Quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit: hồ sơ, kho lưu trữ và pha chế

Quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit là việc kiểm soát đồng thời ba lớp: hồ sơ của từng hóa chất (bảng kê, phiếu an toàn hóa chất SDS (Safety Data Sheet), nhãn, nhật ký), cách bố trí khu vực lưu trữ theo nhóm nguy hại, và thao tác pha chế hằng ngày của nhân viên vệ sinh. Đánh giá viên của các chương trình audit nhà máy FDI (doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài), tòa nhà văn phòng quốc tế hay cơ sở theo GMP (Good Manufacturing Practice, thực hành sản xuất tốt) thường kiểm tra cả ba lớp này, nên một khu vực sạch về bề mặt vẫn có thể bị ghi nhận không phù hợp chỉ vì một bình xịt không có nhãn. Với người phụ trách hành chính hoặc EHS (Environment, Health and Safety, môi trường, sức khỏe và an toàn), điều khó nhất thường không nằm ở việc chọn hóa chất mà ở chỗ chứng minh được rằng quy trình đang chạy thật mỗi ngày, không phải chỉ có trong tài liệu.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024. Với các dự án trong nhà máy, đội ngũ BPG phối hợp theo ca sản xuất, nắm yêu cầu an toàn, 5S, ISO, GMP và hồ sơ audit của khách hàng.

Quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit gồm những phần việc gì

Quản lý hóa chất vệ sinh chuẩn audit gồm bốn phần việc: lập hồ sơ cho từng hóa chất, bố trí khu vực lưu trữ theo nhóm nguy hại, kiểm soát pha chế trong ca làm việc và đào tạo người được phép tiếp xúc với hóa chất gốc. Bốn phần việc này liên quan chặt với nhau, vì hồ sơ đầy đủ mà kho xếp lẫn nhóm kỵ nhau vẫn bị ghi nhận, còn kho xếp đúng mà nhân viên pha chế bằng cách áng chừng vẫn tạo ra rủi ro an toàn lao động.

• Hồ sơ hóa chất cho đánh giá viên biết nhà máy đang dùng những hóa chất nào, mức độ nguy hại của từng loại và cách xử lý khi có sự cố.
• Khu vực lưu trữ cho thấy hóa chất được tách theo nhóm phản ứng, có điều kiện thông thoáng, chống tràn đổ và hạn chế người không phận sự.
• Kiểm soát pha chế quyết định dung dịch dùng hằng ngày có đúng nồng độ, đúng bình chứa và có nhãn hay không.
• Đào tạo nhân viên là căn cứ để chứng minh người thao tác hiểu nhãn, hiểu phiếu an toàn và biết cách dùng đồ bảo hộ.

Trong các bộ tiêu chí đánh giá vệ sinh nhà xưởng, quản lý hóa chất thường là hạng mục có nhiều chi tiết kỹ thuật nhất, bạn có thể đối chiếu thêm trong bài 7 tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn vệ sinh công nghiệp. Phần hồ sơ được kiểm tra đầu tiên trong hầu hết các buổi audit, vì vậy doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn hóa từ lớp này.

Hồ sơ hóa chất đánh giá viên yêu cầu xuất trình

Bộ hồ sơ hóa chất tối thiểu gồm bảng kê hóa chất đang dùng, phiếu an toàn hóa chất SDS cho từng loại, nhãn đủ thông tin trên mọi bình chứa và nhật ký nhập, xuất, sự cố. Theo Tiêu chuẩn Truyền thông Mối nguy (Hazard Communication Standard) của OSHA (Occupational Safety and Health Administration), cơ quan an toàn và sức khỏe nghề nghiệp Hoa Kỳ, mọi nơi làm việc có hóa chất nguy hại phải có nhãn và phiếu an toàn cho người lao động tiếp xúc, đồng thời đào tạo họ cách sử dụng. Nhiều nhà máy FDI áp dụng cách làm này làm chuẩn nội bộ, nên đánh giá viên thường hỏi đúng bốn loại giấy tờ dưới đây.

Ảnh dưới đây tóm tắt bốn loại hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn tại khu vực lưu trữ hóa chất trước mỗi đợt audit.

Bảng kê hóa chất đang sử dụng

Bảng kê hóa chất (chemical inventory) liệt kê toàn bộ hóa chất có mặt tại nhà máy, gồm tên thương mại, nhà cung cấp, mục đích sử dụng, khu vực được phép dùng và vị trí lưu trữ. Đánh giá viên thường đối chiếu bảng kê với các chai, can thực tế trên kệ, nên hóa chất nào có trên kệ mà không có trong bảng kê sẽ bị ghi nhận ngay. Doanh nghiệp nên cập nhật bảng kê mỗi khi đổi nhà cung cấp hoặc đưa thêm loại hóa chất mới vào sử dụng.

Phiếu an toàn hóa chất SDS

Phiếu an toàn hóa chất SDS, trước đây quen gọi là MSDS (Material Safety Data Sheet), do nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu lập, mô tả mối nguy, cách bảo quản, đồ bảo hộ cần dùng và cách sơ cứu. OSHA quy định phiếu SDS theo định dạng thống nhất 16 mục, nên khi nhận phiếu từ nhà cung cấp, doanh nghiệp nên kiểm tra phiếu có đủ các mục và đúng tên sản phẩm đang dùng. Ngoài bản lưu trên máy tính, mỗi phiếu nên có bản in đặt ngay tại khu vực lưu trữ để người thao tác tra cứu được khi xảy ra tràn đổ hay kích ứng da.

Nhãn cảnh báo trên mọi bình chứa

Nhãn hóa chất theo hệ thống GHS (Globally Harmonized System, hệ thống hài hòa toàn cầu về phân loại và ghi nhãn hóa chất) gồm từ cảnh báo, hình đồ cảnh báo, câu mô tả mối nguy và câu phòng ngừa. Yêu cầu này áp dụng cho cả bình xịt và xô pha dùng trong ca, không chỉ cho can gốc từ nhà cung cấp. Bình pha sẵn nên ghi tối thiểu tên hóa chất gốc, nồng độ pha và ngày pha để người ca sau hoặc đánh giá viên xác định được nội dung bên trong.

Nhật ký nhập, xuất và sự cố

Nhật ký hóa chất ghi ngày nhập kho, số lượng xuất dùng theo khu vực và mọi sự cố như tràn đổ, rò rỉ, kích ứng da. Nhật ký giúp doanh nghiệp chứng minh hóa chất được kiểm soát chủ động, đồng thời là căn cứ truy nguyên nhân khi có sự cố. Các biểu mẫu vệ sinh nhà xưởng có thể dùng làm khung để thiết kế mẫu nhật ký phù hợp với quy mô nhà máy.

Bốn loại hồ sơ trên chỉ có giá trị khi khớp với thực tế trong kho. Vì vậy, sau phần giấy tờ, đánh giá viên thường đi thẳng vào khu vực lưu trữ để xem cách hóa chất được sắp xếp.

Nguyên tắc bảo quản hóa chất và bố trí khu vực lưu trữ

Nguyên tắc cốt lõi khi bảo quản hóa chất vệ sinh là tách riêng các nhóm có thể phản ứng với nhau, thay vì xếp theo chỗ trống hay theo tần suất lấy dùng. Hóa chất tẩy rửa dùng trong nhà xưởng và văn phòng tuy có nồng độ thấp hơn hóa chất sản xuất, nhưng một số cặp khi trộn lẫn vẫn sinh khí độc hoặc tỏa nhiệt mạnh. Bảng dưới đây tóm tắt bốn nhóm hóa chất vệ sinh thường gặp và yêu cầu tách riêng của từng nhóm.

Ngoài việc tách nhóm, khu vực lưu trữ hóa chất nên thông thoáng, có mái che, sàn chống thấm hoặc khay chống tràn, và có khóa để hạn chế người không phận sự. Nhà máy theo GMP như thực phẩm hay dược phẩm thường yêu cầu thêm một khu riêng cho hóa chất được phép dùng trong khu sản xuất, tách khỏi hóa chất dùng cho văn phòng và khu phụ trợ, có thể xem thêm trong bài vệ sinh nhà máy dược phẩm. Hóa chất diệt côn trùng cũng nên có khu lưu trữ và sổ theo dõi riêng, gắn với chương trình kiểm soát côn trùng nhà máy thay vì để chung với hóa chất tẩy rửa.

Khi kho đã được bố trí đúng, rủi ro còn lại tập trung ở khâu pha chế, nơi hóa chất được lấy ra khỏi can gốc và đi vào từng ca làm việc.

Kiểm soát pha chế hóa chất trong ca làm việc

Pha chế hóa chất vệ sinh cần được kiểm soát bằng dụng cụ đong có vạch chia, nguyên tắc mỗi bình chứa chỉ dùng cho một loại hóa chất và người pha được chỉ định rõ trong từng ca. Khâu pha chế diễn ra nhiều lần mỗi ngày nên khó giám sát hơn việc kiểm tra kho, trong khi phần lớn tai nạn với hóa chất tẩy rửa lại xảy ra ở khâu này. Ảnh dưới đây tóm tắt những thao tác nên làm và nên tránh khi pha hóa chất.

• Đong theo tỉ lệ của nhà sản xuất: pha đậm hơn khuyến cáo không giúp sạch nhanh hơn tương ứng, mà làm tăng nguy cơ ăn mòn bề mặt và kích ứng da cho người thao tác.
• Một bình chứa cho một loại hóa chất: bình xịt cũ đem dùng cho hóa chất khác mà chưa súc rửa kỹ là nguyên nhân phổ biến gây phản ứng ngoài ý muốn.
• Dán nhãn ngay khi pha xong: nhãn ghi tên hóa chất gốc, nồng độ và ngày pha giúp người ca sau không dùng nhầm dung dịch.
• Chỉ định người pha dung dịch đặc: giới hạn số người tiếp xúc với hóa chất gốc giúp giảm rủi ro và dễ truy trách nhiệm khi có sai sót.
• Không trộn hai loại chất tẩy rửa với nhau: việc trộn để tăng tác dụng thường không có lợi, trong khi có thể sinh khí độc nếu gặp cặp axit và gốc clo.

Các thao tác trên chỉ duy trì được khi nhân viên hiểu lý do phía sau, nên đào tạo là phần không thể tách rời khỏi quy trình. Bước tiếp theo là ghép các phần việc thành một quy trình quản lý hóa chất chạy đều trong nhà máy.

Quy trình quản lý hóa chất vệ sinh trong nhà máy

Quy trình quản lý hóa chất trong nhà máy đi theo vòng lặp: lập danh mục, chuẩn bị hồ sơ, bố trí kho, đào tạo người dùng, giám sát định kỳ và cập nhật khi có thay đổi. Quy trình này giúp hồ sơ hóa chất luôn khớp với thực tế, thay vì chỉ được hoàn thiện gấp trước mỗi đợt audit. Doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau, dù tự vận hành hay thuê đơn vị vệ sinh bên ngoài.

• Lập danh mục theo khu vực: xác định khu nào dùng hóa chất gì, ví dụ khu sản xuất GMP, khu điện tử nhạy cảm với chất ăn mòn, văn phòng, nhà vệ sinh, căn tin.
• Chuẩn bị hồ sơ: thu thập phiếu SDS từ nhà cung cấp, lập bảng kê và mẫu nhật ký, in nhãn cho bình pha.
• Bố trí khu vực lưu trữ: tách nhóm theo bảng ở trên, đặt bản in SDS và bảng kê tại khu vực lưu trữ.
• Đào tạo người dùng: hướng dẫn cách đọc nhãn, đọc SDS, pha đúng tỉ lệ, dùng đồ bảo hộ và xử lý khi tràn đổ, có danh sách người đã được đào tạo.
• Giám sát định kỳ: kiểm tra nhãn, tình trạng kho và nhật ký theo lịch cố định, ghi lại điểm chưa đạt và thời hạn khắc phục.
• Cập nhật khi thay đổi: đổi nhà cung cấp, thêm hóa chất mới hoặc đổi khu vực sử dụng đều cần cập nhật bảng kê, SDS và nhãn trong cùng đợt.

Với hóa chất do đơn vị vệ sinh mang vào nhà máy, phần lớn các bước trên nằm ở phía nhà thầu. Vì vậy, khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp cần biết nên yêu cầu nhà thầu cung cấp những gì để hồ sơ của nhà máy vẫn đầy đủ.

Khi thuê đơn vị vệ sinh, doanh nghiệp nên kiểm tra gì về hóa chất

Khi thuê đơn vị vệ sinh, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu nộp danh mục hóa chất mang vào nhà máy kèm phiếu SDS, cho xem nhãn bình pha đang dùng và trình bày cách đào tạo nhân viên về hóa chất. Nhiều bộ tiêu chuẩn audit yêu cầu doanh nghiệp chủ nhà xưởng chứng minh khả năng giám sát nhà thầu, nên hồ sơ hóa chất của bên dịch vụ cũng cần có bản sao tại nhà máy. Các điểm doanh nghiệp nên kiểm tra với nhà thầu gồm bốn nội dung sau:

• Danh mục hóa chất nhà thầu dự kiến dùng cho từng khu vực, kèm phiếu SDS bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
• Mẫu nhãn bình pha và cách nhà thầu ghi nồng độ, ngày pha.
• Nội dung đào tạo nhân viên về hóa chất, thiết bị và an toàn lao động trước khi vào làm.
• Người giám sát phía nhà thầu chịu trách nhiệm kiểm tra việc pha chế và lưu trữ hằng ngày.

Với hợp đồng tạp vụ và vệ sinh duy trì, nhân viên BPG được đào tạo trước khi triển khai về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của khách hàng, rồi đào tạo thêm theo đặc thù dự án như nhà máy, khu vực thực phẩm hay cơ sở y tế. Nội dung đào tạo này được trình bày trong bài quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ. Nhân viên được phân công theo ca, theo khu vực và có supervisor phụ trách giám sát trực tiếp. Với các đợt vệ sinh công nghiệp làm theo đợt, báo giá của BPG đã gồm nhân sự, máy móc và hóa chất chuyên dụng, tách theo từng hạng mục; danh mục các loại hóa chất thường dùng có trong bài hóa chất và dụng cụ vệ sinh nhà xưởng.

Dù hồ sơ của nhà thầu đầy đủ, một số lỗi vẫn lặp lại trong các đợt audit vì chúng nằm ở thói quen thao tác hằng ngày hơn là ở giấy tờ.

Những lỗi quản lý hóa chất hay bị ghi nhận khi audit

Các lỗi quản lý hóa chất hay bị ghi nhận nhất là bình xịt pha sẵn không có nhãn, phiếu SDS chỉ lưu trên máy tính văn phòng và nhật ký được điền dồn trước ngày đánh giá. Theo kinh nghiệm vận hành dịch vụ vệ sinh trong nhà máy, những lỗi này ít khi do thiếu quy trình mà thường do quy trình không được kiểm tra đều đặn sau giai đoạn đầu triển khai.

• Bình pha sẵn không nhãn: bình xịt được pha từ đầu ca và chuyền tay giữa nhiều người, nên chỉ cần một lần quên dán nhãn là đánh giá viên có thể ghi nhận.
• SDS không có tại khu vực lưu trữ: bản lưu trên máy tính không giúp được người thao tác khi xảy ra tràn đổ ngoài giờ hành chính.
• Bảng kê lệch với thực tế trên kệ: hóa chất mới được đưa vào dùng nhưng bảng kê và phiếu SDS chưa được cập nhật.
• Nhật ký điền dồn: chữ viết, màu mực và thời gian ghi giống nhau cho cả tháng là dấu hiệu đánh giá viên thường nhận ra.
• Hóa chất kỵ nhau đặt cạnh nhau: can tẩy cặn gốc axit để sát can chất tẩy gốc clo vì tiện lấy trong cùng một ca.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị audit xã hội và môi trường có thể đối chiếu thêm yêu cầu vệ sinh trong bài audit SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit, đánh giá đạo đức thương mại) cho nhà xưởng. Rà lại năm lỗi trên định kỳ, không chỉ trước ngày đánh giá, giúp hồ sơ hóa chất của nhà máy luôn ở trạng thái sẵn sàng xuất trình.

Câu hỏi thường gặp về quản lý hóa chất vệ sinh

Doanh nghiệp có cần lưu hồ sơ hóa chất khi đã thuê đơn vị vệ sinh bên ngoài không?
Có. Doanh nghiệp nên giữ bản sao danh mục hóa chất và phiếu SDS của nhà thầu, dù nhà thầu là bên trực tiếp sử dụng và bảo quản. Nhiều bộ tiêu chuẩn audit yêu cầu chủ nhà xưởng chứng minh khả năng giám sát nhà thầu, nên hồ sơ không thể chỉ nằm ở phía bên cung cấp dịch vụ.

Phiếu SDS và MSDS khác nhau như thế nào?
SDS là tên gọi hiện hành của phiếu an toàn hóa chất theo hệ thống GHS, còn MSDS là tên gọi cũ. Điểm khác chính là SDS có định dạng thống nhất 16 mục, giúp người đọc tìm thông tin về mối nguy, bảo quản và sơ cứu ở cùng một vị trí trên mọi phiếu.

Dung dịch pha loãng có cần phiếu SDS riêng không?
Dung dịch pha loãng từ hóa chất gốc thường được tra cứu theo phiếu SDS của hóa chất gốc. Tuy vậy, bình chứa dung dịch pha loãng vẫn cần nhãn ghi tên hóa chất gốc, nồng độ và ngày pha để người dùng truy ngược đúng phiếu SDS khi cần.

Nên kiểm tra kho hóa chất theo tần suất nào?
Tần suất kiểm tra kho hóa chất nên được ghi trong quy trình nội bộ của nhà máy, phù hợp với số lượng hóa chất và mức độ nguy hại. Điểm quan trọng là việc kiểm tra diễn ra đều theo lịch và có ghi chép, vì đánh giá viên xem lịch sử kiểm tra chứ không chỉ xem tình trạng kho trong ngày audit.

Hóa chất diệt côn trùng có để chung kho với hóa chất tẩy rửa được không?
Không nên. Hóa chất diệt côn trùng có mối nguy và quy định sử dụng khác với hóa chất tẩy rửa, nên cần khu lưu trữ, bảng kê và sổ theo dõi riêng, thường gắn với chương trình kiểm soát côn trùng của nhà máy.

Liên hệ BPG Group về vệ sinh nhà máy có yêu cầu audit

Quản lý hóa chất chuẩn audit đòi hỏi hồ sơ, kho lưu trữ và thao tác hằng ngày khớp với nhau trong suốt thời gian vận hành, không chỉ trong tuần trước ngày đánh giá. Nếu nhà máy của bạn cần đơn vị dịch vụ vệ sinh công nghiệp nắm được yêu cầu an toàn, ISO, GMP và hồ sơ audit, BPG Group có thể khảo sát hiện trạng tại cơ sở và đề xuất phương án phù hợp. Liên hệ hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn và nhận báo giá.