Dịch vụ tạp vụ siêu thị: công việc theo khu vực và mô hình nhân sự

Dịch vụ tạp vụ siêu thị là việc cung ứng nhân sự giữ sạch mặt bằng bán lẻ trong suốt giờ mở cửa, gồm lau sàn lối đi, xử lý hàng đổ vỡ, giữ sạch quầy thu ngân, vệ sinh khu hàng tươi sống, nhà vệ sinh và lối đi trong kho. Điểm khác của siêu thị so với các mặt bằng bán lẻ khác là có khu thực phẩm tươi sống và nhịp bẩn tăng mạnh theo giờ cao điểm mua sắm, nên đội tạp vụ phải được bố trí theo khu vực và theo khung giờ. Với hợp đồng tạp vụ dài hạn, điều siêu thị hay gặp nhất là chất lượng giảm dần ở các tháng sau, khi người cũ nghỉ, người mới chưa được hướng dẫn khu tươi sống và mùa cao điểm đến mà không có người tăng cường.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.

Công việc tạp vụ siêu thị theo từng khu vực

Công việc tạp vụ siêu thị được chia theo khu vực, vì lối đi giữa kệ, quầy thu ngân, khu tươi sống, nhà vệ sinh và kho phía sau có loại chất bẩn và mức độ ưu tiên khác nhau. Một bảng việc chung cho cả siêu thị thường khiến khu thanh toán bị bỏ quên vào giờ đông khách, hoặc khu tươi sống chỉ được lau vào cuối ngày. Hình dưới đây là nhân viên tạp vụ lau sàn lối đi siêu thị, có biển cảnh báo sàn ướt đặt bên cạnh.

Bảng dưới đây tóm tắt đầu việc chính và thời điểm cần chú ý ở từng khu vực.

Mức ưu tiên giữa các khu vực còn thay đổi theo giờ trong ngày, nên bảng việc của tạp vụ siêu thị cần ghi cả khung giờ chứ không chỉ ghi đầu việc. Để làm được điều đó, siêu thị trước hết cần hiểu mô hình tạp vụ của mình khác gì so với các loại mặt bằng bán lẻ khác.

Tạp vụ siêu thị khác gì tạp vụ trung tâm thương mại và showroom

Tạp vụ siêu thị phụ trách toàn bộ mặt bằng của một đơn vị vận hành, có khu thực phẩm tươi sống, trong khi tạp vụ trung tâm thương mại chỉ phụ trách khu vực chung và tạp vụ showroom tập trung vào khu trưng bày. Ở trung tâm thương mại, mỗi gian hàng tự lo vệ sinh bên trong, còn đội tạp vụ trung tâm thương mại do ban quản lý thuê chỉ làm sảnh, hành lang, khu ẩm thực và nhà vệ sinh chung. Với dịch vụ tạp vụ showroom, trọng tâm là giữ sạch bụi trên sản phẩm và bề mặt trưng bày cao cấp.

Do có khu tươi sống, tạp vụ siêu thị cần thêm hướng dẫn về hóa chất được dùng gần thực phẩm và cách xử lý rác thực phẩm, là những nội dung tạp vụ văn phòng hay showroom ít gặp. Người mới tìm hiểu nghề có thể đọc bài tạp vụ là gì để nắm phần tổng quan. Sự khác biệt này cũng quyết định cách chọn mô hình nhân sự cho từng siêu thị.

Chọn tạp vụ siêu thị theo giờ, theo ca hay kết hợp

Siêu thị mini và cửa hàng tiện lợi thường phù hợp với tạp vụ theo giờ vào khung cao điểm, còn siêu thị lớn cần tạp vụ theo ca phủ hết giờ mở cửa, và nhiều siêu thị chọn kết hợp cả hai. Lựa chọn nên dựa trên diện tích, giờ mở cửa và mật độ khách thực tế, vì đây là các yếu tố quyết định số lần phát sinh sự cố như sàn ướt hay hàng đổ vỡ trong ngày. Bảng dưới đây so sánh ba mô hình theo loại siêu thị phù hợp và điểm cần lưu ý khi áp dụng.

Với mô hình kết hợp, ca sớm trước giờ mở cửa thường dành cho chà sàn diện rộng bằng máy, vì lúc này lối đi vắng khách và sàn có thời gian khô trước khi khách vào. Hình dưới đây là nhân viên vận hành máy chà sàn ngồi lái ở lối đi siêu thị.

Dù chọn mô hình nào, siêu thị cũng cần đặt thêm hai yêu cầu an toàn mà các loại mặt bằng khác ít gặp.

2 yêu cầu an toàn đặc thù khi làm tạp vụ siêu thị

Hai yêu cầu an toàn đặc thù của tạp vụ siêu thị là giữ an toàn thực phẩm ở khu hàng tươi sống và phối hợp với bộ phận an ninh khi làm việc giữa các kệ hàng. Cả hai yêu cầu đều liên quan đến rủi ro riêng của bán lẻ thực phẩm, nên siêu thị nên trao đổi kỹ với đơn vị cung ứng trước khi triển khai. Hình dưới đây tóm tắt hai yêu cầu này.

An toàn thực phẩm ở khu hàng tươi sống

Nhân viên tạp vụ làm ở khu tươi sống cần được hướng dẫn riêng về hóa chất được dùng gần thực phẩm, dụng cụ dùng riêng cho khu này và cách thu gom rác thực phẩm để không phát sinh mùi hay thu hút côn trùng. Hóa chất vệ sinh nên có bảng chỉ dẫn an toàn (MSDS) để siêu thị lưu hồ sơ, tương tự quy định của Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Hoa Kỳ (OSHA) tại điều 1910.1200(g)(8) về việc giữ bảng chỉ dẫn an toàn ở nơi người lao động tiếp cận được trong mỗi ca. Cách lưu và kiểm soát hóa chất được trình bày chi tiết trong bài quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit. Khi khu tươi sống có dấu hiệu côn trùng, siêu thị nên kết hợp thêm dịch vụ khử khuẩn và kiểm soát côn trùng thay vì chỉ tăng tần suất lau dọn.

Phối hợp với an ninh khi làm việc giữa kệ hàng

Nhân viên tạp vụ di chuyển giữa các kệ hàng suốt giờ mở cửa, nên siêu thị cần thống nhất với đơn vị cung ứng quy tắc làm việc gần hàng hóa để tránh hiểu lầm về thất thoát. Nhân viên tạp vụ không tự ý di chuyển hay sắp xếp lại hàng trên kệ khi việc đó không thuộc phạm vi công việc, và cần báo nhân viên siêu thị khi phải làm sạch khu vực có hàng giá trị cao. Các nguyên tắc này nên được đưa vào phần tác phong và nguyên tắc ứng xử của nhân viên tạp vụ và phổ biến ngay từ buổi đầu nhận việc.

Hai yêu cầu trên càng quan trọng hơn vào mùa cao điểm, khi siêu thị thường phải bổ sung người mới chưa quen mặt bằng.

Tăng cường tạp vụ siêu thị vào mùa cao điểm mua sắm

Siêu thị cần tăng cường tạp vụ vào dịp Tết, các đợt khuyến mãi lớn và cuối tuần mùa lễ, vì lượng khách, lượng hàng luân chuyển và rác bao bì đều tăng nhanh trong thời gian ngắn. Nếu chỉ dựa vào đội cố định, nhân viên sẽ quá tải và các khu ít được chú ý như kho phía sau hay nhà vệ sinh thường bị làm sơ sài trước. Để chủ động, siêu thị nên thống nhất trước với nhà thầu các điểm sau.

• Siêu thị gửi lịch khuyến mãi và lịch nghỉ lễ cho nhà thầu từ sớm, để giám sát có thời gian bố trí và hướng dẫn người tăng cường.
• Hai bên ghi rõ trong báo giá cách tính phần nhân sự tăng cường, làm ngoài giờ, ban đêm hay ngày lễ, tách riêng khỏi phần hợp đồng cố định.
• Người tăng cường được giao các khu ít rủi ro như kho, bãi xe hoặc thu gom carton, còn khu tươi sống vẫn do nhân viên đã quen khu vực phụ trách.

Cách sắp xếp người mới vào khu ít rủi ro là kinh nghiệm thường dùng trong vận hành, giúp giữ ổn định khu tươi sống đúng lúc siêu thị đông khách nhất. Đây cũng là lý do nhiều siêu thị chọn thuê ngoài tạp vụ thay vì tự tuyển nhân sự, vì việc tự tuyển thêm người mỗi mùa cao điểm tốn nhiều thời gian.

Cách BPG Group tổ chức dịch vụ tạp vụ hằng ngày cho mặt bằng bán lẻ

BPG Group cung ứng tạp vụ hằng ngày theo mô hình nhân sự thường trực, có phân ca, phân khu vực, supervisor giám sát và chấm công điện tử theo ca. Nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe và mức độ phù hợp với môi trường làm việc, sau đó được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng trước khi triển khai. Các điểm chính trong cách BPG tổ chức một hợp đồng tạp vụ hằng ngày gồm:

• Khảo sát hiện trạng trước khi báo giá: BPG khảo sát mặt bằng để đề xuất số người, số ca và khu vực phụ trách theo thực tế.
• Đào tạo theo đặc thù khu vực: ngoài đào tạo chung, nhân sự được đào tạo thêm theo đặc thù dự án, trong đó có khu vực thực phẩm.
• Phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor: mỗi khu có người phụ trách rõ ràng và có supervisor giám sát trực tiếp.
• Phương án nhân sự dự phòng: BPG có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục khi có nhân viên nghỉ.
• Theo dõi và đánh giá: khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự qua chấm công điện tử theo ca, kết quả công việc và phản hồi được đánh giá định kỳ.

Chi tiết mô hình có ở trang dịch vụ cung ứng tạp vụ hằng ngày và trang giải pháp cho ngành bán lẻ, trung tâm thương mại. Phần tiếp theo giúp siêu thị dự trù chi phí trước khi mời nhà thầu báo giá.

Chi phí dịch vụ tạp vụ siêu thị phụ thuộc vào yếu tố nào

Chi phí dịch vụ tạp vụ siêu thị được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông, nên mỗi siêu thị có mức chi phí riêng sau khi khảo sát. Diện tích, giờ mở cửa và việc có khu tươi sống hay không là các đầu vào để tính số người và số ca cần bố trí. BPG không công khai đơn giá, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá. Bảng dưới đây liệt kê các yếu tố chính.

Cách tính giá chung cho các mô hình tạp vụ có trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ. Bên cạnh chi phí, siêu thị cũng nên biết trước những lỗi hay gặp khi làm tạp vụ trong giờ mở cửa để đưa vào bảng việc ngay từ đầu.

Những lỗi thường gặp khi làm tạp vụ siêu thị trong giờ mở cửa

Những lỗi thường gặp khi làm tạp vụ siêu thị gồm lau sàn mà không đặt biển cảnh báo, dùng chung dụng cụ giữa khu tươi sống và nhà vệ sinh, chà sàn bằng máy vào giờ đông khách và để carton tồn ở lối đi kho. Phần lớn các lỗi này xuất phát từ việc nhân viên mới chưa được hướng dẫn theo khu vực, chứ không phải do thiếu dụng cụ. Các lỗi và cách phòng tránh được nêu dưới đây.

• Lau sàn không đặt biển cảnh báo: sàn ướt ở lối đi đông khách dễ gây trượt ngã, nên nhân viên cần đặt biển cảnh báo trước khi lau và chỉ cất biển khi sàn đã khô.
• Dùng chung dụng cụ giữa các khu: khăn và cây lau dùng ở nhà vệ sinh không được mang sang khu tươi sống, vì vậy dụng cụ nên được tách theo màu cho từng khu.
• Chà sàn bằng máy vào giờ đông khách: máy chà sàn làm ướt một diện tích lớn và cản lối đi, nên việc chà sàn diện rộng nên dời sang ca sớm hoặc sau giờ đóng cửa.
• Để carton và bao bì tồn ở lối đi kho: thùng rỗng chất đống làm hẹp lối đi và cản xe nâng, nên việc gom carton cần nằm trong bảng việc sau mỗi đợt nhận hàng.

Cách hạn chế các lỗi trên là đưa từng điểm vào hướng dẫn công việc theo khu vực và đào tạo người mới trước khi giao khu, theo quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ. Khi bảng việc đã ghi rõ khu vực và khung giờ như ở phần đầu bài, siêu thị cũng dễ kiểm tra chất lượng tạp vụ hơn.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ tạp vụ siêu thị

Siêu thị có thể yêu cầu đổi nhân viên tạp vụ không?

Có. Siêu thị có thể yêu cầu đổi nhân viên khi không hài lòng về chất lượng hoặc tác phong làm việc. Doanh nghiệp nên ghi cách xử lý yêu cầu đổi người và thời gian bố trí người thay thế do nhà thầu đề xuất vào hợp đồng để có căn cứ theo dõi.

Ai cung cấp hóa chất vệ sinh cho khu hàng tươi sống?

Hóa chất vệ sinh thường do đơn vị cung ứng tạp vụ chuẩn bị, nhưng hai bên cần thống nhất danh sách hóa chất được dùng gần khu thực phẩm ngay từ đầu. Siêu thị nên yêu cầu bảng chỉ dẫn an toàn (MSDS) của từng loại hóa chất để đối chiếu với quy định an toàn thực phẩm nội bộ.

Nhân viên tạp vụ siêu thị có cần biết dùng máy chà sàn không?

Có, với siêu thị diện tích lớn, nhân viên tạp vụ nên biết vận hành máy chà sàn hoặc máy hút bụi công nghiệp để làm kịp trong khung giờ ngoài giờ mở cửa. Nhân sự của BPG Group được đào tạo về thiết bị và an toàn lao động trước khi triển khai.

Nhà vệ sinh siêu thị nên được kiểm tra như thế nào?

Nhà vệ sinh siêu thị nên được kiểm tra theo vòng trong suốt giờ mở cửa, dày hơn vào buổi tối, cuối tuần và các đợt khuyến mãi. Mỗi vòng kiểm tra gồm lau sàn, lavabo, bồn cầu, bổ sung giấy và xà phòng, và nhân viên ghi giờ kiểm tra để giám sát theo dõi.

Tạp vụ siêu thị có làm vệ sinh kho hàng phía sau không?

Có, nếu kho phía sau được ghi trong phạm vi hợp đồng. Đầu việc ở kho thường gồm quét lối đi giữa các pallet, gom carton và bao bì sau mỗi đợt nhận hàng, và giữ khu tập kết rác gọn gàng.

Liên hệ BPG Group để khảo sát tạp vụ siêu thị

Siêu thị cần đơn vị cung ứng tạp vụ có thể gửi địa chỉ, diện tích, giờ mở cửa và các khu vực cần phụ trách cho BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn. BPG sẽ sắp lịch khảo sát và gửi đề xuất nhân sự theo khu vực, theo ca kèm báo giá chi tiết.