Vệ sinh văn phòng là việc duy trì sạch khu làm việc, khu dùng chung và nhà vệ sinh trong suốt ngày làm việc, kết hợp với các đợt làm sâu theo lịch như đánh bóng sàn, giặt thảm và giặt ghế. Doanh nghiệp có thể tự tuyển người làm hoặc thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng từ nhà thầu chuyên nghiệp để có nhân sự đã được đào tạo, có giám sát và có phương án thay người khi cần. Với hợp đồng dài hạn, rủi ro doanh nghiệp thường gặp không nằm ở tuần đầu triển khai mà ở các tháng sau, khi nhân sự thay đổi liên tục và người mới vào làm chưa được hướng dẫn theo quy trình riêng của văn phòng.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.
Dịch vụ vệ sinh văn phòng gồm những hạng mục nào
Dịch vụ vệ sinh văn phòng của BPG Group gồm 3 nhóm hạng mục: tạp vụ hằng ngày, tổng vệ sinh định kỳ và vệ sinh các hạng mục đặc thù như thảm, ghế. Mỗi văn phòng có nhu cầu khác nhau về tần suất và mức độ làm sạch, vì vậy doanh nghiệp có thể chọn một nhóm hoặc kết hợp nhiều nhóm theo hiện trạng mặt bằng mà không cần ký hợp đồng trọn gói.
Hình dưới đây tóm tắt 3 nhóm hạng mục trong dịch vụ dọn vệ sinh văn phòng và các đầu việc tiêu biểu của từng nhóm.
Tạp vụ văn phòng hằng ngày
Tạp vụ văn phòng hằng ngày là phần việc duy trì vệ sinh xuyên suốt giờ làm việc, do nhân viên làm theo checklist cố định chia theo 3 khu vực. Nhờ có checklist, chất lượng vệ sinh không phụ thuộc vào thói quen riêng của từng người và người thay ca cũng nắm được đúng việc cần làm. Doanh nghiệp cần nhân sự thường trực có thể tham khảo chi tiết dịch vụ tạp vụ văn phòng của BPG Group.
- Khu vực làm việc: nhân viên lau bàn, ghế, vách ngăn, tay nắm cửa, đổ thùng rác và hút bụi sàn tại các dãy bàn, ưu tiên làm vào đầu và cuối ca để không ảnh hưởng đến giờ làm việc.
- Khu vực dùng chung: sảnh lễ tân, phòng họp, pantry, hành lang và cầu thang bộ được làm sạch với tần suất dày hơn khu làm việc, vì đây là nơi khách hàng và đối tác nhìn thấy đầu tiên khi đến văn phòng.
- Nhà vệ sinh: nhân viên lau chùi thiết bị vệ sinh, khử mùi, bổ sung giấy và xà phòng rửa tay theo từng ca, và với văn phòng đông người, khu vực này thường cần được kiểm tra lại giữa ca sáng và ca chiều.
Tổng vệ sinh định kỳ
Tổng vệ sinh định kỳ gồm các hạng mục cần thiết bị chuyên dụng và thời gian thao tác dài hơn, nên không xử lý được trong ca tạp vụ hằng ngày. Các hạng mục này thường được làm ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần để không làm gián đoạn công việc của nhân viên văn phòng.
- Đánh bóng sàn đá, sàn gạch: đội thi công xử lý vết ố và vết xước trên bề mặt sàn mà việc lau hằng ngày không loại bỏ được.
- Vệ sinh kính trong nhà và vách ngăn kính: làm sạch vết tay, vết keo và bụi bám trên vách kính phòng họp, cửa kính và mặt kính bên trong văn phòng.
- Vệ sinh trần, đèn và miệng gió điều hòa: loại bỏ bụi tích tụ lâu ngày, vừa cải thiện thẩm mỹ vừa hạn chế bụi phát tán vào không khí trong văn phòng.
Hạng mục đặc thù: giặt thảm và giặt ghế
Giặt thảm và giặt ghế là hai hạng mục không nằm trong checklist tạp vụ hằng ngày mà được làm theo đợt, khảo sát và báo giá riêng theo diện tích thảm, số lượng ghế và chất liệu bề mặt. Thảm trải sàn, thảm phòng họp và thảm lối đi dễ giữ bụi mịn và hơi ẩm trong lớp đế, nên việc hút bụi hằng ngày không thay được các đợt giặt sâu. Quy trình xử lý từng loại thảm được trình bày chi tiết trong bài dịch vụ giặt thảm văn phòng.
Ghế xoay, ghế nỉ và ghế da trong phòng làm việc tiếp xúc trực tiếp với cơ thể nhân viên mỗi ngày, nên dễ tích tụ mồ hôi, bụi vải và vết bẩn đồ uống. Cách xử lý khác nhau theo chất liệu bề mặt, vì vậy đội kỹ thuật thường kiểm tra mẫu ghế thực tế trước khi báo giá dịch vụ giặt ghế văn phòng. Với các hạng mục làm theo đợt này, khi hoàn thành, BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục gửi doanh nghiệp, hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu.
Ngoài 3 nhóm trên, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm dịch vụ khử khuẩn và kiểm soát côn trùng cho văn phòng ở tầng trệt hoặc gần pantry, nhà ăn. Sau khi đã xác định văn phòng cần những hạng mục nào, câu hỏi tiếp theo của người phụ trách thường là chọn hình thức bố trí nhân sự nào cho phù hợp với diện tích và giờ hoạt động.
So sánh 3 hình thức vệ sinh văn phòng: theo giờ, theo ca và định kỳ
Ba hình thức vệ sinh văn phòng phổ biến hiện nay là vệ sinh theo giờ, tạp vụ thường trực theo ca và tổng vệ sinh định kỳ, khác nhau ở mức độ có mặt của nhân sự và cách tính giá. Doanh nghiệp chọn hình thức dựa trên diện tích, số lượng nhân viên và lượng khách ra vào văn phòng mỗi ngày.
| Hình thức | Phù hợp với | Đặc điểm | Cách tính giá |
| Vệ sinh văn phòng theo giờ | Văn phòng diện tích nhỏ, ít nhân viên, ít khách ra vào | Nhân viên đến dọn trong một khung giờ cố định, thường trước hoặc sau giờ hành chính, không có mặt cả ngày | Theo số giờ làm và số buổi trong tuần |
| Tạp vụ thường trực theo ca | Văn phòng vừa và lớn, tòa nhà văn phòng cần sạch liên tục trong giờ làm việc | Nhân sự cố định có mặt theo ca, xử lý phát sinh ngay trong ngày, có supervisor phụ trách và chấm công điện tử | Theo số nhân sự và hình thức làm việc, không theo m² |
| Tổng vệ sinh định kỳ | Mọi loại hình văn phòng, thường kết hợp với một trong hai hình thức trên | Làm theo lịch tháng hoặc quý cho các hạng mục sâu như sàn đá, kính trong nhà, thảm, ghế | Theo từng hạng mục, diện tích và chất liệu |
Văn phòng vừa và lớn thường kết hợp tạp vụ thường trực theo ca cho việc hằng ngày với lịch tổng vệ sinh định kỳ cho các hạng mục không thể làm mỗi ngày. Hình thức dọn vệ sinh văn phòng theo giờ hợp với văn phòng nhỏ, tuy nhiên doanh nghiệp nên phân công trước người chịu trách nhiệm xử lý các phát sinh giữa giờ như nước đổ trong phòng họp hoặc nhà vệ sinh bẩn sau giờ nghỉ trưa.
Khi đã chọn được hình thức phù hợp, chất lượng dịch vụ trong nhiều tháng sau phụ thuộc phần lớn vào cách nhà thầu tuyển chọn, đào tạo và giám sát nhân sự. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem kỹ quy trình triển khai của nhà thầu trước khi ký hợp đồng.
Quy trình 5 bước triển khai vệ sinh văn phòng tại BPG Group
BPG Group triển khai dịch vụ vệ sinh văn phòng theo 5 bước, từ khảo sát hiện trạng đến giám sát và đánh giá định kỳ trong suốt thời gian hợp đồng. Mỗi bước được thiết kế để giữ chất lượng ổn định ở các tháng sau, không chỉ trong giai đoạn đầu triển khai.
- Khảo sát hiện trạng: BPG đến văn phòng để xem diện tích, cách bố trí phòng, chất liệu sàn, thảm, kính và giờ hoạt động, và buổi khảo sát này không thu phí.
- Tư vấn hình thức và báo giá: dựa trên kết quả khảo sát, BPG đề xuất hình thức bố trí nhân sự, tần suất cho từng khu vực và gửi báo giá, trong đó việc làm ngoài giờ và các hạng mục định kỳ được ghi rõ.
- Ký hợp đồng và lập kế hoạch nhân sự: hai bên thống nhất phạm vi, khung giờ làm việc và số lượng nhân sự, sau đó BPG phân công nhân viên theo ca, theo khu vực và chuẩn bị phương án nhân sự dự phòng để dịch vụ không bị gián đoạn khi có người nghỉ.
- Tuyển chọn và đào tạo trước khi vào ca: nhân viên được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong và sức khỏe, rồi được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy riêng của văn phòng khách hàng.
- Giám sát và đánh giá định kỳ: supervisor phụ trách giám sát trực tiếp nhân viên tại dự án, chấm công điện tử giúp doanh nghiệp theo dõi tần suất và nhân sự từng ca, còn kết quả công việc và phản hồi của khách hàng được đánh giá định kỳ.
Theo kinh nghiệm quản lý dự án, chất lượng vệ sinh văn phòng thường giảm dần khi nhà thầu không có phương án nhân sự dự phòng, vì mỗi lần nhân viên nghỉ đột xuất, khu vực đó bị bỏ trống hoặc phải lấy người từ khu khác sang làm thay. Bước 3 và bước 5 trong quy trình trên là hai bước doanh nghiệp nên hỏi kỹ nhất khi làm việc với bất kỳ nhà thầu nào. Đầu việc chi tiết cho từng khu vực được trình bày trong bài quy trình vệ sinh văn phòng theo từng khu vực.
Một quy trình rõ ràng chỉ phát huy tác dụng khi các điểm quan trọng được ghi vào hợp đồng. Bốn điều khoản dưới đây giúp doanh nghiệp tránh phần lớn tranh chấp và chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.
4 điều khoản nên thống nhất trong hợp đồng thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng
Hợp đồng thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng nên chốt rõ 4 điều khoản: phạm vi và tần suất từng khu vực, cách bố trí người thay khi nhân viên nghỉ, đơn giá làm ngoài giờ và phần việc định kỳ cùng vật tư tiêu hao. Nhiều hợp đồng trọn gói bỏ ngỏ các điểm này, dẫn đến báo giá ban đầu thấp nhưng chi phí phát sinh liên tục trong quá trình thực hiện.
- Phạm vi và tần suất từng khu vực: hợp đồng nên liệt kê từng khu vực (khu làm việc, phòng họp, pantry, nhà vệ sinh, sảnh) kèm tần suất làm sạch, để hai bên có cùng một căn cứ khi nghiệm thu chất lượng hằng tháng.
- Phương án khi nhân viên nghỉ: doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu nêu rõ cách bố trí người thay thế, thời gian bổ sung người và việc người thay được hướng dẫn quy trình văn phòng trước khi vào ca.
- Đơn giá làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ: các khoản này nên được ghi thành dòng riêng trong báo giá, vì việc làm ngoài giờ hành chính có thể phát sinh phụ phí nhân công.
- Việc định kỳ và vật tư tiêu hao: giặt thảm, giặt ghế, đánh bóng sàn và vật tư như giấy vệ sinh, xà phòng rửa tay, túi rác nên được tách khỏi phí tạp vụ hằng tháng để doanh nghiệp kiểm soát được từng khoản chi.
Khi 4 điều khoản trên đã rõ, việc so sánh báo giá giữa các nhà thầu cũng trở nên công bằng hơn, vì các bên đang báo giá trên cùng một phạm vi công việc. Phần tiếp theo giải thích các căn cứ BPG dùng để lập báo giá cho từng văn phòng.
Căn cứ báo giá dịch vụ vệ sinh văn phòng
Báo giá dịch vụ vệ sinh văn phòng được lập riêng cho từng văn phòng sau buổi khảo sát, vì chi phí phụ thuộc vào hình thức làm việc, số lượng nhân sự, các hạng mục định kỳ và vị trí văn phòng. BPG Group không áp dụng một mức giá chung cho mọi khách hàng, mà tách báo giá theo từng phần để doanh nghiệp thấy rõ mỗi khoản chi dùng cho việc gì.
- Hình thức làm việc và số nhân sự: tạp vụ thường trực được tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo m² diện tích văn phòng.
- Khung giờ làm việc: làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, và khoản này được ghi rõ trong báo giá.
- Hạng mục định kỳ: giặt thảm, giặt ghế và đánh bóng sàn được báo giá theo từng hạng mục, căn cứ vào diện tích, số lượng và chất liệu.
- Quy mô mặt bằng: văn phòng nhỏ có thể được báo giá trọn gói thay vì tính theo m², giúp doanh nghiệp dễ dự trù ngân sách.
- Vị trí văn phòng: công trình ở xa có thể phát sinh chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị, cũng được ghi rõ trong báo giá.
Mức giá cụ thể cho từng văn phòng: Liên hệ báo giá. Cách đọc và so sánh một bảng báo giá được hướng dẫn chi tiết trong bài báo giá dịch vụ vệ sinh văn phòng.
Báo giá chỉ là một phần trong quyết định chọn nhà thầu. Với người phụ trách phải trình duyệt lựa chọn lên cấp trên, bộ hồ sơ năng lực kiểm chứng được cũng quan trọng không kém mức giá.
Hồ sơ doanh nghiệp nên yêu cầu khi chọn công ty vệ sinh văn phòng
Doanh nghiệp nên yêu cầu công ty vệ sinh văn phòng cung cấp hồ sơ pháp lý, chứng nhận chất lượng, hợp đồng tương tự kèm biên bản nghiệm thu và tài liệu vận hành thực tế như sơ đồ bố trí nhân sự, biểu mẫu đang dùng. Vì người phụ trách mua dịch vụ phải giải trình lựa chọn với cấp trên, hồ sơ năng lực cần có giấy tờ kiểm chứng được thay vì chỉ liệt kê tên khách hàng.
| Hồ sơ nên yêu cầu | Lý do cần |
| Giấy phép kinh doanh có ngành nghề vệ sinh | Xác nhận nhà thầu được phép cung cấp dịch vụ và chịu trách nhiệm pháp lý với hợp đồng. |
| Chứng nhận ISO 9001 | Cho thấy nhà thầu có hệ thống quản lý chất lượng được đánh giá độc lập, không chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân của người phụ trách. |
| Hợp đồng tương tự kèm biên bản nghiệm thu | Chứng minh nhà thầu đã vận hành thật ở văn phòng có quy mô gần giống, và khách hàng cũ đã xác nhận kết quả. |
| Sơ đồ bố trí nhân sự theo ca và khu vực | Giúp doanh nghiệp kiểm tra định biên có hợp lý không, tránh thừa người tốn chi phí hoặc thiếu người khiến khu vực không được làm sạch. |
| Phương án nhân sự dự phòng | Cho biết dịch vụ được duy trì thế nào khi nhân viên nghỉ đột xuất, đây là điểm quyết định chất lượng ở các tháng sau. |
| Biểu mẫu đang dùng thực tế | Checklist khu vực, bảng chấm công và mẫu nghiệm thu cho thấy quy trình có được áp dụng thật hay chỉ nằm trên giấy. |
| Danh sách hóa chất kèm MSDS | Giúp doanh nghiệp đánh giá mức an toàn của hóa chất dùng trong văn phòng, nhất là ở pantry và khu có nhiều người làm việc. |
Bảng trên áp dụng được cho cả văn phòng riêng lẻ lẫn tòa nhà văn phòng nhiều tầng. Bộ tiêu chí đầy đủ hơn, gồm cả cách kiểm tra tham chiếu khách hàng cũ, có trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh văn phòng. Phần dưới đây trình bày những hồ sơ và năng lực BPG Group có thể cung cấp khi doanh nghiệp đánh giá nhà thầu.
Vì sao doanh nghiệp chọn BPG Group làm đơn vị vệ sinh văn phòng
Doanh nghiệp chọn BPG Group vì 3 yếu tố kiểm chứng được: hệ thống quản lý đạt chứng nhận ISO 9001:2015, nhân sự được giám sát bằng chấm công điện tử theo ca, và mô hình một đầu mối cho nhiều dịch vụ. BPG Group khởi đầu từ thương hiệu thành viên Home Services, thành lập năm 2018, hoạt động trong lĩnh vực vệ sinh công nghiệp và tạp vụ chuyên nghiệp, và nhận giải thưởng The Best of Vietnam 2024.
- Quy trình theo ISO 9001:2015: các bước từ khảo sát, triển khai đến đánh giá định kỳ đều có quy định và biểu mẫu, giúp chất lượng vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp không phụ thuộc vào một cá nhân.
- Chấm công điện tử theo ca: doanh nghiệp theo dõi được nhân viên nào làm ca nào và tần suất có đúng hợp đồng không, thay vì chỉ dựa vào báo cáo thủ công.
- Một đầu mối cho nhiều dịch vụ: theo mô hình “Một điểm đến, đa dịch vụ”, doanh nghiệp có thể dùng vệ sinh, kiểm soát côn trùng, chăm sóc cảnh quan và bảo trì kỹ thuật qua cùng một đầu mối.
BPG Group thực hiện dịch vụ vệ sinh cho khu văn phòng trong nhà máy Siemens tại Bình Dương, nay thuộc TP.HCM. Văn phòng đặt trong nhà máy là môi trường khó hơn văn phòng tòa nhà thông thường, vì bụi từ sân bãi theo người ra vào và lịch vệ sinh phải bám theo giờ ca của nhà máy cũng như lịch họp với đối tác. Ngoài Siemens, BPG Group đã phục vụ nhiều khách hàng doanh nghiệp như Toyota, Omron, ABBank, Vinschool và Victoria International Schools.
Năng lực của nhà thầu cần đi kèm với khả năng có mặt đúng nơi doanh nghiệp đặt văn phòng. Vì vậy, khu vực triển khai là thông tin cuối cùng doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi gửi yêu cầu khảo sát.
Khu vực triển khai dịch vụ vệ sinh văn phòng
BPG Group tập trung nguồn lực cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai, đồng thời đang mở rộng mạng lưới tại miền Trung và miền Bắc. Doanh nghiệp tìm dịch vụ dọn văn phòng tại TP.HCM có thể gửi yêu cầu khảo sát trực tiếp đến BPG Group, trụ sở tại 78/1 Lý Thường Kiệt, phường Dĩ An, TP.HCM.
Với tòa nhà văn phòng cho thuê nhiều tầng, BPG Group bố trí nhân sự theo ca và theo khu vực chung như sảnh, thang máy, hành lang, nhà vệ sinh từng tầng. Thông tin về dịch vụ cho loại công trình này có trong trang vệ sinh tòa nhà văn phòng. Doanh nghiệp có văn phòng ngoài các khu vực trên nên liên hệ trực tiếp để BPG xem xét phương án theo từng dự án cụ thể.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ vệ sinh văn phòng
Vệ sinh văn phòng theo giờ và tạp vụ thường trực theo ca khác nhau thế nào?
Vệ sinh theo giờ chỉ có nhân viên đến dọn trong một khung giờ cố định, phù hợp văn phòng nhỏ và ít khách ra vào. Tạp vụ thường trực theo ca bố trí nhân sự có mặt suốt giờ làm việc để xử lý phát sinh ngay trong ngày, phù hợp văn phòng vừa và lớn. Tạp vụ thường trực được tính giá theo số nhân sự và hình thức làm việc, không theo m².
Khi nhân viên vệ sinh nghỉ đột xuất, văn phòng có bị bỏ trống không?
BPG Group có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục khi nhân viên nghỉ. Nhân viên được phân công theo ca, theo khu vực và có supervisor phụ trách giám sát trực tiếp, nên khu vực có người nghỉ vẫn được theo dõi trong ca. Doanh nghiệp theo dõi được người làm thực tế từng ca qua dữ liệu chấm công điện tử.
Làm vệ sinh văn phòng ngoài giờ hoặc cuối tuần tính giá thế nào?
Làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công, và khoản phụ phí này được ghi rõ trong báo giá trước khi ký hợp đồng. Các đợt tổng vệ sinh, giặt thảm và giặt ghế thường được làm ngoài giờ để không ảnh hưởng đến nhân viên văn phòng, và mức giá cụ thể cho từng văn phòng là Liên hệ báo giá.
Có thể chỉ thuê dịch vụ giặt thảm hoặc giặt ghế văn phòng không?
Có. Giặt thảm và giặt ghế là các hạng mục làm theo đợt, có thể tách riêng khỏi hợp đồng tạp vụ hằng ngày. BPG khảo sát và báo giá theo diện tích thảm hoặc số lượng ghế thực tế, và khi hoàn thành sẽ gửi ảnh chụp báo cáo kết quả kèm biên bản nghiệm thu ký hai bên.
Hợp đồng thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng nên có những điều khoản nào?
Hợp đồng nên ghi rõ phạm vi và tần suất từng khu vực, phương án bố trí người thay khi nhân viên nghỉ, đơn giá làm ngoài giờ và phần việc định kỳ cùng vật tư tiêu hao tách riêng. Các điều khoản này giúp hai bên có cùng căn cứ khi nghiệm thu và hạn chế chi phí phát sinh ngoài dự toán.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi BPG Group khảo sát văn phòng?
Doanh nghiệp chỉ cần gửi địa chỉ, diện tích ước tính, số tầng, giờ hoạt động và các hạng mục muốn làm, rồi hẹn thời gian thuận tiện để BPG đến khảo sát, và buổi khảo sát này không thu phí. Sau khảo sát, BPG gửi báo giá tách theo từng phần để doanh nghiệp so sánh.
Nhận khảo sát và báo giá vệ sinh văn phòng
Doanh nghiệp cần thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng có thể gửi thông tin văn phòng gồm địa chỉ, diện tích, số tầng và giờ hoạt động để BPG Group khảo sát miễn phí và lập báo giá theo đúng phạm vi công việc. Liên hệ hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn.
