Biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp: mẫu, nội dung và cách tổ chức nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp là văn bản hai bên ký sau mỗi đợt vệ sinh, ghi lại từng hạng mục đã làm, tiêu chí đạt, kết quả kiểm tra và các việc còn tồn, làm căn cứ để thanh toán và lưu hồ sơ. Với các đợt tổng vệ sinh, vệ sinh sau xây dựng hay vệ sinh trước audit, biên bản này là căn cứ chính để doanh nghiệp chứng minh với cấp trên rằng nhà thầu đã làm đúng phạm vi. Bài viết dưới đây trình bày nội dung cần có, mẫu biên bản dùng được ngay và cách tổ chức buổi nghiệm thu để tránh tranh cãi.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024. Mỗi đợt vệ sinh được triển khai theo từng hạng mục đã thống nhất, có ảnh chụp báo cáo kết quả và biên bản nghiệm thu ký xác nhận giữa hai bên.

Biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp dùng khi nào

Biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp dùng khi kết thúc một đợt vệ sinh làm theo hạng mục, như tổng vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh sau xây dựng, vệ sinh mái tôn, đánh bóng sàn hoặc giặt thảm văn phòng. Biên bản xác nhận phần việc đã hoàn thành, nên thường là điều kiện để doanh nghiệp làm thủ tục thanh toán cho nhà thầu.

• Đợt tổng vệ sinh định kỳ của nhà xưởng, kho hoặc văn phòng cần biên bản để đối chiếu với từng hạng mục trong báo giá, nhất là khi đợt làm kéo dài nhiều ngày và chia theo khu.
• Vệ sinh sau xây dựng hoặc sau cải tạo cần biên bản trước khi bàn giao mặt bằng, vì đây là mốc chủ đầu tư, nhà thầu xây dựng và đơn vị vệ sinh cùng xác nhận hiện trạng.
• Vệ sinh trước đợt audit khách hàng hoặc chứng nhận cần biên bản để đưa vào hồ sơ, chứng minh khu vực đã được làm sạch theo kế hoạch.
• Hạng mục đặc thù như mái tôn, trần kèo, sàn đá hay thảm cần biên bản riêng, vì tiêu chí đạt của từng hạng mục khác với vệ sinh thông thường.

Với hợp đồng tạp vụ hằng ngày có nhân sự thường trực, doanh nghiệp thường theo dõi bằng checklist theo ca thay vì ký biên bản sau mỗi ngày làm. Cách lập checklist cho từng khu vực có trong bài checklist công việc tạp vụ, còn phần dưới đây tập trung vào nội dung của một biên bản nghiệm thu đợt.

6 nội dung bắt buộc trong biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp

Một biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp đầy đủ gồm 6 nội dung: thông tin chung, danh sách hạng mục, tiêu chí đạt, kết quả kiểm tra, ảnh chụp báo cáo, và phần tồn đọng kèm chữ ký hai bên. Thiếu một trong sáu nội dung này, biên bản vẫn ký được nhưng rất khó dùng làm căn cứ khi có tranh chấp về chất lượng.

Ảnh dưới đây tóm tắt 6 nội dung mà mọi biên bản nghiệm thu đợt vệ sinh nên có.

• Thông tin chung gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ công trình, số hợp đồng, thời gian thi công và họ tên, chức vụ người đại diện của hai bên.
• Danh sách hạng mục liệt kê từng phần việc như sàn, vách, cột, trần kèo, mái tôn, kính, nhà vệ sinh, kèm vị trí hoặc khu vực cụ thể để không bị hiểu lẫn.
• Tiêu chí đạt của từng hạng mục mô tả kết quả có thể nhìn hoặc kiểm tra được, ví dụ “sàn không còn vết dầu, không đọng nước”, thay vì chỉ ghi “sạch”.
• Kết quả kiểm tra ghi đạt hoặc chưa đạt cho từng hạng mục, do đại diện hai bên cùng đi kiểm tra và ghi nhận.
• Ảnh chụp báo cáo của từng hạng mục được đính kèm hoặc dẫn số thứ tự ảnh, để người không có mặt buổi nghiệm thu vẫn đối chiếu được.
• Phần tồn đọng và chữ ký ghi các điểm cần làm lại, thời hạn xử lý, ý kiến của hai bên, rồi mới đến chữ ký và ngày ký.

Trong sáu nội dung trên, tiêu chí đạt là phần doanh nghiệp hay bỏ qua nhất, trong khi đây lại là phần quyết định biên bản có giá trị hay không. Mẫu biên bản dưới đây đặt tiêu chí đạt ngay cạnh từng hạng mục để hai bên kiểm tra theo cùng một thước đo.

Mẫu biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp

Mẫu biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp dưới đây gồm phần đầu ghi thông tin chung, bảng hạng mục có cột tiêu chí và kết quả, rồi phần tồn đọng và chữ ký. Doanh nghiệp có thể sao chép bảng này vào file Word hoặc Excel, sau đó thay danh sách hạng mục theo đúng báo giá của đợt làm.

Phần đầu biên bản ghi: tên biên bản (Biên bản nghiệm thu đợt vệ sinh công nghiệp), số biên bản, căn cứ hợp đồng số và ngày ký, địa điểm và thời gian nghiệm thu, đại diện bên thuê dịch vụ, đại diện đơn vị vệ sinh.

Phần cuối biên bản ghi: các hạng mục chưa đạt và thời hạn làm lại, ý kiến của bên thuê dịch vụ, ý kiến của đơn vị vệ sinh, kết luận (nghiệm thu toàn bộ, nghiệm thu có điều kiện hoặc chưa nghiệm thu), chữ ký và họ tên đại diện hai bên.

Với nhà xưởng có nhiều khu, mỗi khu nên có một bảng hạng mục riêng để biên bản không quá dài và dễ ký từng phần. Các mẫu checklist theo khu vực như khu sản xuất, kho nguyên liệu, căng tin có trong bài biểu mẫu vệ sinh nhà xưởng, có thể dùng làm danh sách hạng mục khi lập biên bản.

Tiêu chí nghiệm thu vệ sinh công nghiệp theo từng hạng mục

Tiêu chí nghiệm thu vệ sinh công nghiệp nên được hai bên thống nhất trong hợp đồng hoặc phụ lục báo giá trước khi thi công, mô tả bằng kết quả nhìn thấy hoặc kiểm tra được cho từng hạng mục. Khi tiêu chí đã ghi sẵn từ đầu, buổi nghiệm thu chỉ còn là việc đối chiếu, không còn là lúc hai bên tranh luận thế nào là sạch.

Bảng trên là điểm khởi đầu để hai bên điều chỉnh theo đặc thù công trình, ví dụ nhà máy thực phẩm sẽ thêm tiêu chí về khu vực tiếp xúc thực phẩm và hóa chất được phép dùng. Các điều khoản nghiệm thu nên được đưa thẳng vào hợp đồng, như gợi ý trong bài mẫu hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp.

Cách tổ chức buổi nghiệm thu đợt vệ sinh

Buổi nghiệm thu đợt vệ sinh nên được tổ chức ngay sau khi nhà thầu báo hoàn thành, với đại diện hai bên cùng đi kiểm tra theo danh sách hạng mục và ảnh chụp báo cáo. Nghiệm thu càng để lâu sau khi làm xong, mặt bằng càng bị dùng lại và càng khó xác định chỗ bẩn là do làm chưa đạt hay do phát sinh sau đó.

Ảnh dưới đây minh họa trình tự một buổi nghiệm thu, từ lúc nhận ảnh báo cáo đến lúc ký biên bản.

• Nhận ảnh chụp báo cáo của từng hạng mục từ nhà thầu trước buổi nghiệm thu, để người phụ trách xem trước và đánh dấu những chỗ cần xem kỹ.
• Đi kiểm tra theo khu, mỗi khu đối chiếu đúng danh sách hạng mục và tiêu chí đạt đã ghi trong biên bản, không thêm hạng mục ngoài phạm vi.
• Ghi nhận kết quả từng hạng mục là đạt hoặc chưa đạt, chụp thêm ảnh tại chỗ chưa đạt và ghi rõ vị trí để đội thi công làm lại đúng điểm.
• Thống nhất phần tồn đọng và thời hạn xử lý, rồi ký biên bản; nếu còn tồn đọng, hai bên có thể ký nghiệm thu có điều kiện và hẹn kiểm tra lại riêng các điểm đó.

Tại BPG Group, khi hoàn thành một đợt vệ sinh, đội ngũ BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục gửi doanh nghiệp, sau đó hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu. Cách BPG lập phương án theo hạng mục cho một nhà máy đang vận hành có thể xem ở dự án nhà máy TCL Bình Dương. Với các đợt lớn cần người theo dõi chất lượng trong suốt quá trình làm, vai trò của giám sát vệ sinh công nghiệp giúp giảm số điểm phải làm lại khi nghiệm thu.

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu vệ sinh

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu vệ sinh đều bắt nguồn từ việc biên bản được soạn sau khi làm xong, thay vì được chuẩn bị cùng lúc với báo giá. Theo kinh nghiệm quản lý dự án vệ sinh, các lỗi dưới đây là nguyên nhân chính khiến hai bên phải nghiệm thu lại nhiều lần hoặc chậm thanh toán.

Ảnh dưới đây so sánh cách lập biên bản nên làm và không nên làm.

• Chỉ ghi “đã vệ sinh sạch sẽ” cho cả công trình, không tách hạng mục, khiến doanh nghiệp không có căn cứ yêu cầu làm lại một khu cụ thể.
• Danh sách hạng mục trong biên bản khác báo giá, ví dụ báo giá có vệ sinh máng xối nhưng biên bản không nhắc tới, nên không ai kiểm tra phần việc này.
• Không có ảnh chụp báo cáo hoặc ảnh không ghi vị trí, khiến người duyệt hồ sơ ở cấp trên không đối chiếu được kết quả.
• Ký nghiệm thu khi mặt bằng đã dùng lại nhiều ngày, nên chỗ bẩn phát sinh sau đó bị tính là lỗi của đợt vệ sinh.
• Không ghi thời hạn xử lý tồn đọng, nên các điểm chưa đạt bị kéo dài và hai bên phải mở lại biên bản.

Những lỗi trên đều tránh được nếu doanh nghiệp yêu cầu nhà thầu gửi mẫu biên bản và tiêu chí đạt cùng lúc với báo giá. Đây cũng là một tiêu chí nên dùng khi so sánh các nhà thầu, như trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp

Có tiêu chuẩn chung nào để nghiệm thu vệ sinh công nghiệp không?

Tiêu chí nghiệm thu vệ sinh công nghiệp thường do hai bên thống nhất trong hợp đồng hoặc phụ lục báo giá, dựa trên hạng mục và đặc thù của từng công trình. Với nhà máy đang áp dụng 5S (phương pháp sắp xếp, giữ gìn nơi làm việc gồm 5 bước), GMP (Good Manufacturing Practice, thực hành sản xuất tốt) hoặc tiêu chuẩn riêng của khách hàng, tiêu chí trong biên bản nên bám theo yêu cầu của các hệ thống đó.

Biên bản nghiệm thu vệ sinh văn phòng có khác nhà xưởng không?

Biên bản nghiệm thu vệ sinh văn phòng dùng cùng khung 6 nội dung, chỉ khác ở danh sách hạng mục như bàn làm việc, kính, thảm, ghế, pantry và nhà vệ sinh. Văn phòng thường kiểm tra sau giờ làm hoặc cuối tuần, nên biên bản nên ghi rõ thời điểm kiểm tra để tránh nhầm với bẩn phát sinh trong ngày làm việc.

Hạng mục chưa đạt thì xử lý thế nào?

Hạng mục chưa đạt được ghi vào phần tồn đọng của biên bản, kèm vị trí, ảnh chụp và thời hạn làm lại. Hai bên có thể ký nghiệm thu có điều kiện cho các hạng mục đã đạt, rồi kiểm tra lại riêng những điểm tồn đọng sau khi đội thi công xử lý xong.

Ai nên ký biên bản nghiệm thu bên phía doanh nghiệp?

Người ký biên bản bên phía doanh nghiệp nên là người phụ trách mặt bằng hoặc người được giao quản lý hợp đồng vệ sinh, như trưởng phòng hành chính, quản lý tòa nhà hoặc quản lý nhà xưởng. Người ký cần có mặt khi đi kiểm tra, vì chữ ký xác nhận họ đã trực tiếp đối chiếu từng hạng mục.

BPG có gửi biên bản nghiệm thu sau mỗi đợt vệ sinh không?

Có. Khi hoàn thành một đợt vệ sinh, BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục gửi doanh nghiệp, sau đó hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu. Danh sách hạng mục trong biên bản bám theo báo giá tách hạng mục mà BPG gửi sau buổi khảo sát.

Thuê vệ sinh công nghiệp có nghiệm thu rõ ràng

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tổng vệ sinh, vệ sinh sau xây dựng hoặc vệ sinh trước audit có thể tham khảo dịch vụ vệ sinh công nghiệp của BPG Group cho nhà xưởng, kho bãi và văn phòng. BPG khảo sát hiện trạng không thu phí, gửi báo giá tách theo từng hạng mục, và kết thúc mỗi đợt bằng ảnh chụp báo cáo cùng biên bản nghiệm thu ký hai bên.

Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được khảo sát và nhận báo giá kèm danh sách hạng mục nghiệm thu.