Vệ sinh định kỳ theo đợt hay hợp đồng duy trì hằng ngày: khác nhau thế nào và nên chọn hình thức nào

Dịch vụ vệ sinh định kỳ theo đợt là hình thức đội thi công đến làm một nhóm hạng mục đã thống nhất rồi nghiệm thu và rút đi, còn hợp đồng duy trì là hình thức bố trí nhân sự làm thường trực tại cơ sở theo ca, mỗi ngày. Hai hình thức này khác nhau về nhân sự, tần suất, thiết bị, cách tính giá và cách nghiệm thu, nên phần lớn nhà máy, kho và tòa nhà văn phòng cần kết hợp cả hai thay vì chọn một. Theo kinh nghiệm quản lý vận hành, chi phí phát sinh ngoài dự toán thường không đến từ đơn giá mà đến từ việc hai bên hiểu khác nhau về hạng mục nào nằm trong hợp đồng duy trì và hạng mục nào phải làm thành đợt riêng.

BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, cung cấp cả dịch vụ vệ sinh công nghiệp làm theo đợt và hợp đồng duy trì có nhân sự thường trực cho doanh nghiệp tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai.

Vệ sinh theo đợt và hợp đồng duy trì khác nhau ở 7 điểm

Vệ sinh theo đợt và hợp đồng duy trì khác nhau ở 7 điểm: cách bố trí nhân sự, tần suất, thiết bị, loại hạng mục, cách tính giá, cách kiểm soát chất lượng và thời gian triển khai. Nắm rõ 7 điểm này giúp doanh nghiệp đọc đúng báo giá của nhà thầu, vì một báo giá theo đợt và một báo giá duy trì không thể so sánh trực tiếp với nhau.

Ảnh dưới đây tóm tắt những điểm khác nhau chính giữa hai hình thức vệ sinh.

Trong 7 điểm trên, cách tính giá và cách kiểm soát chất lượng là hai điểm doanh nghiệp hay nhầm nhất khi so sánh báo giá giữa các nhà thầu. Để chọn đúng, doanh nghiệp cần biết từng hình thức hợp với trường hợp nào, bắt đầu từ vệ sinh theo đợt.

Vệ sinh theo đợt phù hợp với những trường hợp nào

Vệ sinh theo đợt phù hợp với các hạng mục cần máy móc chuyên dụng, cần làm trên cao, hoặc chỉ cần làm một vài lần trong năm, khi bố trí người thường trực sẽ không tận dụng hết công suất. Hình thức này chia thành hai dạng là đợt làm một lần và đợt lặp lại theo lịch định kỳ, tùy vào việc hạng mục đó có tích bẩn trở lại theo chu kỳ hay không.

Đợt làm một lần

Đợt làm một lần áp dụng khi cơ sở có một sự kiện cụ thể cần mặt bằng sạch trong thời gian ngắn, sau đó không lặp lại theo chu kỳ cố định, với các trường hợp thường gặp như sau:

• Nhà xưởng, văn phòng mới hoàn thiện hoặc vừa cải tạo cần vệ sinh sau xây dựng để xử lý bụi xi măng, sơn, keo bám trên sàn, kính và thiết bị trước khi đưa vào sử dụng.
• Nhà máy chuẩn bị đón đoàn audit của khách hàng hoặc tổ chức chứng nhận cần làm sạch toàn bộ khu sản xuất, kho và khu phụ trợ trong vài ngày trước buổi đánh giá.
• Cơ sở chuẩn bị bàn giao mặt bằng, chuyển văn phòng hoặc dọn dẹp lớn dịp cuối năm, khi khối lượng việc vượt quá khả năng của nhân viên tạp vụ hằng ngày.

Đợt lặp lại theo lịch định kỳ

Đợt lặp lại theo lịch định kỳ áp dụng cho những hạng mục bẩn trở lại theo thời gian nhưng không cần làm mỗi ngày, nên được lên lịch theo quý, theo mùa hoặc theo nửa năm. Đây là nhóm việc mà nhiều doanh nghiệp gọi chung là vệ sinh công nghiệp định kỳ:

• Kèo thép, trần và mái tôn nhà xưởng, nơi bụi và mạng nhện tích dần, cần thiết bị làm việc trên cao và thường được làm theo từng đợt trong năm.
• Giặt thảm và ghế văn phòng, vì bụi và vết bẩn ngấm sâu trong sợi vải mà cây lau hay máy hút bụi hằng ngày không xử lý hết.
• Vệ sinh hệ thống HVAC (điều hòa, thông gió), ống gió và vệ sinh tấm pin năng lượng mặt trời, là các hạng mục kỹ thuật cần đội có thiết bị riêng.
• Đánh bóng sàn bê tông, sàn đá ở sảnh và hành lang khi bề mặt đã xuống độ bóng sau một thời gian sử dụng.

Với cả hai dạng, BPG khảo sát hiện trạng tại cơ sở không thu phí, gửi báo giá tách theo từng hạng mục, và khi hoàn thành sẽ chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục để hai bên kiểm tra rồi ký biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp. Kế hoạch tổng vệ sinh cho riêng khối nhà xưởng được trình bày chi tiết trong bài tổng vệ sinh nhà xưởng định kỳ và sau xây dựng. Ngược lại với các hạng mục làm theo lịch thưa này, những khu vực có người dùng mỗi ngày cần một hình thức khác.

Hợp đồng duy trì phù hợp với những cơ sở nào

Hợp đồng duy trì phù hợp với những cơ sở có người làm việc, học tập hoặc ra vào mỗi ngày, nơi rác, bụi và vết bẩn phát sinh liên tục và cần được xử lý ngay trong ca. Ở các cơ sở này, việc chỉ làm theo đợt sẽ khiến mặt bằng xuống cấp rõ rệt giữa hai lần làm, đặc biệt ở nhà vệ sinh, căng tin và sảnh.

Mỗi loại cơ sở có yêu cầu riêng khi bố trí nhân sự duy trì:

• Nhà máy: nhân viên phải phối hợp với ca sản xuất, nắm yêu cầu an toàn, 5S, ISO, GMP (thực hành sản xuất tốt) và hồ sơ audit, để làm sạch mà không gây gián đoạn dây chuyền.
• Kho vận: công việc tập trung vào kiểm soát bụi, côn trùng và điều kiện lưu trữ, với lịch làm sắp theo chu kỳ xuất nhập hàng.
• Trường học: quy trình, hóa chất và thời gian làm phải phù hợp với môi trường có trẻ em.
• Trung tâm thương mại: số nhân sự và tần suất được bố trí theo lưu lượng khách trong ngày và trong tuần.
• Cơ sở y tế: quy trình đi theo phân vùng rủi ro, có khử khuẩn và kiểm soát chất thải.

Với hợp đồng duy trì, BPG Group sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca. Nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong và sức khỏe, được đào tạo trước khi triển khai, và BPG có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục. Chi tiết về hình thức này có ở trang cung cấp tạp vụ hằng ngày. Trên thực tế, hiếm cơ sở nào chỉ cần đúng một hình thức, nên câu hỏi quan trọng hơn là chia hạng mục giữa hai hình thức ra sao.

Kết hợp vệ sinh duy trì hằng ngày với các đợt định kỳ

Cách làm phù hợp với phần lớn nhà máy, kho và tòa nhà văn phòng là để hợp đồng duy trì lo các khu vực sử dụng hằng ngày, đồng thời lập lịch vệ sinh định kỳ theo đợt cho các hạng mục cần máy móc hoặc làm trên cao. Cách chia này giúp doanh nghiệp không phải trả chi phí người thường trực cho những việc chỉ làm vài lần mỗi năm, và cũng không để các hạng mục khó bị bỏ quên.

Ảnh dưới đây gợi ý cách chia hạng mục giữa hợp đồng duy trì và các đợt định kỳ.

Bảng trên chỉ là cách chia gợi ý, vì cùng một hạng mục có thể cần tần suất khác nhau ở nhà máy thực phẩm, kho lạnh hay văn phòng. Một ví dụ về cơ sở vận hành liên tục cả ngày có thể xem ở trang dự án vệ sinh công nghiệp và cung ứng tạp vụ tại Vinschool Grand Park. Khi đã biết hạng mục nào thuộc hình thức nào, doanh nghiệp có thể tự rà lại nhu cầu của cơ sở mình bằng một vài câu hỏi đơn giản.

4 câu hỏi giúp doanh nghiệp chọn đúng hình thức vệ sinh

Doanh nghiệp có thể chọn đúng hình thức vệ sinh bằng 4 câu hỏi về mức độ sử dụng mặt bằng, loại hạng mục, cách quản lý ngân sách và cách kiểm soát chất lượng. Trả lời trước 4 câu hỏi này cũng giúp buổi khảo sát với nhà thầu đi thẳng vào phạm vi công việc, thay vì bắt đầu từ con số.

Ảnh dưới đây tóm tắt 4 câu hỏi doanh nghiệp nên trả lời trước khi chọn hình thức vệ sinh.

• Mặt bằng có người sử dụng mỗi ngày hay không: nếu có nhân viên, học sinh hoặc khách ra vào hằng ngày, các khu vực chung như sàn, nhà vệ sinh, căng tin cần nhân sự duy trì.
• Hạng mục có cần máy móc chuyên dụng hoặc làm trên cao không: những việc như vệ sinh kèo thép, mái tôn, giặt thảm, đánh bóng sàn nên tách thành đợt riêng để nhà thầu mang đúng thiết bị và bố trí đúng đội.
• Doanh nghiệp muốn ngân sách cố định hằng tháng hay chi theo từng đợt: hợp đồng duy trì cho một khoản chi đều đặn theo số nhân sự, còn các đợt định kỳ có thể lên kế hoạch theo quý hoặc theo năm.
• Doanh nghiệp kiểm soát chất lượng bằng gì: với việc thường trực, dữ liệu chấm công theo ca và đánh giá định kỳ giúp theo dõi nhân sự, còn với việc theo đợt, ảnh chụp báo cáo và biên bản nghiệm thu là căn cứ thanh toán.

Nếu câu trả lời nghiêng về cả hai phía, doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu khảo sát rồi đề xuất một phương án kết hợp, thay vì tự tính số người hay tần suất. Sau khi chọn được hình thức, phần cần chú ý tiếp theo là cách mỗi hình thức được tính giá và ghi vào hợp đồng.

Cách tính giá và những điểm cần ghi rõ trong hợp đồng

Hai hình thức vệ sinh được tính giá theo căn cứ khác nhau: vệ sinh theo đợt báo giá theo từng hạng mục, còn hợp đồng duy trì tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo mét vuông. Vì căn cứ khác nhau, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu tách riêng hai phần này trong báo giá để so sánh và kiểm soát được từng khoản.

Những điểm doanh nghiệp nên đề nghị ghi rõ trong báo giá và hợp đồng gồm:

• Danh sách hạng mục thuộc hợp đồng duy trì và danh sách hạng mục làm theo đợt, để hai bên không hiểu khác nhau về việc định kỳ như giặt thảm, giặt ghế hay vệ sinh trần có nằm trong phí duy trì hay không.
• Phụ phí làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ, vì các khung giờ này có thể phát sinh phụ phí nhân công và BPG ghi rõ trong báo giá.
• Chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị với công trình ở xa, cũng được ghi rõ trong báo giá thay vì phát sinh sau.
• Thành phần đã gồm trong giá của từng đợt, gồm nhân sự, máy móc và hóa chất chuyên dụng, để doanh nghiệp không phải chuẩn bị thêm.

BPG không công khai đơn giá trên website, doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá sau khi khảo sát. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của từng hình thức được giải thích trong bài báo giá dịch vụ vệ sinh công nghiệp và bài báo giá dịch vụ tạp vụ, còn các điều khoản nên có được tổng hợp trong mẫu hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp. Dù hợp đồng đã rõ ràng, một số nhầm lẫn khi chọn giữa hai hình thức vẫn thường xảy ra trong quá trình vận hành.

Những nhầm lẫn thường gặp khi chọn giữa vệ sinh theo đợt và duy trì

Những nhầm lẫn thường gặp khi chọn giữa vệ sinh theo đợt và duy trì đều xuất phát từ việc doanh nghiệp coi hai hình thức có thể thay thế cho nhau, trong khi mỗi hình thức chỉ giải quyết tốt một nhóm hạng mục. Theo kinh nghiệm quản lý vận hành, các nhầm lẫn dưới đây thường chỉ lộ ra sau vài tháng, khi mặt bằng đã xuống cấp hoặc chi phí đã vượt dự toán.

• Chỉ thuê theo đợt cho khu vực dùng hằng ngày, khiến nhà vệ sinh và căng tin sạch trong vài ngày sau đợt làm rồi xuống cấp nhanh cho tới đợt sau.
• Giao việc chuyên sâu cho nhân viên duy trì như đánh bóng sàn hay vệ sinh kèo thép, trong khi nhân viên thường trực không có thiết bị và không được bố trí cho việc làm trên cao.
• Không ghi việc định kỳ vào hợp đồng nào, nên các hạng mục như giặt thảm, vệ sinh ống gió bị bỏ quên cho tới khi xuất hiện mùi hoặc bụi rõ rệt.
• So sánh báo giá theo đợt với báo giá duy trì như hai phương án cùng loại, dẫn đến chọn phương án rẻ hơn trên giấy nhưng không phủ hết nhu cầu của cơ sở.

Phần lớn các nhầm lẫn trên có thể tránh được khi doanh nghiệp nắm rõ 7 điểm khác nhau giữa hai hình thức ngay từ đầu và yêu cầu nhà thầu đề xuất phương án sau khảo sát. Với cơ sở đang thuê tạp vụ nội bộ, bài thuê ngoài tạp vụ hay tự tuyển nhân sự có thêm góc so sánh về chi phí quản lý.

Câu hỏi thường gặp về vệ sinh định kỳ và hợp đồng duy trì

Vệ sinh định kỳ và vệ sinh duy trì có phải là một không?

Không. Vệ sinh định kỳ thường chỉ các đợt làm lặp lại theo lịch như theo quý hoặc theo mùa, do đội thi công đến làm rồi nghiệm thu từng đợt. Vệ sinh duy trì là hình thức có nhân viên làm thường trực tại cơ sở mỗi ngày theo ca. Hai hình thức có thể cùng tồn tại trong một kế hoạch vệ sinh của doanh nghiệp.

Hợp đồng duy trì có bao gồm giặt thảm, đánh bóng sàn không?

Tùy theo phạm vi hai bên thống nhất trong hợp đồng. Các việc cần máy móc chuyên dụng như giặt thảm, đánh bóng sàn hay vệ sinh trên cao thường được báo giá thành đợt riêng, tách khỏi phí duy trì. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu liệt kê rõ hạng mục nào nằm trong hợp đồng duy trì để tránh phát sinh.

Bao lâu nên làm một đợt vệ sinh định kỳ cho nhà xưởng?

Tần suất đợt vệ sinh định kỳ phụ thuộc vào ngành sản xuất, mức độ bụi, môi trường xung quanh và yêu cầu audit của từng nhà máy, nên không có một lịch chung cho mọi cơ sở. Cách làm phù hợp là để nhà thầu khảo sát hiện trạng rồi đề xuất lịch cho từng hạng mục như kèo thép, mái tôn, sàn, ống gió.

Làm sao kiểm tra nhà thầu làm đúng khi thuê theo đợt?

Doanh nghiệp kiểm tra bằng ảnh chụp báo cáo kết quả từng hạng mục và biên bản nghiệm thu ký giữa hai bên khi kết thúc đợt. Với BPG, quy trình theo đợt luôn kết thúc bằng hai bước này, nên doanh nghiệp có căn cứ rõ ràng trước khi thanh toán.

Làm sao theo dõi nhân viên trong hợp đồng duy trì?

Doanh nghiệp theo dõi nhân viên trong hợp đồng duy trì qua dữ liệu chấm công điện tử theo ca và qua người giám sát phụ trách khu vực. BPG sử dụng phần mềm chấm công điện tử để khách hàng xem được tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca, đồng thời kết quả công việc được đánh giá định kỳ.

Khảo sát và tư vấn hình thức vệ sinh cho doanh nghiệp

BPG Group khảo sát hiện trạng cơ sở không thu phí, sau đó đề xuất phương án gồm hợp đồng duy trì cho khu vực dùng hằng ngày và lịch các đợt vệ sinh định kỳ cho hạng mục chuyên sâu, kèm báo giá tách riêng từng phần. BPG phục vụ nhà máy, kho vận, tòa nhà văn phòng, trường học, trung tâm thương mại và cơ sở y tế, tập trung tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai.

Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được khảo sát và tư vấn hình thức vệ sinh phù hợp.