Báo giá vệ sinh văn phòng được lập riêng cho từng văn phòng sau khi khảo sát, trong đó tạp vụ hằng ngày tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, còn các việc làm theo đợt như tổng vệ sinh, giặt thảm, giặt ghế tính theo diện tích, số lượng và hạng mục. Vì hai nhóm việc này có cách tính khác nhau, một bảng giá chung theo mét vuông khó phản ánh đúng chi phí của một văn phòng cụ thể. Với người phụ trách hành chính, rủi ro thường gặp không nằm ở con số trên báo giá mà ở các khoản phát sinh sau khi ký, khi phạm vi công việc và việc định kỳ chưa được ghi thành dòng riêng.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024. Với hợp đồng tạp vụ hằng ngày, BPG dùng phần mềm chấm công điện tử để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự từng ca; với việc làm theo đợt, mỗi hạng mục có ảnh chụp báo cáo kết quả và biên bản nghiệm thu ký giữa hai bên.
Báo giá vệ sinh văn phòng được tính theo những căn cứ nào
Báo giá vệ sinh văn phòng được tính theo hai nhóm căn cứ: tạp vụ hằng ngày tính theo số nhân sự, số giờ hoặc số ca, còn việc làm theo đợt tính theo diện tích, số lượng và chất liệu của từng hạng mục. Một văn phòng thường dùng cả hai nhóm, ví dụ một nhân viên tạp vụ có mặt trong giờ hành chính và một đợt giặt thảm mỗi quý. Bảng dưới đây tóm tắt căn cứ tính của từng loại việc để doanh nghiệp đọc đúng các dòng trong báo giá.
| Loại việc | Căn cứ tính giá | Thông tin doanh nghiệp nên chuẩn bị |
| Tạp vụ theo giờ | Số giờ làm mỗi ngày và số buổi mỗi tuần | Khung giờ mong muốn, các khu cần dọn trong mỗi buổi |
| Tạp vụ thường trực theo ca | Số nhân sự, số ca mỗi ngày và hình thức hợp đồng theo tháng | Số tầng, số nhân viên văn phòng, giờ hoạt động, có pantry hay không |
| Tổng vệ sinh định kỳ | Diện tích và từng hạng mục như chà sàn, lau kính bên trong, đánh bóng sàn | Danh sách hạng mục, tần suất theo tháng hoặc theo quý |
| Giặt thảm văn phòng | Diện tích thảm, loại thảm và mức độ bám bẩn | Thảm tấm hay thảm cuộn, khu có vết ố cần xử lý riêng |
| Giặt ghế văn phòng | Số lượng ghế và chất liệu bọc ghế | Số ghế nỉ, ghế lưới, ghế da hoặc simili |
Bảng trên mô tả cách tính, không phải bảng giá niêm yết, vì đơn giá thực tế chỉ xác định được sau khi khảo sát mặt bằng; mức giá cụ thể cho từng văn phòng là Liên hệ báo giá. Văn phòng có mặt bằng nhỏ có thể được báo giá trọn gói thay vì tính theo m², giúp doanh nghiệp dễ dự trù ngân sách hơn. Phạm vi từng loại việc được mô tả đầy đủ ở trang dịch vụ vệ sinh văn phòng, còn bài này tập trung vào cách đọc con số trên báo giá.
Hình dưới đây so sánh tạp vụ hằng ngày với vệ sinh định kỳ, hai nhóm việc thường cùng xuất hiện trong một báo giá vệ sinh văn phòng.
Khi đã biết mỗi dòng trong báo giá được tính theo căn cứ nào, doanh nghiệp sẽ dễ thấy vì sao hai văn phòng cùng diện tích vẫn nhận được hai mức giá khác nhau.
Yếu tố làm giá dịch vụ vệ sinh văn phòng chênh lệch
Giá dịch vụ vệ sinh văn phòng chênh lệch chủ yếu do cách bố trí mặt bằng, số người sử dụng, khung giờ làm việc, chất liệu bề mặt và vị trí văn phòng. Các yếu tố này tác động cùng lúc, vì vậy so sánh hai văn phòng chỉ bằng diện tích sàn thường dẫn đến kết luận sai về chi phí. Dưới đây là cách từng yếu tố ảnh hưởng đến báo giá.
- Cách bố trí mặt bằng: văn phòng có nhiều phòng họp, vách kính và khu làm việc tách biệt cần nhiều thời gian lau dọn hơn không gian mở cùng diện tích, vì nhân viên phải xử lý riêng từng phòng.
- Số người sử dụng và giờ hoạt động: văn phòng đông nhân viên hoặc đón nhiều khách cần tăng tần suất ở nhà vệ sinh, pantry và sảnh lễ tân, từ đó ảnh hưởng đến số nhân sự hoặc số giờ cần bố trí.
- Khung giờ làm việc: làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công và khoản này được ghi rõ trong báo giá. Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 tại Điều 98 quy định tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm và làm vào ngày nghỉ, ngày lễ cao hơn giờ làm việc bình thường.
- Chất liệu bề mặt: thảm, ghế nỉ, ghế da và sàn gỗ cần hóa chất và thiết bị khác nhau, nên giá vệ sinh thảm văn phòng và giá vệ sinh ghế văn phòng được tính theo từng chất liệu thay vì một mức chung.
- Vị trí văn phòng: công trình ở xa có thể phát sinh chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị, và chi phí này cũng được ghi rõ trong báo giá.
Trong các yếu tố trên, khung giờ làm việc là yếu tố doanh nghiệp chủ động điều chỉnh được nhiều nhất, ví dụ dời đợt giặt thảm sang chiều thứ Bảy thay vì làm vào ngày lễ. Hiểu các yếu tố này giúp doanh nghiệp kiểm tra xem bản báo giá nhận được đã phản ánh đúng đặc điểm văn phòng của mình hay chưa.
Cách đọc một bản báo giá vệ sinh văn phòng
Một bản báo giá vệ sinh văn phòng rõ ràng cần ghi đủ phạm vi khu vực, tần suất, số nhân sự và khung giờ, các hạng mục định kỳ tách riêng, vật tư tiêu hao và cách nghiệm thu. Theo kinh nghiệm quản lý dự án FM (quản lý vận hành cơ sở vật chất), phần lớn chi phí phát sinh sau khi ký đến từ những dòng bị bỏ trống hoặc ghi chung chung trong báo giá ban đầu. Bảng dưới đây liệt kê các dòng doanh nghiệp nên kiểm tra.
| Dòng trong báo giá | Nên ghi rõ | Rủi ro nếu bỏ trống |
| Phạm vi khu vực | Danh sách từng khu như khu làm việc, phòng họp, pantry, nhà vệ sinh, sảnh | Khu bị bỏ sót trở thành phát sinh sau khi ký |
| Tần suất và khung giờ | Số lần mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho từng khu, giờ bắt đầu và kết thúc | Hai bên hiểu khác nhau về mức sạch cần duy trì |
| Số nhân sự và giám sát | Số người mỗi ca, người giám sát phụ trách, phương án thay người khi nghỉ | Khu vực bị bỏ trống khi nhân viên nghỉ đột xuất |
| Hạng mục định kỳ | Giặt thảm, giặt ghế, đánh bóng sàn ghi thành dòng riêng kèm tần suất | Không rõ việc định kỳ có nằm trong giá tháng hay không |
| Vật tư tiêu hao | Gồm hay không gồm giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác, kèm danh mục | Chi phí vật tư vượt dự toán khi số người sử dụng tăng |
| Cách nghiệm thu | Tạp vụ: cách theo dõi nhân sự từng ca; việc theo đợt: ảnh báo cáo và biên bản nghiệm thu | Không có căn cứ khi chất lượng giảm ở các tháng sau |
Với phần tạp vụ hằng ngày, phạm vi công việc nên được đính kèm báo giá dưới dạng danh sách theo khu vực như mẫu trong bài checklist công việc tạp vụ, để hai bên có cùng căn cứ khi kiểm tra. Cách tính riêng cho phần nhân sự tạp vụ, gồm tạp vụ theo giờ, theo tháng và nhiều ca, được phân tích chi tiết trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ.
Các hạng mục như giặt ghế thường được làm ngoài giờ hành chính và báo giá theo số lượng ghế, tách khỏi giá tạp vụ hằng tháng.
Quy trình và cách tính riêng của hai hạng mục này có trong bài dịch vụ giặt thảm văn phòng và bài dịch vụ giặt ghế văn phòng. Khi các dòng trong báo giá đã đầy đủ, bước tiếp theo là đặt các báo giá của nhiều nhà thầu về cùng một phạm vi để so sánh.
Cách so sánh báo giá vệ sinh văn phòng giữa các nhà thầu
Doanh nghiệp nên so sánh báo giá vệ sinh văn phòng trên cùng một phạm vi công việc, cùng tần suất và cùng điều kiện vật tư, thay vì so con số tổng cuối cùng. Hai bản báo giá chênh nhau đáng kể thường không khác nhau về đơn giá mà khác nhau ở phạm vi, ví dụ một bên đã gồm vật tư tiêu hao và giặt thảm định kỳ trong khi bên còn lại chưa gồm hai khoản này. Khi so sánh, doanh nghiệp nên kiểm tra các điểm sau.
- Doanh nghiệp nên gửi cùng một danh sách khu vực và tần suất cho mọi nhà thầu, để các bản báo giá được lập trên cùng một phạm vi.
- Doanh nghiệp nên đánh dấu những dòng một nhà thầu có mà nhà thầu khác không có, như vật tư tiêu hao, phụ phí ngoài giờ hay chi phí vận chuyển, rồi hỏi lại trước khi so giá.
- Doanh nghiệp nên hỏi nhà thầu cách bố trí người thay khi nhân viên nghỉ đột xuất và ai là người giám sát trực tiếp, vì báo giá thấp bất thường thường đi kèm việc cắt giảm nhân sự dự phòng.
- Doanh nghiệp nên yêu cầu hồ sơ kiểm chứng được như chứng nhận ISO, hợp đồng và biên bản nghiệm thu của văn phòng tương tự, để có căn cứ trình duyệt với cấp trên.
Bộ tiêu chí đầy đủ hơn để đánh giá năng lực nhà thầu, gồm cả cách kiểm tra khách hàng cũ, có trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh văn phòng. Sau khi đã có cách so sánh, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc gửi thông tin văn phòng để nhận khảo sát và báo giá.
Quy trình nhận báo giá vệ sinh văn phòng từ BPG Group
BPG Group lập báo giá vệ sinh văn phòng sau khi khảo sát mặt bằng, trong đó phần tạp vụ tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, còn các hạng mục làm theo đợt được tách theo từng hạng mục. Bước khảo sát giúp doanh nghiệp xác định đúng số vị trí, tần suất và các hạng mục định kỳ thay vì ước lượng theo diện tích. Quy trình nhận báo giá gồm các bước sau.
- Doanh nghiệp gửi thông tin sơ bộ gồm địa chỉ, diện tích, số tầng, giờ hoạt động và các hạng mục muốn làm.
- BPG khảo sát hiện trạng văn phòng, xác định các khu cần phục vụ, chất liệu thảm, ghế, sàn và tần suất phù hợp cho từng khu. Với các hạng mục làm theo đợt, buổi khảo sát không thu phí.
- BPG gửi báo giá, trong đó các hạng mục làm theo đợt được tách riêng và đã gồm nhân sự, máy móc, hóa chất chuyên dụng; phụ phí ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ và chi phí vận chuyển (nếu có) được ghi rõ.
- Hai bên thống nhất phạm vi, tần suất và cách nghiệm thu trước khi ký hợp đồng.
Với phần tạp vụ hằng ngày, nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và được đào tạo trước khi triển khai về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng. Nhân viên được phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor giám sát trực tiếp và có phương án nhân sự dự phòng để dịch vụ không gián đoạn. Với các đợt tổng vệ sinh, giặt thảm, giặt ghế, BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục gửi doanh nghiệp, sau đó hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu.
Trình tự các bước làm sạch tại văn phòng được mô tả trong bài quy trình vệ sinh văn phòng. Một ví dụ BPG triển khai cho khu văn phòng trong nhà máy là dự án vệ sinh văn phòng nhà máy Siemens.
Câu hỏi thường gặp về báo giá vệ sinh văn phòng
Giá vệ sinh văn phòng theo giờ có rẻ hơn tạp vụ thường trực không?
Giá vệ sinh văn phòng theo giờ và tạp vụ thường trực không so sánh trực tiếp được, vì hai hình thức phục vụ hai nhu cầu khác nhau. Tạp vụ theo giờ phù hợp văn phòng nhỏ chỉ cần dọn trong một khung giờ cố định, còn tạp vụ thường trực phù hợp văn phòng đông người cần xử lý phát sinh suốt ngày. Hình thức phù hợp được xác định sau khảo sát, dựa trên số khu vực và lượng người sử dụng.
BPG có khảo sát trước khi báo giá vệ sinh văn phòng không?
Có, BPG Group khảo sát văn phòng trước khi gửi báo giá. Doanh nghiệp gửi địa chỉ, diện tích, số tầng, giờ hoạt động và hạng mục cần làm để BPG sắp lịch khảo sát. Với các hạng mục làm theo đợt như tổng vệ sinh, giặt thảm, giặt ghế, buổi khảo sát không thu phí.
Làm vệ sinh văn phòng ngoài giờ có phát sinh chi phí không?
Có, làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công. Khoản phụ phí này được ghi rõ trong báo giá để doanh nghiệp biết trước khi ký hợp đồng. Các đợt giặt thảm, giặt ghế thường được hẹn ngoài giờ hành chính để không ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng.
Giặt thảm, giặt ghế có nằm trong giá tạp vụ hằng tháng không?
Giặt thảm và giặt ghế thường không nằm trong giá tạp vụ hằng tháng, vì đây là các hạng mục làm theo đợt, cần máy móc và nhân sự riêng. BPG báo giá hai hạng mục này theo diện tích thảm, số lượng ghế và chất liệu thực tế. Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi chúng thành dòng riêng kèm tần suất để dễ kiểm soát chi phí.
Báo giá vệ sinh theo đợt đã gồm hóa chất và máy móc chưa?
Có, báo giá các hạng mục làm theo đợt của BPG đã gồm nhân sự, máy móc và hóa chất chuyên dụng. Báo giá được tách theo từng hạng mục để doanh nghiệp thấy rõ chi phí của mỗi việc. Chi phí vận chuyển với công trình ở xa, nếu có, cũng được ghi rõ trong báo giá.
Văn phòng nhỏ có được báo giá trọn gói không?
Văn phòng có mặt bằng nhỏ có thể được báo giá trọn gói thay vì tính theo m². Cách báo giá này giúp doanh nghiệp dễ dự trù ngân sách khi khối lượng công việc không lớn. Mức trọn gói vẫn được xác định sau khi BPG khảo sát hiện trạng văn phòng.
Liên hệ nhận báo giá vệ sinh văn phòng
Doanh nghiệp cần báo giá vệ sinh văn phòng có thể gửi địa chỉ, diện tích, số tầng, giờ hoạt động và các hạng mục muốn làm cho BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn. BPG sẽ sắp lịch khảo sát và gửi báo giá tách rõ phần tạp vụ hằng ngày và các hạng mục làm theo đợt, kèm các khoản phụ phí nếu có, để doanh nghiệp so sánh trên cùng một phạm vi công việc.
