Facility management (FM), hay quản lý vận hành cơ sở vật chất, là chức năng điều phối con người, không gian và quy trình để nhà xưởng, văn phòng, kho bãi luôn sạch, an toàn và vận hành ổn định cho hoạt động chính của doanh nghiệp. Trong thực tế, FM gom nhiều đầu việc vốn hay bị chia cho nhiều bên như vệ sinh, tạp vụ, cảnh quan, kiểm soát côn trùng và bảo trì kỹ thuật. Bài viết dưới đây giải thích FM gồm những gì, khác nhau giữa hard FM và soft FM, các mô hình triển khai phổ biến và những điểm doanh nghiệp cần xác định trước khi giao việc cho nhà thầu.
Với người phụ trách hành chính hay quản lý nhà máy, rủi ro lớn nhất khi vận hành cơ sở vật chất thường không nằm ở một hạng mục riêng lẻ mà ở chỗ giao nhau giữa các nhà thầu, khi một sự cố xảy ra nhưng không bên nào nhận trách nhiệm. BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, triển khai vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát côn trùng, vận hành và bảo trì kỹ thuật cho doanh nghiệp qua một đầu mối.
Facility management (FM) là gì
Facility management (FM) là chức năng của tổ chức nhằm kết hợp con người, nơi làm việc và quy trình trong môi trường xây dựng, để nâng cao chất lượng làm việc của con người và năng suất của hoạt động kinh doanh chính. Định nghĩa này được Hiệp hội Quản lý cơ sở vật chất quốc tế IFMA (International Facility Management Association) sử dụng, dựa trên bộ thuật ngữ của tiêu chuẩn ISO (International Organization for Standardization, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế) về quản lý cơ sở vật chất.
Ảnh dưới đây minh họa một hạng mục quen thuộc của FM trong tòa nhà văn phòng, là chăm sóc mặt sàn sảnh theo lịch định kỳ.
Định nghĩa FM theo tiêu chuẩn quốc tế
Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý cơ sở vật chất hiện hành là ISO 41001, đưa ra khung để doanh nghiệp xây dựng, triển khai và duy trì hoạt động FM một cách nhất quán, hạn chế chi phí không cần thiết. Theo trang giới thiệu của IFMA về facility management, các mảng việc thường gặp của FM gồm bảo dưỡng tòa nhà hằng ngày như vệ sinh, bảo vệ, sửa chữa, chăm sóc cảnh quan, cùng các việc quản lý dự án, ngân sách, không gian và kế hoạch ứng phó sự cố.
Trong tiếng Việt, FM thường được gọi là quản lý cơ sở vật chất, quản lý vận hành cơ sở vật chất hoặc quản lý vận hành tòa nhà. Các cách gọi này có phạm vi gần giống nhau, khác ở chỗ quản lý vận hành tòa nhà thường chỉ nói về tòa nhà văn phòng, trong khi FM áp dụng cho cả nhà máy, kho vận, trường học và trung tâm thương mại.
Công việc của facility manager trong doanh nghiệp
Facility manager là người chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ hoạt động vận hành cơ sở vật chất, từ lập kế hoạch, chọn nhà thầu, giám sát chất lượng đến kiểm soát ngân sách. Ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, vai trò này do trưởng phòng hành chính, trưởng ban quản lý tòa nhà hoặc bộ phận bảo trì nhà máy kiêm nhiệm.
- Lập kế hoạch vận hành: xác định hạng mục nào làm hằng ngày, hạng mục nào làm theo tuần, theo tháng hoặc theo đợt, dựa trên hiện trạng và lịch sản xuất.
- Chọn và quản lý nhà thầu: soạn phạm vi công việc, so sánh báo giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện của từng bên.
- Giám sát chất lượng: kiểm tra kết quả theo tiêu chí đã thống nhất, ghi nhận phản hồi của người sử dụng và yêu cầu khắc phục khi cần.
- Kiểm soát ngân sách và rủi ro: theo dõi chi phí phát sinh, chuẩn bị hồ sơ cho các đợt audit của khách hàng và bảo đảm an toàn lao động khi nhà thầu làm việc trong cơ sở.
Khi hiểu FM là chức năng điều phối, doanh nghiệp sẽ thấy rõ phạm vi công việc rất rộng. Cách chia phổ biến nhất để quản lý phạm vi đó là tách thành hai nhóm hard FM và soft FM.
Hard FM và soft FM khác nhau thế nào
Hard FM là nhóm việc gắn với hạ tầng và hệ thống kỹ thuật của công trình, còn soft FM là nhóm dịch vụ phục vụ con người sử dụng công trình hằng ngày. Việc tách hai nhóm này giúp doanh nghiệp chọn đúng loại nhà thầu, vì hard FM cần đội kỹ thuật có chuyên môn điện, cơ khí, trong khi soft FM cần đội nhân sự đông, được đào tạo về quy trình và tác phong.
| Tiêu chí | Hard FM | Soft FM |
| Đối tượng | Hạ tầng, thiết bị và hệ thống kỹ thuật của công trình | Không gian sử dụng và người làm việc trong công trình |
| Hạng mục điển hình | Hệ thống điều hòa và thông gió HVAC (Heating, Ventilation and Air Conditioning), điện, phòng cháy chữa cháy (PCCC), điện mặt trời | Vệ sinh công nghiệp, tạp vụ hằng ngày, chăm sóc cảnh quan, khử khuẩn và kiểm soát côn trùng |
| Nhân sự | Kỹ thuật viên có chuyên môn điện, cơ khí, làm theo lịch bảo trì | Nhân viên vệ sinh, tạp vụ, cảnh quan làm theo ca hoặc theo đợt |
| Rủi ro khi làm sai | Thiết bị dừng, gián đoạn sản xuất, mất an toàn điện và cháy nổ | Môi trường làm việc xuống cấp, không đạt yêu cầu khi khách hàng audit nhà máy |
Hai nhóm này không tách rời hoàn toàn, vì nhiều hạng mục nằm đúng chỗ giao nhau, ví dụ vệ sinh ống gió liên quan cả hệ thống HVAC lẫn đội vệ sinh. Để thấy rõ chỗ giao nhau đó, doanh nghiệp nên nhìn FM theo từng nhóm dịch vụ cụ thể.
5 nhóm dịch vụ trong quản lý vận hành cơ sở vật chất
Quản lý vận hành cơ sở vật chất tại nhà máy, văn phòng và kho bãi thường gồm 5 nhóm dịch vụ: vệ sinh công nghiệp, tạp vụ hằng ngày, khử khuẩn và kiểm soát côn trùng, chăm sóc cảnh quan, vận hành và bảo trì kỹ thuật. Mỗi nhóm có tần suất, nhân sự và tiêu chí nghiệm thu riêng, nên doanh nghiệp cần biết rõ từng nhóm trước khi quyết định giao cho một hay nhiều nhà thầu.
Ảnh dưới đây tóm tắt 5 nhóm dịch vụ chính trong quản lý vận hành cơ sở vật chất.
- Vệ sinh công nghiệp: làm sạch sàn, vách, cột, trần kèo, mái tôn của nhà xưởng và kho bãi, triển khai theo đợt hoặc duy trì định kỳ. Khái niệm và phạm vi chi tiết có trong bài vệ sinh công nghiệp là gì.
- Tạp vụ hằng ngày: nhân sự thường trực giữ sạch văn phòng, nhà máy, trường học, trung tâm thương mại theo ca, gồm cả việc pantry trong tạp vụ văn phòng.
- Khử khuẩn và kiểm soát côn trùng: xử lý bề mặt chạm nhiều, khu vực có nguy cơ lây nhiễm và kiểm soát chuột, gián, côn trùng bay theo lịch, đặc biệt cần thiết ở kho thực phẩm và nhà máy chịu audit.
- Chăm sóc cảnh quan: cắt cỏ, cắt tỉa cây, chăm sóc mảng xanh trong khuôn viên nhà máy, tòa nhà và khu công nghiệp.
- Vận hành và bảo trì kỹ thuật: bảo trì tòa nhà, nhà máy và các hệ thống HVAC, điện, PCCC, điện mặt trời theo kế hoạch định kỳ.
Trong 5 nhóm trên, hai nhóm vệ sinh và tạp vụ thường chiếm phần lớn nhân sự, còn nhóm kỹ thuật chiếm phần lớn rủi ro vận hành. Vì vậy cách doanh nghiệp tổ chức nhà thầu cho 5 nhóm này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí, như so sánh ở phần các mô hình triển khai.
Các mô hình triển khai FM phổ biến ở doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường triển khai FM theo một trong ba mô hình: tự vận hành bằng đội ngũ nội bộ, thuê nhiều nhà thầu riêng cho từng hạng mục, hoặc thuê một đơn vị quản lý vận hành tích hợp qua một đầu mối. Mô hình thứ ba thường được gọi là integrated facility management, tức FM tích hợp, khi một nhà thầu nhận điều phối nhiều nhóm dịch vụ và chịu trách nhiệm chung với doanh nghiệp.
| Mô hình | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý |
| Tự vận hành nội bộ | Cơ sở nhỏ, ít hạng mục, doanh nghiệp đã có bộ phận hành chính và bảo trì đủ người | Doanh nghiệp tự lo tuyển dụng, đào tạo, thay người khi nghỉ, đầu tư máy móc và hóa chất |
| Nhiều nhà thầu riêng lẻ | Doanh nghiệp muốn chọn từng nhà thầu chuyên sâu cho từng hạng mục và có người đủ thời gian điều phối | Nhiều hợp đồng, nhiều đầu mối liên lạc, dễ phát sinh vùng không rõ trách nhiệm giữa các bên |
| Một đầu mối tích hợp | Cơ sở có nhiều hạng mục, doanh nghiệp muốn giảm việc điều phối và có một bên chịu trách nhiệm chung | Cần kiểm tra năng lực thật của nhà thầu ở từng nhóm dịch vụ và việc họ có giao lại cho nhà thầu phụ hay không |
Ảnh dưới đây minh họa mô hình một đầu mối, khi các nhóm dịch vụ cùng nối về một nhà thầu điều phối.
Với riêng mảng tạp vụ, so sánh chi tiết giữa tự tuyển và thuê dịch vụ có trong bài thuê ngoài tạp vụ hay tự tuyển nhân sự. Dù chọn mô hình nào, chất lượng FM vẫn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp xác định phạm vi rõ ràng trước khi ký hợp đồng.
Doanh nghiệp cần xác định gì trước khi thuê dịch vụ FM
Trước khi thuê dịch vụ FM, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi khu vực, ranh giới trách nhiệm giữa các bên, tần suất từng hạng mục, đầu mối giám sát và cách nghiệm thu. Người phụ trách mua dịch vụ thường không phải chuyên gia vệ sinh hay kỹ thuật, nên các điểm này nên được nhà thầu khảo sát và đề xuất bằng văn bản để doanh nghiệp đối chiếu.
- Phạm vi khu vực: liệt kê rõ khu nào thuộc hợp đồng, ví dụ khu văn phòng trong nhà máy, khu sản xuất, kho, sân vườn, bãi xe, để tránh hiểu nhầm khi có sự cố ở khu giáp ranh.
- Ranh giới trách nhiệm giữa các nhà thầu: những hạng mục nằm giữa hai nhóm như máng xối mái tôn, miệng gió điều hòa, rác cảnh quan nên được ghi rõ bên nào làm, để không bên nào bỏ qua.
- Tần suất từng hạng mục: tách việc làm hằng ngày, việc định kỳ theo tuần, theo tháng và việc làm theo đợt, vì mỗi loại tính nhân sự và chi phí khác nhau.
- Đầu mối giám sát: xác định người của nhà thầu chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp và người của doanh nghiệp nhận báo cáo, để phản hồi không bị thất lạc giữa nhiều bên.
- Cách nghiệm thu: với việc làm theo đợt, thống nhất trước tiêu chí kiểm tra, ảnh chụp báo cáo và biên bản; với việc thường trực, thống nhất cách theo dõi nhân sự theo ca.
Trong kinh nghiệm quản lý dự án FM, vùng giáp ranh là chỗ hay phát sinh tranh cãi nhất, vì mỗi nhà thầu chỉ đọc đúng phần việc ghi trong hợp đồng của mình. Ví dụ ở dự án vệ sinh văn phòng nhà máy Siemens, phạm vi của BPG được ghi rõ là khu văn phòng trong nhà máy, còn sân vườn, cổng và bãi xe thuộc một bên khác.
Những điểm trên cũng là chỗ doanh nghiệp hay bỏ sót khi mới bắt đầu áp dụng FM, dẫn đến các lỗi lặp lại sau vài tháng vận hành.
Những sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp mới áp dụng FM
Sai lầm phổ biến nhất khi mới áp dụng FM là chọn nhà thầu chỉ theo giá từng hạng mục mà không xét chi phí điều phối, phạm vi trách nhiệm và khả năng duy trì chất lượng lâu dài. Các sai lầm này thường không lộ ra trong tháng đầu triển khai mà xuất hiện dần khi nhân sự thay đổi hoặc khi có sự cố ở khu vực giáp ranh.
- So giá theo từng hạng mục rời rạc: bảng giá từng phần có thể thấp, nhưng thời gian người phụ trách phải điều phối nhiều bên và xử lý việc phát sinh không được tính vào.
- Không hỏi về nhà thầu phụ: một số nhà thầu nhận trọn gói rồi giao lại một phần việc cho bên khác, khiến người làm thực tế thay đổi mà doanh nghiệp không được báo.
- Không có tiêu chí đánh giá định kỳ: khi hai bên chưa thống nhất cách đánh giá, chất lượng giảm dần mà doanh nghiệp không có căn cứ để yêu cầu khắc phục.
- Bỏ qua phương án nhân sự dự phòng: với dịch vụ có nhân sự thường trực, mỗi lần nhân viên nghỉ đột xuất mà không có người thay, khu vực đó bị bỏ trống.
Tiêu chí kiểm tra năng lực nhà thầu trước khi ký được trình bày trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín. Phần tiếp theo mô tả cách BPG Group triển khai FM theo mô hình một đầu mối để hạn chế các rủi ro trên.
BPG Group triển khai quản lý vận hành cơ sở vật chất như thế nào
BPG Group triển khai quản lý vận hành cơ sở vật chất theo mô hình “Một điểm đến, đa dịch vụ”, gồm vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát côn trùng, vận hành và bảo trì kỹ thuật qua một đầu mối. BPG Group khởi đầu từ thương hiệu thành viên Home Services thành lập năm 2018, phục vụ khách hàng doanh nghiệp như nhà máy, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI, Foreign Direct Investment), kho vận, tòa nhà văn phòng, trường học và trung tâm thương mại, tập trung nguồn lực tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai.
- Việc làm theo đợt như tổng vệ sinh, vệ sinh sau xây dựng, vệ sinh mái tôn: BPG khảo sát hiện trạng không thu phí, gửi báo giá tách theo từng hạng mục, khi hoàn thành chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục và hai bên ký biên bản nghiệm thu.
- Tạp vụ và hợp đồng duy trì: nhân sự được tuyển chọn và đào tạo trước khi triển khai, phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor giám sát trực tiếp và phương án nhân sự dự phòng. BPG sử dụng phần mềm chấm công điện tử để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự theo từng ca, chi tiết tại trang cung cấp tạp vụ hằng ngày.
- Cảnh quan, khử khuẩn và kỹ thuật: các nhóm chăm sóc mảng xanh, khử khuẩn và kiểm soát côn trùng, vận hành và bảo trì nhà máy được gom về cùng đầu mối để doanh nghiệp không phải điều phối nhiều bên.
Thông tin tổng hợp về các nhóm dịch vụ có tại trang giải pháp vận hành tòa nhà của BPG Group. Phạm vi cụ thể cho từng cơ sở được thống nhất sau khi BPG khảo sát, để doanh nghiệp chọn nhóm dịch vụ phù hợp thay vì phải ký trọn gói.
Câu hỏi thường gặp về facility management
FM là gì trong công ty?
FM trong công ty là chức năng quản lý vận hành cơ sở vật chất, bảo đảm văn phòng, nhà xưởng, kho bãi luôn sạch, an toàn và hoạt động ổn định. Ở nhiều doanh nghiệp, chức năng này do phòng hành chính hoặc bộ phận bảo trì phụ trách, kết hợp với các nhà thầu dịch vụ bên ngoài.
Facility management và quản lý tòa nhà có giống nhau không?
Facility management có phạm vi rộng hơn quản lý tòa nhà. Quản lý tòa nhà thường chỉ nói về vận hành tòa nhà văn phòng hoặc khu thương mại, còn facility management áp dụng cho mọi loại cơ sở như nhà máy, kho vận, trường học, và gắn với nhu cầu hoạt động chính của doanh nghiệp sử dụng cơ sở đó.
Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê dịch vụ FM không?
Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải thuê trọn gói FM. Với văn phòng hoặc nhà xưởng ít hạng mục, doanh nghiệp có thể thuê riêng tạp vụ hoặc vệ sinh theo đợt, và chỉ cân nhắc mô hình một đầu mối khi số nhà thầu và khu vực cần điều phối tăng lên.
Chi phí dịch vụ FM được tính dựa trên những yếu tố nào?
Chi phí dịch vụ FM phụ thuộc vào số nhóm dịch vụ, diện tích và hiện trạng cơ sở, tần suất từng hạng mục và hình thức làm việc. Với tạp vụ, giá tính theo số nhân sự và hình thức làm việc; làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công được ghi rõ trong báo giá. BPG không công khai đơn giá, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá sau khảo sát.
Có bắt buộc nhà thầu FM phải có chứng nhận ISO 41001 không?
Không. Chứng nhận ISO 41001 là tự nguyện, doanh nghiệp có thể dùng như một tiêu chí tham khảo khi chọn nhà thầu. Ngoài chứng nhận, doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình đang dùng thực tế, hợp đồng và biên bản nghiệm thu của dự án tương tự, và phương án nhân sự dự phòng của nhà thầu.
Liên hệ khảo sát quản lý vận hành cơ sở vật chất
Doanh nghiệp tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai có thể đặt lịch khảo sát không thu phí với BPG Group để xác định các nhóm dịch vụ cần thiết, ranh giới phạm vi và tần suất phù hợp với cơ sở của mình. Báo giá được gửi sau khảo sát và tách theo từng hạng mục, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá.
Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn quản lý vận hành cơ sở vật chất.
