi công việc của tạp vụ và điểm khác với các vị trí còn lại, câu hỏi tiếp theo của doanh nghiệp thường là nên bố trí tạp vụ theo giờ hay trọn ca.
Tạp vụ làm theo giờ hay trọn ca: doanh nghiệp chọn thế nào?
Doanh nghiệp nên chọn tạp vụ theo giờ khi diện tích nhỏ, ít người và khối lượng việc trong ngày ít, còn tạp vụ trọn ca phù hợp với văn phòng đông người, nhiều tầng hoặc có nhiều cuộc họp và khách đến. Căn cứ chọn là số khu vực cần giữ sạch, lưu lượng người sử dụng và các khung giờ cao điểm trong ngày.
Phần lớn doanh nghiệp không phải chuyên gia vệ sinh nên khó tự tính cần bao nhiêu người và tần suất nào là đủ. Cách làm an toàn là để nhà cung cấp khảo sát cơ sở trước, rồi đề xuất số nhân sự, ca làm và tần suất theo từng khu vực bằng văn bản. Với dịch vụ tạp vụ của BPG, giá tính theo số nhân sự và hình thức làm việc chứ không theo mét vuông; làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công và được ghi rõ trong báo giá.
Các yếu tố ảnh hưởng chi phí được phân tích chi tiết trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ. Sau khi chọn được hình thức, doanh nghiệp còn một quyết định quan trọng hơn là tự tuyển tạp vụ hay thuê đơn vị cung ứng.
Khó khăn khi tự quản lý đội tạp vụ và khi nào nên thuê ngoài
Khó khăn lớn nhất khi tự quản lý đội tạp vụ là nhân sự nghỉ việc thường xuyên, khiến bộ phận hành chính phải tuyển và hướng dẫn lại từ đầu trong khi khu vực vẫn phải được giữ sạch mỗi ngày. Khi không có người dự phòng, mỗi lần nhân viên nghỉ đột xuất là một khu vực bị bỏ trống hoặc phải lấy người từ khu khác sang làm thay.
Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê đơn vị cung ứng khi gặp một trong các dấu hiệu sau:
- Bộ phận hành chính mất nhiều thời gian tuyển dụng, hướng dẫn lại nhân viên tạp vụ mới mỗi khi có người nghỉ.
- Cơ sở không có phương án dự phòng khi nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất, nên khu vệ sinh và pantry bị bỏ trống.
- Doanh nghiệp mở thêm tầng hoặc thêm cơ sở nhưng không muốn tăng biên chế nội bộ tương ứng.
- Người quản lý cần căn cứ để kiểm tra tần suất làm việc thay vì chỉ dựa vào quan sát bằng mắt.
So sánh chi tiết hai phương án có trong bài thuê ngoài tạp vụ hay tự tuyển nhân sự. Phần tiếp theo trình bày cách BPG triển khai tạp vụ để giữ chất lượng ổn định qua các tháng.
BPG Group triển khai dịch vụ tạp vụ như thế nào?
BPG Group triển khai dịch vụ cung cấp tạp vụ hằng ngày theo 5 bước, từ tuyển chọn, đào tạo, phân công theo ca, chấm công điện tử đến đánh giá định kỳ. Mỗi bước nhằm giữ chất lượng ổn định ở các tháng sau, không chỉ trong thời gian đầu triển khai.
- Nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp với môi trường làm việc của khách hàng.
- Nhân sự được đào tạo trước khi triển khai về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng, rồi đào tạo thêm theo đặc thù nhà máy, trường học hay cơ sở y tế.
- Nhân sự được phân công theo ca, theo khu vực, có giám sát phụ trách trực tiếp và có phương án nhân sự dự phòng để dịch vụ không bị gián đoạn.
- Nhân sự được chấm công điện tử bằng phần mềm để khách hàng theo dõi tần suất và người làm theo từng ca.
- Kết quả công việc và phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ để điều chỉnh phân công.
Một ví dụ là dự án vệ sinh công nghiệp và cung ứng tạp vụ tại Vinschool Grand Park, nơi tạp vụ hằng ngày được kết hợp với các đợt vệ sinh công nghiệp. Doanh nghiệp cần nhân sự cho khối văn phòng có thể xem dịch vụ tạp vụ văn phòng, còn nhà máy và kho vận có thể xem cung ứng tạp vụ nhà máy, kho xưởng.
Câu hỏi thường gặp
Tạp vụ và lao công có phải là một không?
Có, tạp vụ và lao công về bản chất là cùng một vị trí, chỉ khác cách gọi theo nơi làm việc. Lao công là cách gọi phổ biến ở cơ quan, trường công và khu công cộng, còn tạp vụ phổ biến hơn trong doanh nghiệp và dịch vụ thuê ngoài.
Tạp vụ và phục vụ khác nhau như thế nào?
Tạp vụ giữ vệ sinh và vật tư cho khu vực chung, còn phục vụ lo món ăn, đồ uống và tiếp khách tại nhà hàng, khách sạn hay sự kiện. Ở văn phòng, phần pha trà nước cho phòng họp thường được giao cho tạp vụ văn phòng chứ không cần một nhân viên phục vụ riêng.
Một nhân viên tạp vụ phụ trách được bao nhiêu diện tích?
Không có con số cố định, vì khối lượng việc phụ thuộc vào số khu vực, lưu lượng người sử dụng và tần suất doanh nghiệp yêu cầu. Doanh nghiệp nên đề nghị nhà cung cấp khảo sát cơ sở trước, rồi đề xuất số nhân sự và ca làm bằng văn bản để làm căn cứ ký hợp đồng.
Doanh nghiệp có thuê tạp vụ theo giờ được không?
Có, nhiều văn phòng nhỏ chỉ cần tạp vụ làm theo giờ vào đầu ngày hoặc cuối ngày thay vì bố trí người trọn ca. Hình thức theo giờ hay trọn ca nên được chọn sau khi khảo sát, vì nó quyết định cả khối lượng việc lẫn chi phí.
Nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất thì doanh nghiệp xử lý thế nào?
Khi tự tuyển, doanh nghiệp phải tự tìm người làm thay hoặc để khu vực đó bị bỏ trống trong thời gian nhân viên nghỉ. Khi thuê đơn vị cung ứng, doanh nghiệp nên hỏi rõ phương án nhân sự dự phòng trước khi ký; BPG có phương án dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục.
Chi phí thuê tạp vụ được tính như thế nào?
Chi phí thuê tạp vụ của BPG được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông. Làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công và được ghi rõ trong báo giá, doanh nghiệp liên hệ để nhận báo giá theo cơ sở thực tế.
Nhận tư vấn bố trí tạp vụ cho doanh nghiệp
BPG Group khảo sát cơ sở và đề xuất số nhân sự, ca làm, tần suất theo từng khu vực trước khi báo giá, để doanh nghiệp có căn cứ trình duyệt và kiểm tra trong suốt hợp đồng. Doanh nghiệp liên hệ hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn, hoặc gửi thông tin qua trang liên hệ để được tư vấn.
