Khử khuẩn văn phòng là việc dùng hóa chất diệt khuẩn trên các bề mặt đã được làm sạch, tập trung vào những chỗ nhiều người chạm như tay nắm cửa, nút thang máy, bàn phím dùng chung và thiết bị nhà vệ sinh. Khử khuẩn chỉ có tác dụng khi bề mặt được lau sạch bụi bẩn trước, dùng đúng loại hóa chất theo hướng dẫn trên nhãn và để hóa chất tiếp xúc đủ thời gian. Với trưởng phòng hành chính không chuyên về vệ sinh, bài viết dưới đây giúp phân biệt khi nào chỉ cần làm sạch, khi nào cần khử khuẩn, cách làm đúng và những điểm an toàn cần lưu ý.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, cung cấp vệ sinh văn phòng, tạp vụ hằng ngày và dịch vụ khử khuẩn, kiểm soát côn trùng cho khách hàng doanh nghiệp.
Khi nào văn phòng cần khử khuẩn
Văn phòng cần khử khuẩn khi có người bị ốm tại chỗ làm, khi có sự cố như nôn ói hay tràn chất thải, ở các khu đông người dùng chung, và khi cơ quan y tế địa phương khuyến cáo trong mùa dịch. Trong điều kiện bình thường, theo hướng dẫn của CDC (Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh Hoa Kỳ), vệ sinh thường xuyên bằng nước và chất tẩy rửa đã loại bỏ phần lớn vi khuẩn trên bề mặt.
Ảnh dưới đây minh họa khu làm việc chung, nơi bàn phím, chuột và mặt bàn được nhiều người dùng trong ngày.
- Có người ốm tại văn phòng: khu vực người đó đã dùng như bàn làm việc, nhà vệ sinh, phòng họp nên được làm sạch rồi khử khuẩn trước khi người khác dùng lại.
- Sự cố có chất thải cơ thể: chỗ có nôn ói, máu hoặc chất thải cần được xử lý và khử khuẩn ngay, với người làm có găng tay và đồ bảo hộ.
- Khu đông người dùng chung: sảnh, thang máy, pantry, nhà vệ sinh, phòng họp có lượng người qua lại lớn nên được làm sạch dày hơn, có thể bổ sung khử khuẩn các bề mặt chạm nhiều.
- Mùa dịch hoặc có khuyến cáo: khi cơ quan y tế địa phương đưa ra hướng dẫn riêng, văn phòng nên làm theo hướng dẫn đó về tần suất và cách làm.
Nguồn hướng dẫn chi tiết có thể xem tại trang khi nào và cách làm sạch, khử khuẩn cơ sở của CDC. Để quyết định đúng, người phụ trách cần phân biệt rõ làm sạch và khử khuẩn khác nhau ở đâu.
Làm sạch, làm sạch khuẩn và khử khuẩn khác nhau thế nào
Làm sạch là loại bỏ bụi bẩn và phần lớn vi khuẩn bằng nước và chất tẩy rửa, làm sạch khuẩn là giảm thêm lượng vi khuẩn còn lại, còn khử khuẩn là dùng hóa chất diệt vi khuẩn còn sót sau khi đã làm sạch. Ba bước này đi theo thứ tự, vì bụi bẩn còn trên bề mặt sẽ cản hóa chất khử khuẩn phát huy tác dụng.
| Bước | Mục đích | Khi nào dùng trong văn phòng |
| Làm sạch | Loại bỏ bụi bẩn, vết bám và phần lớn vi khuẩn bằng nước và chất tẩy rửa | Hằng ngày cho mọi khu vực, và luôn làm trước khi khử khuẩn |
| Làm sạch khuẩn | Giảm thêm lượng vi khuẩn còn lại sau khi làm sạch | Bề mặt tiếp xúc đồ ăn uống ở pantry như mặt bàn, tay cầm tủ lạnh |
| Khử khuẩn | Diệt vi khuẩn còn sót trên bề mặt đã làm sạch, giảm nguy cơ lây bệnh | Khi có người ốm, sự cố chất thải, khu đông người hoặc theo khuyến cáo y tế |
Hiểu sai thứ tự là lỗi hay gặp nhất, ví dụ xịt khử khuẩn lên bàn còn bụi và vết cà phê rồi lau khô ngay, khiến hóa chất gần như không có tác dụng. Vì vậy quy trình khử khuẩn đúng luôn bắt đầu bằng bước làm sạch.
Quy trình 5 bước khử khuẩn bề mặt văn phòng
Quy trình khử khuẩn bề mặt văn phòng gồm 5 bước: thông gió và chuẩn bị đồ bảo hộ, làm sạch bề mặt, dùng hóa chất đúng theo nhãn, giữ bề mặt ướt đủ thời gian tiếp xúc, rồi thu dọn và rửa tay. Mỗi bước đều có lý do kỹ thuật, nên bỏ bước nào cũng làm giảm hiệu quả hoặc tăng rủi ro cho người làm.
Ảnh dưới đây tóm tắt 5 bước khử khuẩn mà tổ tạp vụ văn phòng có thể làm theo.
- Thông gió và chuẩn bị bảo hộ: mở cửa, bật quạt hoặc hệ thống điều hòa để tăng lưu thông không khí, người làm đeo găng tay và kính theo khuyến cáo trong phiếu an toàn hóa chất.
- Làm sạch bề mặt trước: lau bụi, vết bẩn bằng nước và chất tẩy rửa, vì bụi bẩn còn lại sẽ cản hóa chất khử khuẩn.
- Dùng hóa chất đúng theo nhãn: chọn sản phẩm phù hợp với loại bề mặt như gỗ, kính, inox, nhựa, pha đúng tỉ lệ ghi trên nhãn nếu cần pha loãng.
- Giữ ướt đủ thời gian tiếp xúc: để bề mặt ướt trong suốt thời gian tiếp xúc ghi trên nhãn rồi mới lau khô, vì lau ngay sẽ không đủ thời gian để hóa chất diệt khuẩn.
- Thu dọn, rửa tay và ghi nhận: dán nhãn dung dịch đã pha, cất hóa chất đúng chỗ, rửa tay bằng xà phòng, và ghi lại khu vực đã khử khuẩn nếu văn phòng có sổ theo dõi.
Khu vực cần ưu tiên là các bề mặt chạm nhiều, như tay nắm cửa, tay vịn cầu thang, nút thang máy, bàn phím và chuột dùng chung, công tắc đèn, vòi nước, nút xả và mặt bàn pantry. Các khu vực này có thể được đưa vào checklist công việc tạp vụ theo khung giờ trong ngày, thay vì chỉ làm khi có sự cố.
Lưu ý an toàn khi dùng hóa chất khử khuẩn trong văn phòng
Lưu ý an toàn quan trọng nhất khi dùng hóa chất khử khuẩn trong văn phòng là không trộn các loại hóa chất với nhau, luôn làm theo hướng dẫn trên nhãn, và để người làm có đồ bảo hộ phù hợp. Văn phòng là không gian kín, nhiều người ngồi lâu, nên hơi hóa chất và cách bảo quản cần được kiểm soát kỹ hơn so với khu vực ngoài trời.
Ảnh dưới đây nêu lưu ý kỹ thuật mà tổ tạp vụ hay bỏ qua.
- Không trộn hóa chất như nước tẩy chứa chất tẩy trắng với các chất tẩy rửa khác, vì phản ứng giữa các hóa chất có thể sinh khí độc.
- Có phiếu an toàn hóa chất (MSDS, Material Safety Data Sheet) cho từng loại đang dùng, để người làm biết đồ bảo hộ cần đeo và cách xử lý khi bị dính vào da, mắt.
- Dán nhãn và cất riêng dung dịch đã pha, để xa khu pantry và khu đồ ăn uống, không đựng trong chai nước uống.
- Tránh làm khi nhân viên đang ngồi gần, ưu tiên khử khuẩn trước giờ làm, giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm để hơi hóa chất kịp tan.
- Thử ở góc nhỏ trước với bề mặt nhạy như gỗ, da, vải bọc ghế, vì một số hóa chất có thể làm mờ, bạc màu hoặc hỏng bề mặt.
Cách quản lý danh mục hóa chất và hồ sơ đi kèm được trình bày trong bài quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit. Khi văn phòng có nhiều khu vực hoặc cần khử khuẩn sau sự cố, doanh nghiệp thường cân nhắc thuê đơn vị chuyên nghiệp.
Khi nào nên thuê dịch vụ khử khuẩn văn phòng
Doanh nghiệp nên thuê dịch vụ khử khuẩn văn phòng khi cần làm trên diện rộng trong thời gian ngắn, khi có người ốm hoặc sự cố cần xử lý ngay, hoặc khi tổ tạp vụ nội bộ chưa được đào tạo về hóa chất và đồ bảo hộ. BPG Group cung cấp dịch vụ khử khuẩn và kiểm soát côn trùng, cùng tạp vụ hằng ngày có nhân sự được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị và an toàn lao động trước khi triển khai.
- Văn phòng có tạp vụ thường trực có thể đưa việc lau khử khuẩn bề mặt chạm nhiều vào lịch hằng ngày, theo dịch vụ tạp vụ văn phòng.
- Văn phòng cần một đợt khử khuẩn riêng sau sự cố, sau kỳ nghỉ dài hoặc trước khi đón khách có thể đặt lịch theo đợt, với khu vực và hạng mục thống nhất trước khi làm.
- Văn phòng trong tòa nhà nên phối hợp với ban quản lý để khử khuẩn đồng bộ cả khu chung như sảnh, thang máy, nhà vệ sinh chung, như trình bày trong bài dịch vụ vệ sinh tòa nhà.
Với môi trường có trẻ em như trường học, BPG chọn quy trình, hóa chất và thời gian triển khai phù hợp, ví dụ dự án hệ thống trường quốc tế Emasi. Thông tin chi tiết về dịch vụ có tại trang khử khuẩn và kiểm soát côn trùng của BPG Group.
Câu hỏi thường gặp về khử khuẩn văn phòng
Xịt khử khuẩn có thay được lau dọn hằng ngày không?
Không. Xịt khử khuẩn không thay được lau dọn, vì hóa chất khử khuẩn chỉ phát huy tác dụng trên bề mặt đã được làm sạch bụi bẩn. Văn phòng vẫn cần lau dọn hằng ngày, còn khử khuẩn là bước bổ sung cho các bề mặt chạm nhiều hoặc khi có người ốm.
Bao lâu nên khử khuẩn văn phòng một lần?
Tần suất khử khuẩn văn phòng phụ thuộc vào số người, mức độ dùng chung và tình hình dịch bệnh, nên không có một mốc chung cho mọi văn phòng. Các bề mặt chạm nhiều ở khu đông người nên được làm dày hơn, còn khu vực khác thường chỉ cần làm sạch theo lịch tạp vụ.
Khử khuẩn có cần cho nhân viên nghỉ làm không?
Khử khuẩn thường không cần cho cả văn phòng nghỉ làm, vì có thể đóng tạm khu vực đang làm và thông gió trong lúc thực hiện. Nên làm vào trước giờ làm, giờ nghỉ hoặc sau giờ làm để nhân viên không phải ngồi gần khu đang dùng hóa chất.
Hóa chất khử khuẩn có ảnh hưởng đến đồ gỗ, thiết bị điện tử không?
Một số hóa chất khử khuẩn có thể làm mờ bề mặt gỗ, da hoặc ảnh hưởng thiết bị điện tử nếu dùng sai loại hoặc để đọng nước. Người làm nên chọn sản phẩm mà nhãn cho phép dùng trên loại bề mặt đó, thử ở góc nhỏ trước, đồng thời lau bàn phím, điện thoại bằng khăn đã thấm dung dịch thay vì xịt trực tiếp.
BPG có nhận khử khuẩn văn phòng không?
Có. BPG Group cung cấp dịch vụ khử khuẩn và kiểm soát côn trùng cho khách hàng doanh nghiệp, và có thể kết hợp với tạp vụ hằng ngày hoặc các đợt vệ sinh văn phòng. Phạm vi, khu vực và lịch làm được thống nhất sau khi BPG khảo sát văn phòng.
Đặt lịch khảo sát khử khuẩn văn phòng
Văn phòng tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai có thể đặt lịch khảo sát không thu phí với BPG Group để thống nhất khu vực cần khử khuẩn, khung giờ làm và hình thức phù hợp, làm riêng theo đợt hoặc kết hợp với tạp vụ hằng ngày. Báo giá được gửi sau khảo sát, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá.
Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn khử khuẩn văn phòng.
