Thuê một nhà thầu hay nhiều nhà thầu cho vận hành cơ sở vật chất: so sánh và cách chọn

Thuê một nhà thầu theo mô hình một đầu mối phù hợp với cơ sở có nhiều nhóm dịch vụ và ít người điều phối, còn thuê nhiều nhà thầu riêng phù hợp khi doanh nghiệp có đội quản lý cơ sở vật chất đủ thời gian và cần đơn vị chuyên sâu cho từng hạng mục. Không mô hình nào tốt hơn trong mọi trường hợp, vì kết quả phụ thuộc vào số hạng mục, năng lực điều phối nội bộ và cách hợp đồng phân định trách nhiệm. Bài viết dưới đây so sánh hai mô hình theo từng tiêu chí, chỉ ra các vùng giáp ranh dễ phát sinh tranh chấp và những điểm doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi quyết định.

Với người phụ trách hành chính hoặc quản lý nhà máy, điều đáng lo khi giao việc cho nhà thầu không nằm ở chất lượng tháng đầu mà ở chỗ khi có sự cố, không rõ bên nào chịu trách nhiệm, hoặc người làm thực tế đã đổi sang một nhà thầu phụ mà doanh nghiệp không được báo. BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, triển khai vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát côn trùng, vận hành và bảo trì kỹ thuật cho doanh nghiệp qua một đầu mối.

Mô hình một đầu mối và mô hình nhiều nhà thầu khác nhau thế nào

Mô hình một đầu mối là cách doanh nghiệp ký với một nhà thầu để điều phối nhiều nhóm dịch vụ, còn mô hình nhiều nhà thầu là cách doanh nghiệp ký riêng từng hợp đồng cho từng hạng mục như vệ sinh, tạp vụ, cảnh quan, kiểm soát côn trùng và bảo trì kỹ thuật. Trong ngành quản lý vận hành cơ sở vật chất (FM, Facility Management), mô hình một đầu mối còn được gọi là IFM (Integrated Facility Management, quản lý cơ sở vật chất tích hợp). Khái niệm FM và các nhóm dịch vụ trong FM được giải thích chi tiết trong bài facility management là gì.

Ảnh dưới đây tóm tắt tình huống phù hợp với từng mô hình để doanh nghiệp đối chiếu nhanh với cơ sở của mình.

Hai mô hình khác nhau rõ nhất ở số hợp đồng phải quản lý, người chịu trách nhiệm khi có sự cố và chi phí điều phối nội bộ, như bảng so sánh dưới đây.

Bảng trên cho thấy mỗi mô hình đổi một loại rủi ro lấy một loại lợi ích, nên doanh nghiệp cần nhìn vào đặc điểm cơ sở của mình thay vì chỉ so sánh tổng giá trị báo giá. Năm tiêu chí ở phần dưới giúp người phụ trách đưa ra quyết định có căn cứ để trình cấp trên.

5 tiêu chí để chọn giữa một nhà thầu và nhiều nhà thầu

Năm tiêu chí quyết định nên thuê một nhà thầu hay nhiều nhà thầu gồm số nhóm dịch vụ và khu vực, thời gian điều phối của đội nội bộ, độ chuyên sâu kỹ thuật của từng hạng mục, yêu cầu hồ sơ khi khách hàng audit và tổng chi phí thực tế. Khi phần lớn tiêu chí nghiêng về một phía, doanh nghiệp có thể chọn mô hình đó với lý do rõ ràng thay vì quyết định theo cảm tính.

Ảnh dưới đây tóm tắt 5 tiêu chí theo đúng thứ tự trình bày trong bài.

• Số nhóm dịch vụ và số khu vực: cơ sở chỉ cần một hoặc hai hạng mục như tạp vụ văn phòng và vệ sinh theo đợt có thể ký riêng từng nhà thầu mà không tốn nhiều công điều phối, trong khi nhà máy có văn phòng, khu sản xuất, kho, sân vườn và hệ thống kỹ thuật sẽ có lợi hơn khi gom về một đầu mối.
• Thời gian điều phối của đội nội bộ: nếu trưởng phòng hành chính đang kiêm nhiệm nhiều việc khác, mỗi hợp đồng thêm vào đồng nghĩa với thêm một lịch làm việc, một kênh nhận phản hồi và một bộ biên bản cần theo dõi.
• Độ chuyên sâu kỹ thuật của hạng mục: các hạng mục kỹ thuật cần chuyên môn riêng, doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực của nhà thầu đầu mối ở đúng hạng mục đó, và có thể giữ đơn vị chuyên trách đang làm tốt thay vì gom tất cả vào một hợp đồng.
• Yêu cầu hồ sơ khi khách hàng audit: nhà máy thường xuyên đón đoàn audit của khách hàng cần một bộ hồ sơ vệ sinh, hóa chất và nhân sự thống nhất, việc này dễ chuẩn bị hơn khi các nhóm dịch vụ cùng dùng một hệ thống biểu mẫu.
• Tổng chi phí thực tế: khi so sánh, doanh nghiệp nên cộng cả thời gian nhân sự nội bộ dành cho việc điều phối và xử lý phát sinh, vì phần chi phí này không xuất hiện trong báo giá của nhà thầu nào.

Trong kinh nghiệm quản lý dự án FM, tiêu chí bị bỏ qua nhiều nhất là thời gian điều phối nội bộ, vì nó không có dòng riêng trong ngân sách nhưng lại quyết định chất lượng dịch vụ ở các tháng sau. Khi doanh nghiệp vẫn chọn nhiều nhà thầu, việc cần làm tiếp theo là xử lý các vùng giáp ranh giữa các hợp đồng.

Vùng giáp ranh trách nhiệm khi thuê nhiều nhà thầu

Vùng giáp ranh là những hạng mục nằm giữa phạm vi của hai nhà thầu, nơi sự cố dễ bị bỏ sót vì mỗi bên chỉ làm đúng phần việc ghi trong hợp đồng của mình. Doanh nghiệp không cần tránh mô hình nhiều nhà thầu vì lý do này, nhưng cần liệt kê trước các vùng giáp ranh và ghi rõ bên chịu trách nhiệm trong từng hợp đồng.

Bảng dưới đây liệt kê các vùng giáp ranh thường gặp ở nhà máy, kho và tòa nhà văn phòng, kèm nội dung nên ghi trong hợp đồng.

Ví dụ ở dự án vệ sinh văn phòng nhà máy Siemens, phạm vi của BPG là khu văn phòng trong nhà máy, nên ranh giới với các khu vực khác của nhà máy cần được thống nhất ngay từ khi khảo sát. Ngoài ra, mẫu hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp có sẵn phần mô tả phạm vi để doanh nghiệp tham khảo khi soạn điều khoản phân định. Với doanh nghiệp nghiêng về mô hình một đầu mối, rủi ro chuyển từ vùng giáp ranh sang năng lực thật của chính nhà thầu được chọn.

Doanh nghiệp cần kiểm tra gì khi chọn mô hình một đầu mối

Khi chọn mô hình một đầu mối, doanh nghiệp cần kiểm tra năng lực thật của nhà thầu ở từng nhóm dịch vụ, việc sử dụng nhà thầu phụ, người điều phối chung, cách tách báo giá và phương án nhân sự dự phòng. Vì người phụ trách mua dịch vụ là người đã ký chọn và phải giải trình khi dịch vụ có vấn đề, các điểm này nên được yêu cầu bằng văn bản hoặc giấy tờ kiểm chứng được.

Ảnh dưới đây là danh sách rút gọn các điểm doanh nghiệp nên đối chiếu với hồ sơ của nhà thầu.

• Năng lực thật ở từng nhóm dịch vụ: doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu cung cấp hợp đồng và biên bản nghiệm thu của dự án tương tự cho từng nhóm như vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát côn trùng, thay vì chỉ xem danh sách tên khách hàng. Cách đọc một biên bản đạt yêu cầu được trình bày trong bài biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp.
• Kê khai nhà thầu phụ: hợp đồng nên ghi rõ nhóm dịch vụ nào nhà thầu tự thực hiện, nhóm nào giao cho nhà thầu phụ, và nghĩa vụ báo trước khi thay đổi, để người làm thực tế không bị đổi mà doanh nghiệp không biết.
• Một người điều phối chung: doanh nghiệp nên biết tên người phụ trách phía nhà thầu nhận mọi phản hồi và người giám sát trực tiếp ở từng khu vực, vì đây chính là lợi ích lớn nhất của mô hình một đầu mối.
• Báo giá tách theo hạng mục: dù ký chung một hợp đồng, báo giá nên tách riêng từng nhóm dịch vụ, việc làm ngoài giờ, việc định kỳ và vật tư tiêu hao, để doanh nghiệp so sánh được và tránh chi phí phát sinh ngoài dự toán.
• Phương án nhân sự dự phòng: với các nhóm dịch vụ có nhân sự thường trực như tạp vụ, doanh nghiệp nên hỏi cách nhà thầu bố trí người thay khi nhân viên nghỉ đột xuất và cách theo dõi nhân sự theo từng ca.

Các điểm kiểm tra trên giúp doanh nghiệp tận dụng được lợi ích của một đầu mối mà vẫn giữ quyền kiểm soát chất lượng ở từng hạng mục. Tiêu chí đánh giá năng lực chung của nhà thầu vệ sinh có thể tham khảo thêm trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín.

Chuyển dần sang một đầu mối theo từng nhóm dịch vụ

Doanh nghiệp đang thuê nhiều nhà thầu không cần chuyển toàn bộ sang một đầu mối cùng lúc, mà có thể gom dần từng nhóm dịch vụ theo thời điểm các hợp đồng cũ hết hạn. Cách làm này còn được gọi là mô hình kết hợp, giúp doanh nghiệp đánh giá nhà thầu mới ở một nhóm dịch vụ trước khi giao thêm.

• Lập danh sách hợp đồng hiện có: ghi rõ hạng mục, nhà thầu, ngày hết hạn và các vùng giáp ranh của từng hợp đồng, để xác định nhóm nào có thể chuyển trước.
• Bắt đầu từ nhóm nhiều nhân sự: vệ sinh và tạp vụ thường chiếm phần lớn nhân sự và phản hồi hằng ngày, nên gom hai nhóm này trước sẽ giảm nhiều nhất công điều phối nội bộ.
• Giữ lại đơn vị chuyên trách đang làm tốt: với hạng mục kỹ thuật đang vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể giữ nguyên hợp đồng và yêu cầu nhà thầu đầu mối phối hợp lịch làm việc.
• Thống nhất tiêu chí đánh giá ngay từ đầu: hai bên nên chốt cách đánh giá định kỳ cho nhóm dịch vụ đầu tiên, rồi dùng kết quả đó làm căn cứ khi quyết định giao thêm nhóm khác.

Việc chuyển dần cũng giúp người phụ trách có số liệu thực tế để trình cấp trên, thay vì chỉ dựa trên cam kết trong hồ sơ năng lực. Dù vậy, khi so sánh hai mô hình, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp một số hiểu lầm khiến quyết định ban đầu bị lệch.

Những hiểu lầm khi so sánh một nhà thầu và nhiều nhà thầu

Hiểu lầm phổ biến nhất là cho rằng thuê một nhà thầu luôn đắt hơn và thuê nhiều nhà thầu luôn chuyên sâu hơn, trong khi thực tế cả hai nhận định đều phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tính chi phí và kiểm tra năng lực. Các hiểu lầm dưới đây thường xuất hiện khi doanh nghiệp chỉ so sánh tổng giá trị trên báo giá.

• Một đầu mối luôn đắt hơn: báo giá trọn gói có thể cao hơn tổng các báo giá rời, nhưng phép so sánh này chưa tính thời gian nhân sự nội bộ dành cho điều phối và xử lý sự cố giáp ranh.
• Nhiều nhà thầu luôn chuyên sâu hơn: một nhà thầu chuyên một hạng mục chưa chắc có quy trình và biểu mẫu tốt hơn, nên doanh nghiệp vẫn cần xem hồ sơ thực tế của từng bên.
• Ký một đầu mối là không cần giám sát: doanh nghiệp vẫn cần một người nhận báo cáo và đánh giá định kỳ, chỉ khác ở chỗ người đó làm việc với một đối tác thay vì nhiều đối tác. Vai trò giám sát được trình bày trong bài giám sát vệ sinh công nghiệp là gì.
• Một đầu mối nghĩa là phải ký mọi dịch vụ: doanh nghiệp có thể chọn những nhóm dịch vụ cần thiết sau khảo sát, không bắt buộc ký trọn gói.

Hiểu đúng các điểm trên giúp doanh nghiệp đặt hai mô hình lên cùng một thước đo và chọn đúng mô hình cho giai đoạn hiện tại. Phần dưới đây mô tả cách BPG Group triển khai mô hình một đầu mối cho khách hàng doanh nghiệp.

BPG Group triển khai mô hình một đầu mối như thế nào

BPG Group triển khai mô hình “Một điểm đến, đa dịch vụ”, gom vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát côn trùng, vận hành và bảo trì kỹ thuật về một đầu mối cho nhà máy, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI, Foreign Direct Investment), kho vận, tòa nhà văn phòng, trường học và trung tâm thương mại. BPG Group khởi đầu từ thương hiệu thành viên Home Services thành lập năm 2018 và tập trung nguồn lực tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai.

• Việc làm theo đợt như tổng vệ sinh, vệ sinh sau xây dựng: BPG khảo sát hiện trạng không thu phí, gửi báo giá tách theo từng hạng mục, chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục khi hoàn thành và hai bên ký biên bản nghiệm thu.
• Tạp vụ và hợp đồng duy trì: nhân sự được tuyển chọn và đào tạo trước khi triển khai, phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor giám sát trực tiếp và phương án nhân sự dự phòng. BPG sử dụng phần mềm chấm công điện tử để khách hàng theo dõi tần suất và nhân sự theo từng ca, chi tiết tại trang cung cấp tạp vụ hằng ngày.
• Cảnh quan, khử khuẩn và kỹ thuật: các nhóm chăm sóc mảng xanh, khử khuẩn và kiểm soát côn trùng và vận hành, bảo trì nhà máy được điều phối qua cùng đầu mối.

Thông tin tổng hợp về các nhóm dịch vụ có tại trang giải pháp vận hành tòa nhà của BPG Group. Phạm vi cụ thể cho từng cơ sở được thống nhất sau khảo sát, để doanh nghiệp chọn nhóm dịch vụ phù hợp thay vì phải ký trọn gói.

Câu hỏi thường gặp về thuê một nhà thầu hay nhiều nhà thầu

Thuê một nhà thầu trọn gói có rẻ hơn thuê nhiều nhà thầu không?

Không có câu trả lời chung, vì tổng chi phí phụ thuộc vào số nhóm dịch vụ, hiện trạng cơ sở, tần suất và hình thức làm việc. Khi so sánh, doanh nghiệp nên cộng thêm thời gian nhân sự nội bộ dành cho điều phối nhiều nhà thầu. BPG không công khai đơn giá, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá sau khảo sát.

Mô hình một đầu mối có bắt buộc ký tất cả dịch vụ không?

Không. Doanh nghiệp có thể chọn những nhóm dịch vụ cần thiết sau khảo sát và gom thêm dần khi các hợp đồng cũ hết hạn. Cách làm này giúp doanh nghiệp đánh giá nhà thầu ở một nhóm dịch vụ trước khi giao thêm.

Nhà thầu một đầu mối có được giao lại việc cho nhà thầu phụ không?

Việc dùng nhà thầu phụ phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa hai bên. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu kê khai nhóm dịch vụ nào giao cho nhà thầu phụ và nghĩa vụ báo trước khi thay đổi, đồng thời ghi rõ nhà thầu chính vẫn chịu trách nhiệm với toàn bộ phạm vi đã ký.

Ai chịu trách nhiệm khi sự cố xảy ra ở khu vực giáp ranh?

Trách nhiệm được xác định theo phạm vi ghi trong từng hợp đồng. Với mô hình nhiều nhà thầu, doanh nghiệp nên lập bảng phân định các vùng giáp ranh như máng xối, miệng gió, rãnh thoát nước ngay từ khi ký, còn với mô hình một đầu mối, nhà thầu đầu mối chịu trách nhiệm điều phối trong phạm vi đã ký.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn mô hình nào?

Doanh nghiệp nhỏ có một hoặc hai hạng mục thường phù hợp với việc thuê riêng từng nhà thầu, ví dụ tạp vụ văn phòng và vệ sinh theo đợt. Khi số khu vực và nhóm dịch vụ tăng lên, mô hình một đầu mối giúp giảm công điều phối của đội hành chính.

Có tiêu chuẩn quốc tế nào về quản lý cơ sở vật chất không?

Có. Tiêu chuẩn ISO 41001 quy định yêu cầu đối với hệ thống quản lý cơ sở vật chất, giúp tổ chức xây dựng và duy trì hoạt động FM một cách nhất quán. Chứng nhận này là tự nguyện, doanh nghiệp có thể dùng như một tiêu chí tham khảo bên cạnh hồ sơ dự án thực tế của nhà thầu.

Liên hệ khảo sát mô hình vận hành cơ sở vật chất

Doanh nghiệp tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai có thể đặt lịch khảo sát không thu phí với BPG Group để xác định các nhóm dịch vụ nên gom về một đầu mối, các vùng giáp ranh cần phân định và tần suất phù hợp với cơ sở. Báo giá được gửi sau khảo sát và tách theo từng hạng mục, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá.

Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn mô hình quản lý vận hành cơ sở vật chất phù hợp.