Dịch vụ tạp vụ showroom: phân công theo khu vực và khung giờ đón khách

Dịch vụ tạp vụ showroom là việc bố trí nhân viên vệ sinh làm theo ca để giữ sạch khu trưng bày, vách kính, sàn đá, quầy tư vấn và nhà vệ sinh khách trong suốt giờ mở cửa. Khác với văn phòng, showroom dùng chính không gian trưng bày để bán hàng, nên vết bụi trên kính hay vệt nước trên sàn quanh xe đều lọt vào mắt khách ngay khi bước vào. Theo kinh nghiệm quản lý dự án tạp vụ, rủi ro đáng lo với showroom thường xuất hiện ở các tháng sau khi nhân viên thay đổi, vì người mới chưa được hướng dẫn vùng nào được chạm vào sản phẩm và vùng nào chỉ được vệ sinh xung quanh.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.

Tạp vụ showroom khác tổng vệ sinh theo đợt ở điểm nào

Tạp vụ showroom là nhân sự làm thường xuyên theo ca để duy trì độ sạch mỗi ngày, còn tổng vệ sinh là đợt làm sạch sâu một lần cho những hạng mục mà tạp vụ hằng ngày không đảm nhận. Nhiều chủ showroom gộp hai nhu cầu này khi hỏi báo giá, dẫn tới hợp đồng không ghi rõ việc nào nằm trong ca tạp vụ. Bảng dưới đây giúp bộ phận hành chính tách hai loại việc trước khi làm việc với nhà thầu.

Hình ảnh dưới đây là nhân viên BPG làm việc duy trì trong khu trưng bày, loại việc thuộc ca tạp vụ hằng ngày.

Nhiều showroom cần cả hai hình thức song song, trong đó đợt tổng vệ sinh đưa mặt bằng về trạng thái sẵn sàng đón khách và ca tạp vụ giữ trạng thái đó mỗi ngày. Khi đã tách rõ hai loại việc, bước tiếp theo là xác định ca tạp vụ phải làm những việc gì trong khu trưng bày.

4 nhóm việc tạp vụ trong khu trưng bày showroom

Ca tạp vụ trong khu trưng bày showroom gồm 4 nhóm việc chính: lau sàn và lối đi khách, lau kính, giữ sạch quanh sản phẩm trưng bày, và lau kệ, quầy, nội thất. Đây là khu khách nhìn thấy nhiều nhất nên được ưu tiên trong checklist và trong khung giờ trước khi mở cửa. Ảnh dưới đây tóm tắt 4 nhóm việc theo đúng thứ tự trong ca.

• Lau sàn và lối đi khách: nhân viên lau ẩm sàn đá hoặc gạch bóng trước giờ mở cửa, sau đó trong giờ hoạt động chỉ xử lý vết bẩn phát sinh và đặt biển cảnh báo sàn ướt ở vị trí đang lau.
• Lau kính mặt tiền và vách kính: kính phía trong được gạt theo khung giờ vắng khách, vì vệt nước trên kính dễ thấy khi ánh nắng chiếu vào buổi chiều.
• Giữ sạch quanh sản phẩm trưng bày: nhân viên lau bục và sàn quanh xe hoặc sản phẩm theo đúng vùng đã thống nhất với showroom, không tự ý lau thân xe hay bề mặt sản phẩm khi chưa được hướng dẫn.
• Lau kệ, quầy và nội thất trưng bày: bề mặt gỗ, kim loại mạ và đá được lau bằng khăn sợi mịn với hóa chất phù hợp từng vật liệu để tránh xước và mờ bề mặt.

Bốn nhóm việc trên chỉ chiếm một phần mặt bằng ở các showroom ô tô, xe máy có xưởng dịch vụ và kho phụ tùng đi kèm. Vì vậy, kế hoạch nhân sự cần được lập theo từng khu chức năng thay vì một checklist chung.

Phân công tạp vụ showroom theo từng khu chức năng

Showroom quy mô lớn nên phân công tạp vụ theo từng khu chức năng, mỗi khu có hạng mục, hóa chất và khung giờ riêng. Showroom ô tô thường có khu trưng bày, khu tiếp khách, xưởng dịch vụ, kho phụ tùng và ngoại cảnh trong cùng một mặt bằng, trong khi mức độ bẩn và yêu cầu thẩm mỹ của từng khu khác hẳn nhau. Bảng dưới đây là gợi ý phân công mà bộ phận hành chính có thể dùng làm khung khi trao đổi với nhà thầu.

Hướng dẫn của Kärcher cho đại lý ô tô cũng tách riêng khu showroom, xưởng và khu khách, trong đó xưởng cần thiết bị xử lý dầu mỡ và vệt lốp vì sàn xưởng bẩn dầu dễ gây trơn trượt. Với showroom chỉ có khu trưng bày và văn phòng, bảng phân công có thể rút gọn còn hai khu đầu. Ngược lại, showroom có xưởng và kho đi kèm cần được khảo sát để xác định số nhân sự cho từng khu, thay vì để một người kiêm cả khu trưng bày lẫn xưởng dầu mỡ.

Lưu ý khi vệ sinh gần sản phẩm và vật liệu trưng bày giá trị cao

Khi vệ sinh gần sản phẩm giá trị cao như ô tô, nội thất cao cấp hay thiết bị điện tử, nhân viên tạp vụ phải biết rõ vùng được phép chạm vào và vùng chỉ được vệ sinh xung quanh. Showroom thường dùng kính cường lực, sàn đá bóng, bề mặt kim loại mạ và gỗ phủ sơn, mỗi loại cần hóa chất và dụng cụ riêng. Sai sót thường gặp không đến từ việc thiếu chăm chỉ mà từ thao tác chưa được hướng dẫn, ví dụ dùng khăn sợi thô trên bề mặt mạ hoặc xịt nước lau kính trúng thân xe trưng bày.

• Thống nhất bản đồ vùng chạm trước khi triển khai: showroom nên đánh dấu rõ sản phẩm nào nhân viên tạp vụ không được chạm và việc lau thân xe, màn hình thuộc trách nhiệm của bộ phận nào.
• Chọn hóa chất theo vật liệu: sàn đá cần dung dịch trung tính, kim loại mạ cần khăn sợi mịn, kính cần dung dịch không để lại vệt, để tránh làm mờ hoặc xước bề mặt sau nhiều tháng lau lặp lại.
• Hướng dẫn lại mỗi khi đổi người: người mới vào ca cần được hướng dẫn vùng chạm và quy trình của showroom trước khi làm một mình, vì giai đoạn chuyển giao người là lúc sai sót thao tác dễ xảy ra.
• Quy định trách nhiệm khi có hư hại trong hợp đồng: hai bên nên ghi rõ cách xử lý khi xảy ra hư hại trong lúc vệ sinh ngay từ khi ký, thay vì chờ phát sinh mới thương lượng.

Nhân viên tạp vụ cũng cần nắm tác phong và nguyên tắc ứng xử của nhân viên tạp vụ chuyên nghiệp khi làm việc trong không gian có khách, như nhường lối, không cắt ngang buổi tư vấn và giữ xe đẩy dụng cụ ở vị trí khuất.

Phần lớn các lưu ý trên liên quan trực tiếp tới thời điểm làm việc, vì cùng một thao tác có thể an toàn trước giờ mở cửa nhưng gây phiền cho khách khi làm trong giờ cao điểm.

Sắp xếp giờ vệ sinh theo giờ mở cửa đón khách

Các việc làm sạch kỹ trong showroom nên làm trước giờ mở cửa hoặc sau giờ đóng cửa, còn trong giờ đón khách tạp vụ chỉ làm các thao tác duy trì nhẹ. Cách sắp xếp này giữ cho khu trưng bày luôn sạch và gọn khi khách tham quan, đồng thời tránh tiếng ồn, mùi hóa chất và biển sàn ướt trong lúc tư vấn bán hàng.

• Trước giờ mở cửa: lau toàn bộ sàn khu trưng bày, lau kính phía trong, lau bục và kệ, kiểm tra nhà vệ sinh khách và ngoại cảnh lối vào.
• Trong giờ đón khách: xử lý vết bẩn phát sinh, kiểm tra nhà vệ sinh khách theo lưu lượng, thu gom rác tại quầy tư vấn và khu chờ.
• Sau giờ đóng cửa hoặc ngày tạm nghỉ: các việc cần máy móc như chà sàn diện rộng, đánh bóng lại sàn đá hoặc làm sạch sâu theo đợt.

Showroom bán hàng vào cuối tuần và ngày lễ thường cần ca tạp vụ kéo dài hoặc thêm người trong các ngày này. Phần làm ngoài giờ, ban đêm hay ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, được ghi rõ trong báo giá để showroom chủ động dự toán.

Vệ sinh sau xây dựng và tổng vệ sinh định kỳ cho showroom

Showroom mới hoàn thiện thi công hoặc vừa cải tạo cần một đợt vệ sinh sau xây dựng trước ngày khai trương, sau đó có thể duy trì tổng vệ sinh định kỳ cho các hạng mục nằm ngoài ca tạp vụ. Bụi xây dựng, vết sơn và keo dán bám trên kính, sàn và khung nhôm cần máy móc và hóa chất chuyên dụng, nên không thể giao cho ca tạp vụ hằng ngày xử lý.

Khi nào showroom cần vệ sinh sau xây dựng

Đợt vệ sinh sau xây dựng nên được đặt lịch sớm trước ngày khai trương, vì đội thi công cần đủ thời gian làm từng hạng mục và hai bên cần thời gian kiểm tra lại trước khi đón khách. Với dịch vụ vệ sinh sau xây dựng, BPG khảo sát hiện trạng không thu phí, gửi báo giá tách theo từng hạng mục, sau đó chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục và cùng doanh nghiệp ký biên bản nghiệm thu khi hoàn thành.

Tổng vệ sinh định kỳ trong quá trình vận hành

Trong quá trình vận hành, nhiều showroom lên lịch tổng vệ sinh định kỳ để xử lý các hạng mục như sàn đá đã xuống độ bóng, đèn chiếu sáng trưng bày và các góc khuất ít động chạm. Sàn đá xuống độ bóng có thể được xử lý bằng đánh bóng sàn đá, thường làm vào ngày showroom tạm đóng cửa vì cần máy móc và thời gian khô.

Sau khi đã nắm phạm vi của ca tạp vụ và các đợt làm sạch sâu, câu hỏi tiếp theo của người phụ trách thường là chi phí được tính theo những yếu tố nào.

Chi phí dịch vụ tạp vụ showroom phụ thuộc vào yếu tố nào

Chi phí dịch vụ tạp vụ showroom được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông. Số nhân sự lại phụ thuộc vào số khu chức năng, giờ mở cửa và lưu lượng khách, nên mỗi showroom có báo giá riêng sau khi khảo sát. Bảng dưới đây liệt kê các yếu tố chính để bộ phận mua hàng chuẩn bị thông tin trước khi hỏi giá.

Đơn giá thực tế chỉ được xác định sau khi khảo sát mặt bằng, vì vậy BPG không đưa một mức giá chung cho mọi showroom. Doanh nghiệp có thể xem thêm các căn cứ tính giá chung trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ, rồi liên hệ báo giá để nhận phương án sát với giờ mở cửa và số khu của showroom.

Cách BPG giữ chất lượng tạp vụ showroom ổn định qua các tháng

BPG giữ chất lượng tạp vụ showroom ổn định bằng cách tuyển chọn và đào tạo nhân sự trước khi triển khai, phân công theo ca và khu vực có supervisor phụ trách, có phương án nhân sự dự phòng và chấm công điện tử theo từng ca. Các bước này nhắm vào nỗi lo thường gặp của người phụ trách showroom, là chất lượng giảm dần khi nhân viên thay đổi hoặc nghỉ đột xuất.

• Tuyển chọn và đào tạo trước khi triển khai: nhân sự được chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp với môi trường làm việc, sau đó được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng theo quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ tại BPG Group.
• Phân công theo ca và khu vực: mỗi nhân viên được giao khu cụ thể, có supervisor phụ trách và giám sát trực tiếp, nên khu trưng bày không bị bỏ trống khi khu khác phát sinh việc.
• Phương án nhân sự dự phòng: khi nhân viên nghỉ đột xuất, BPG có phương án nhân sự dự phòng để dịch vụ tiếp tục, thay vì để showroom tự xoay xở.
• Chấm công điện tử và đánh giá định kỳ: showroom theo dõi được tần suất và nhân sự từng ca qua chấm công điện tử, đồng thời kết quả công việc và phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ.

Mô hình “Một điểm đến, đa dịch vụ” của BPG cho phép showroom làm việc với một đầu mối cho cả tạp vụ hằng ngày, vệ sinh sau xây dựng và các đợt làm sạch sâu. Với showroom nằm trong trung tâm thương mại, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ tạp vụ trung tâm thương mại để so sánh cách bố trí nhân sự theo lưu lượng khách.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng tạp vụ showroom có bao gồm vệ sinh sau xây dựng không?

Không, vì tạp vụ hằng ngày và vệ sinh sau xây dựng là hai loại dịch vụ khác nhau về hình thức làm việc và căn cứ tính giá. Tạp vụ tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, còn vệ sinh sau xây dựng được báo giá tách theo từng hạng mục. Nếu showroom cần cả hai, nên đề nghị nhà thầu báo giá riêng từng phần ngay từ đầu để tránh chi phí ngoài dự toán.

Khi nhân viên tạp vụ nghỉ đột xuất thì showroom có bị bỏ trống không?

BPG có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục khi nhân viên nghỉ đột xuất. Người thay thế được phân công theo ca và khu vực, có supervisor phụ trách. Showroom nên đề nghị nhà thầu nêu rõ cách bổ sung người thay thế và cách hướng dẫn người mới về vùng chạm sản phẩm ngay trong hợp đồng.

Tạp vụ có lau thân xe trưng bày trong showroom ô tô không?

Việc này cần được thống nhất trước trong bản đồ vùng chạm, vì nhiều showroom giao việc chăm sóc thân xe cho bộ phận riêng. Ca tạp vụ thường lo sàn, bục, kính và khu vực xung quanh xe. Nếu showroom muốn giao thêm việc lau thân xe, hai bên nên ghi rõ phạm vi, dụng cụ và hóa chất được dùng trong hợp đồng.

Làm ngoài giờ hoặc ngày lễ có tính thêm phí không?

Có thể, vì làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công. Khoản này được ghi rõ trong báo giá để showroom dự toán trước. Showroom bán hàng mạnh vào cuối tuần nên báo lịch cao điểm khi khảo sát để nhà thầu tính đúng số nhân sự.

Showroom có xưởng dịch vụ có cần thuê đơn vị riêng cho khu xưởng không?

Không nhất thiết, một nhà thầu có thể đảm nhận cả khu trưng bày và khu xưởng nếu bố trí nhân sự, hóa chất và quy trình riêng cho từng khu. Khu xưởng có dầu mỡ nên không nên để cùng một người vừa lau xưởng vừa lau khu trưng bày trong cùng ca. Gộp chung một đầu mối giúp showroom giám sát chất lượng và chi phí dễ hơn.

Nhận khảo sát và báo giá tạp vụ showroom

Showroom cần phân biệt rõ ca tạp vụ duy trì hằng ngày với các đợt làm sạch sâu, sau đó phân công theo khu chức năng và giờ mở cửa để khu trưng bày luôn sẵn sàng đón khách. BPG Group khảo sát hiện trạng mặt bằng trước khi báo giá, đề xuất số nhân sự và checklist theo từng khu, rồi gửi báo giá phù hợp với lịch vận hành của showroom. Liên hệ hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để nhận báo giá.