Tổng vệ sinh cuối năm cho văn phòng và nhà xưởng: lịch, hạng mục và cách chuẩn bị

Tổng vệ sinh cuối năm là đợt làm sạch toàn bộ văn phòng hoặc nhà xưởng trước kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, gồm các hạng mục ít khi làm trong năm như giặt thảm, giặt ghế, lau kính, vệ sinh trần kèo, máng đèn và ống gió. Doanh nghiệp nên khảo sát và chốt lịch từ tháng 11, vì càng gần Tết, khung giờ thi công càng hẹp và các hạng mục dễ bị cắt bớt để kịp ngày nghỉ. Bài viết dưới đây trình bày lịch nên theo, danh sách hạng mục cho văn phòng và nhà xưởng, sự khác nhau giữa vệ sinh trước Tết và sau mở cửa lại, và những việc cần chuẩn bị để đợt làm không phát sinh ngoài dự toán.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024. Mỗi đợt vệ sinh được triển khai theo từng hạng mục đã thống nhất, có ảnh chụp báo cáo kết quả và biên bản nghiệm thu ký xác nhận giữa hai bên.

Nên tổng vệ sinh cuối năm vào thời điểm nào

Thời điểm phù hợp để tổng vệ sinh cuối năm là trong khoảng 1 đến 2 tuần trước kỳ nghỉ Tết, sau khi doanh nghiệp đã khảo sát và chốt hạng mục từ tháng 11 hoặc đầu tháng 12. Nếu làm quá sớm, văn phòng và nhà xưởng sẽ bẩn lại trước kỳ nghỉ, trong khi làm sát ngày nghỉ dễ trùng với cao điểm giao hàng, kiểm kê và tiệc tất niên.

Ảnh dưới đây gợi ý các mốc chuẩn bị cho một đợt tổng vệ sinh cuối năm.

• Tháng 11: doanh nghiệp liệt kê khu vực cần làm, mời nhà thầu khảo sát và nhận báo giá tách hạng mục để kịp trình duyệt ngân sách cuối năm.
• Đầu tháng 12: hai bên chốt hạng mục, khung giờ thi công và người phụ trách nghiệm thu, đồng thời doanh nghiệp gửi thông báo nội bộ cho các phòng ban.
• 1 đến 2 tuần trước Tết: đội thi công làm lần lượt từng hạng mục, ưu tiên các hạng mục cần thời gian khô như giặt thảm, giặt ghế và đánh bóng sàn.
• Sau kỳ nghỉ: doanh nghiệp có thể đặt thêm một đợt vệ sinh mở cửa lại ngắn để làm sạch bụi tích tụ trong những ngày đóng cửa.

Mẫu thông báo nội bộ về lịch tổng vệ sinh có trong bài quy trình vệ sinh văn phòng, có thể dùng lại khi gửi các phòng ban. Khi đã có lịch, bước tiếp theo là xác định hạng mục cụ thể cho từng loại mặt bằng.

Hạng mục tổng vệ sinh cuối năm cho văn phòng

Hạng mục tổng vệ sinh cuối năm cho văn phòng tập trung vào những phần việc tạp vụ hằng ngày không làm tới, như thảm, ghế vải, kính, trần, máng đèn, miệng gió và các góc khuất sau tủ. Đây cũng là những hạng mục cần máy móc và hóa chất chuyên dụng, nên thường được tách riêng khỏi hợp đồng tạp vụ.

• Thảm văn phòng được giặt bằng máy phun hút để lấy bụi bẩn sâu trong sợi thảm, xử lý các vết bẩn đã thống nhất và làm khô trước ngày làm việc tiếp theo, như mô tả trong dịch vụ giặt thảm văn phòng.
• Ghế vải, ghế nỉ và sofa khu tiếp khách được giặt và làm khô, vì đây là chỗ bám bụi và mùi sau một năm sử dụng.
• Kính cửa, vách kính và khung cửa bên trong văn phòng được lau sạch vệt nước, dấu tay và bụi ở rãnh.
• Trần, máng đèn, miệng gió máy lạnh được làm sạch bụi bám, giúp không gian sáng hơn và hạn chế bụi rơi xuống bàn làm việc.
• Pantry, tủ lạnh chung và nhà vệ sinh được tổng vệ sinh kỹ, gồm cả mạch gạch, vết ố trên thiết bị vệ sinh và các góc dưới bồn rửa.
• Góc khuất sau tủ hồ sơ, gầm bàn và kho văn phòng phẩm được dọn khi các phòng ban đã sắp xếp lại đồ đạc cuối năm.

Văn phòng muốn duy trì độ sạch sau đợt tổng vệ sinh có thể tham khảo dịch vụ vệ sinh văn phòng với các hình thức theo giờ, theo ca hoặc định kỳ. Với nhà xưởng và kho, danh sách hạng mục khác đáng kể vì quy mô và chiều cao mặt bằng.

Hạng mục tổng vệ sinh cuối năm cho nhà xưởng và kho

Hạng mục tổng vệ sinh cuối năm cho nhà xưởng và kho gồm sàn, vách, cột, trần kèo, mái tôn, máng xối, khu bốc dỡ và khu văn phòng trong xưởng, thường được tận dụng làm khi dây chuyền đã dừng trước kỳ nghỉ. Thời điểm máy móc ngừng chạy là lúc đội thi công tiếp cận được các vị trí cao và khu vực quanh máy mà ngày thường không làm được.

• Sàn nhà xưởng được chà, xử lý dầu mỡ và vết bẩn bám lâu ngày, đặc biệt ở khu chân máy và lối xe nâng.
• Trần kèo, xà gồ và máng đèn được làm sạch bụi và mạng nhện, với máy móc bên dưới được che phủ trước khi làm.
• Mái tôn và máng xối được làm sạch trước mùa mưa năm sau, giảm nguy cơ tắc máng và đọng nước.
• Khu bốc dỡ, kho nguyên liệu và kho thành phẩm được dọn khi hàng tồn đã được kiểm kê và sắp xếp lại cuối năm.
• Khu văn phòng trong xưởng, căng tin và nhà vệ sinh công nhân được tổng vệ sinh như văn phòng thông thường.

Cách BPG lập phương án theo hạng mục cho một nhà máy đang vận hành có thể xem ở dự án nhà máy TCL Bình Dương, còn chi tiết từng hạng mục và cách chuẩn bị mặt bằng nhà xưởng có trong bài tổng vệ sinh nhà xưởng định kỳ và sau xây dựng. Ngoài danh sách hạng mục, doanh nghiệp cũng nên quyết định làm một đợt trước Tết hay chia làm hai đợt trước và sau kỳ nghỉ.

Tổng vệ sinh trước Tết và sau mở cửa lại khác nhau thế nào

Tổng vệ sinh trước Tết là đợt làm đầy đủ các hạng mục, còn vệ sinh sau mở cửa lại là đợt ngắn để làm sạch bụi tích tụ trong những ngày đóng cửa trước khi nhân viên quay lại. Hai đợt có mục đích khác nhau, nên doanh nghiệp không cần lặp lại toàn bộ hạng mục ở đợt sau.

Ảnh dưới đây tóm tắt những việc nên và không nên khi lên kế hoạch tổng vệ sinh cuối năm.

Doanh nghiệp đóng cửa dài ngày nên cân nhắc đặt đợt sau mở cửa ngay khi chốt đợt trước Tết, để nhà thầu sắp xếp lịch trong những ngày đầu năm vốn rất bận. Dù chọn một hay hai đợt, chất lượng của đợt làm phụ thuộc nhiều vào phần chuẩn bị từ phía doanh nghiệp.

4 việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước đợt tổng vệ sinh cuối năm

Bốn việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước đợt tổng vệ sinh cuối năm là chốt danh sách hạng mục, dọn dẹp đồ đạc cá nhân và hồ sơ, thống nhất khung giờ thi công, và cử người phụ trách nghiệm thu. Phần chuẩn bị này quyết định đội thi công có làm đủ hạng mục trong thời gian đã hẹn hay không.

Ảnh dưới đây tóm tắt 4 việc cần làm xong trước ngày đội thi công đến.

• Chốt danh sách hạng mục theo khu vực và đối chiếu với báo giá, để không có phần việc nào bị hiểu khác nhau giữa hai bên khi nghiệm thu.
• Dọn đồ đạc cá nhân và hồ sơ khỏi mặt bàn, gầm bàn và khu vực sẽ giặt thảm, đồng thời khóa tủ chứa tài liệu quan trọng.
• Thống nhất khung giờ thi công ngoài giờ làm việc hoặc vào cuối tuần, và báo trước cho bảo vệ, ban quản lý tòa nhà về giờ ra vào của đội thi công.
• Cử người phụ trách nghiệm thu có mặt khi kết thúc từng khu, để kiểm tra theo danh sách hạng mục và ký biên bản ngay khi làm xong.

Cách lập biên bản theo từng hạng mục được trình bày trong bài biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp. Phần chuẩn bị tốt cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí của đợt làm, vì phần lớn khoản phát sinh đến từ những việc không được thống nhất trước.

Căn cứ báo giá tổng vệ sinh cuối năm và cách tránh phát sinh

Báo giá tổng vệ sinh cuối năm được BPG lập sau khảo sát không thu phí và tách theo từng hạng mục, đã gồm nhân sự, máy móc và hóa chất chuyên dụng. BPG không công khai đơn giá chung vì mỗi mặt bằng có diện tích, hiện trạng và khung giờ thi công khác nhau, nên doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá.

• Diện tích và số hạng mục là căn cứ chính, vì thảm, ghế, kính, trần kèo hay mái tôn đều được tính riêng.
• Hiện trạng mặt bằng ảnh hưởng đến khối lượng việc, ví dụ thảm có nhiều vết bẩn lâu ngày hoặc sàn xưởng bám dầu mỡ cần nhiều thời gian xử lý hơn.
• Khung giờ thi công ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, được ghi rõ trong báo giá.
• Công trình ở xa có thể phát sinh chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị, cũng được ghi rõ trong báo giá; mặt bằng nhỏ có thể được báo giá trọn gói.

Để tránh phát sinh, doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu ghi rõ trong báo giá những hạng mục không nằm trong phạm vi, như lau kính mặt ngoài hay vệ sinh máy móc sản xuất. Những câu hỏi doanh nghiệp hay đặt ra khi chuẩn bị tổng vệ sinh cuối năm được trả lời ngắn ở phần dưới.

Câu hỏi thường gặp về tổng vệ sinh cuối năm

Nên đặt lịch tổng vệ sinh cuối năm trước bao lâu?

Doanh nghiệp nên mời nhà thầu khảo sát từ tháng 11 và chốt lịch vào đầu tháng 12, để kịp trình duyệt ngân sách và có khung giờ thi công phù hợp. Đặt lịch sát Tết thường khiến doanh nghiệp phải chọn ngày làm không thuận tiện hoặc cắt bớt hạng mục.

Tổng vệ sinh văn phòng có làm vào cuối tuần được không?

Có. Tổng vệ sinh văn phòng thường được làm ngoài giờ hoặc vào cuối tuần để không ảnh hưởng nhân viên. Làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, được ghi rõ trong báo giá.

Tổng vệ sinh cuối năm mất bao lâu?

Thời gian tổng vệ sinh cuối năm phụ thuộc vào diện tích, số hạng mục và hiện trạng mặt bằng, nên được BPG xác định sau buổi khảo sát. Các hạng mục cần thời gian khô như giặt thảm, giặt ghế và đánh bóng sàn nên được xếp làm trước để kịp hoàn trả mặt bằng.

Doanh nghiệp có cần thông báo cho nhân viên trước đợt tổng vệ sinh không?

Doanh nghiệp nên gửi thông báo nội bộ trước đợt tổng vệ sinh, nêu ngày làm, khu vực, những đồ đạc cần dọn khỏi bàn và tủ, và giờ không được vào khu đang thi công. Thông báo sớm giúp đội thi công không bị gián đoạn và hạn chế thất lạc tài liệu.

Sau tổng vệ sinh, BPG bàn giao kết quả như thế nào?

Khi hoàn thành, BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục gửi doanh nghiệp, sau đó hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu. Danh sách hạng mục trong biên bản bám theo báo giá đã thống nhất từ buổi khảo sát.

Đặt lịch tổng vệ sinh cuối năm với BPG Group

Doanh nghiệp tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai có thể đặt lịch khảo sát không thu phí với BPG Group ngay từ tháng 11 để nhận báo giá tách hạng mục cho đợt tổng vệ sinh cuối năm. Thông tin về các hạng mục làm theo đợt cho văn phòng, nhà xưởng và kho có tại trang dịch vụ vệ sinh công nghiệp.

Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để đặt lịch khảo sát tổng vệ sinh cuối năm.