Dịch vụ vệ sinh tòa nhà là dịch vụ giữ sạch các khu vực chung của tòa nhà văn phòng, như sảnh, thang máy, hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh chung, tầng hầm và khuôn viên, bằng tạp vụ thường trực theo ca kết hợp các đợt tổng vệ sinh định kỳ. Với ban quản lý tòa nhà, rủi ro thường không nằm ở tuần đầu triển khai mà ở các tháng sau, khi nhân sự thay đổi liên tục và người mới chưa được hướng dẫn theo nội quy của tòa nhà. Bài viết dưới đây trình bày các hạng mục, hai hình thức hợp đồng, quy trình triển khai và cách giữ chất lượng ổn định trong suốt thời gian hợp đồng.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, đồng thời sử dụng phần mềm để chấm công điện tử cho nhân viên vệ sinh tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.
Dịch vụ vệ sinh tòa nhà gồm những khu vực nào
Dịch vụ vệ sinh tòa nhà bao gồm các khu vực dùng chung mà ban quản lý chịu trách nhiệm, chia thành ba nhóm: khu đón tiếp và di chuyển, khu tiện ích chung, và khu kỹ thuật, ngoại vi. Mỗi nhóm có tần suất và yêu cầu khác nhau, nên phạm vi công việc cần được liệt kê theo từng khu thay vì ghi chung là “vệ sinh tòa nhà”.
Ảnh dưới đây minh họa khu sảnh, nơi có lưu lượng người cao nhất và cần được giữ sạch liên tục trong giờ làm việc.
| Nhóm khu vực | Khu vực cụ thể | Công việc thường gặp |
| Khu đón tiếp và di chuyển | Sảnh chính, quầy lễ tân, thang máy, hành lang, cầu thang bộ | Lau sàn theo ca, lau kính cửa và vách kính tầng trệt, lau tay vịn, nút bấm và vách thang máy |
| Khu tiện ích chung | Nhà vệ sinh chung, khu pantry chung, phòng họp chung, khu chờ | Làm sạch và bổ sung vật tư nhà vệ sinh theo khung giờ, thu gom rác, lau bàn ghế |
| Khu kỹ thuật và ngoại vi | Tầng hầm để xe, khu tập kết rác, lối thoát hiểm, khuôn viên, vỉa hè trước tòa nhà | Quét và chà sàn hầm, làm sạch khu tập kết rác, giữ lối thoát hiểm thông thoáng, quét khuôn viên |
| Hạng mục định kỳ | Sàn đá sảnh, thảm hành lang, ghế khu chờ, miệng gió, ống gió | Chà sàn và đánh bóng sàn đá, giặt thảm, giặt ghế, vệ sinh ống gió theo đợt |
Phần văn phòng bên trong các tầng cho thuê thường do từng doanh nghiệp thuê tự ký hợp đồng riêng, như dịch vụ vệ sinh văn phòng cho khu làm việc. Vì vậy hợp đồng vệ sinh tòa nhà nên ghi rõ ranh giới giữa khu chung do ban quản lý phụ trách và khu riêng của khách thuê, để không có khu vực bị bỏ trống hoặc bị làm trùng.
Hai hình thức hợp đồng vệ sinh tòa nhà
Hợp đồng vệ sinh tòa nhà thường kết hợp hai hình thức: tạp vụ thường trực theo ca cho việc hằng ngày, và vệ sinh công nghiệp theo đợt cho các hạng mục định kỳ như đánh bóng sàn đá, giặt thảm, vệ sinh ống gió. Hai hình thức khác nhau ở cách bố trí người và cách theo dõi kết quả, nên ban quản lý nên tách riêng hai phần này trong báo giá.
| Tiêu chí | Tạp vụ thường trực theo ca | Vệ sinh định kỳ theo đợt |
| Công việc | Giữ sạch sảnh, thang máy, hành lang, nhà vệ sinh chung, thu gom rác mỗi ngày | Đánh bóng sàn đá, giặt thảm, giặt ghế, vệ sinh ống gió, tổng vệ sinh tầng hầm |
| Bố trí người | Nhân sự phân công theo ca, theo khu vực, có supervisor (giám sát viên) phụ trách | Đội thi công đến theo lịch, làm lần lượt từng hạng mục đã thống nhất |
| Cách theo dõi | Chấm công điện tử theo ca, kết quả công việc được đánh giá định kỳ | Ảnh chụp báo cáo kết quả từng hạng mục và biên bản nghiệm thu ký hai bên |
| Căn cứ tính giá | Số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo m² | Từng hạng mục, diện tích và khung giờ có thể thi công |
Các đợt định kỳ nên được nghiệm thu bằng văn bản riêng, theo cách trình bày trong bài biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp. Khi đã tách rõ hai phần, ban quản lý có thể đi vào quy trình triển khai cụ thể cho tòa nhà của mình.
Quy trình 5 bước triển khai dịch vụ vệ sinh tòa nhà tại BPG Group
Quy trình triển khai dịch vụ vệ sinh tòa nhà tại BPG Group gồm 5 bước: khảo sát hiện trạng, lập phương án và báo giá, tuyển chọn và đào tạo nhân sự, triển khai theo ca có giám sát, và đánh giá định kỳ. Mỗi bước được thiết kế để giải quyết một nỗi lo cụ thể của ban quản lý, đặc biệt là nỗi lo chất lượng giảm dần sau vài tháng.
Ảnh dưới đây tóm tắt 5 bước BPG triển khai dịch vụ vệ sinh cho một tòa nhà văn phòng.
- Khảo sát hiện trạng: BPG khảo sát tòa nhà không thu phí, ghi nhận từng khu vực chung, lưu lượng người theo giờ, loại sàn và các hạng mục cần làm định kỳ.
- Lập phương án và báo giá: BPG đề xuất bố trí nhân sự theo ca, theo khu vực, kèm danh sách hạng mục định kỳ và báo giá tách riêng phần thường trực với phần làm theo đợt.
- Tuyển chọn và đào tạo nhân sự: nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe, rồi được đào tạo về quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy riêng của tòa nhà trước khi vào làm.
- Triển khai theo ca có giám sát: nhân viên làm theo ca và theo khu vực, có supervisor phụ trách và giám sát trực tiếp, chấm công điện tử để ban quản lý theo dõi tần suất và nhân sự từng ca.
- Đánh giá định kỳ: kết quả công việc và phản hồi của ban quản lý được đánh giá định kỳ, làm căn cứ điều chỉnh tần suất hoặc bố trí nhân sự.
Chi tiết cách BPG tuyển chọn, đào tạo và thay thế nhân sự được trình bày trong bài quy trình tuyển chọn và đào tạo nhân sự tạp vụ tại BPG Group. Quy trình tốt mới là điều kiện cần, còn chất lượng ổn định qua nhiều tháng phụ thuộc vào một số cơ chế mà ban quản lý nên kiểm tra ngay từ khi ký hợp đồng.
Cách giữ chất lượng vệ sinh tòa nhà ổn định qua nhiều tháng
Chất lượng vệ sinh tòa nhà ổn định qua nhiều tháng khi hợp đồng có cơ chế giữ đội nhân sự, có người giám sát phụ trách rõ ràng và có cách theo dõi tần suất làm việc thực tế. Theo kinh nghiệm quản lý dự án tạp vụ, phần lớn trường hợp chất lượng giảm dần đều bắt đầu từ việc nhân sự thay đổi mà ban quản lý không được báo trước.
Ảnh dưới đây tóm tắt những điểm ban quản lý nên thống nhất với nhà thầu trước khi ký.
- Phương án nhân sự dự phòng cần được nêu trong hồ sơ, vì khi nhân viên nghỉ đột xuất, khu vực đó không bị bỏ trống và không phải lấy người từ khu khác sang làm thay.
- Người giám sát phụ trách tòa nhà nên được giới thiệu tên và cách liên lạc ngay từ đầu, để ban quản lý có một đầu mối khi cần phản hồi.
- Thông báo trước khi thay người cố định giúp ban quản lý chủ động hướng dẫn người mới về nội quy, giờ ra vào và các khu cần lưu ý.
- Dữ liệu chấm công theo ca cho phép ban quản lý đối chiếu số người và giờ làm thực tế với hợp đồng, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận.
- Lịch đánh giá định kỳ giữa hai bên giúp phát hiện sớm khu vực đang tụt chất lượng và điều chỉnh trước khi thành vấn đề.
Các tiêu chí đầy đủ hơn để so sánh nhà thầu có trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh tòa nhà. Sau khi thống nhất cơ chế giữ chất lượng, câu hỏi tiếp theo của ban quản lý thường là chi phí được tính dựa trên những gì.
Căn cứ báo giá dịch vụ vệ sinh tòa nhà
Báo giá dịch vụ vệ sinh tòa nhà được BPG lập sau khảo sát, với phần tạp vụ thường trực tính theo số nhân sự và hình thức làm việc, còn phần định kỳ tính theo từng hạng mục. BPG không công khai đơn giá chung vì mỗi tòa nhà có diện tích khu chung, lưu lượng người và giờ hoạt động khác nhau, nên doanh nghiệp vui lòng liên hệ báo giá.
- Số nhân sự và số ca là căn cứ chính của phần thường trực, phụ thuộc vào số tầng, diện tích khu chung và giờ mở cửa của tòa nhà.
- Hạng mục định kỳ và tần suất như đánh bóng sàn đá, giặt thảm, vệ sinh ống gió được tách thành từng dòng để ban quản lý chọn theo nhu cầu.
- Khung giờ làm việc ảnh hưởng đến chi phí, vì làm ngoài giờ, ban đêm hoặc ngày lễ có thể phát sinh phụ phí nhân công và được ghi rõ trong báo giá.
- Vị trí tòa nhà ở xa có thể phát sinh chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị cho các đợt định kỳ, cũng được ghi rõ trong báo giá.
Tòa nhà cần thêm các dịch vụ khác như chăm sóc cảnh quan, kiểm soát côn trùng hay vận hành kỹ thuật có thể gộp qua một đầu mối với dịch vụ vận hành và bảo trì tòa nhà của BPG Group. Những câu hỏi ban quản lý hay đặt ra trước khi ký được trả lời ngắn ở phần dưới.
Câu hỏi thường gặp về dịch vụ vệ sinh tòa nhà
Nhân viên vệ sinh tòa nhà nghỉ đột xuất thì ai thay?
BPG có phương án nhân sự dự phòng để duy trì dịch vụ liên tục khi nhân viên nghỉ đột xuất. Ban quản lý có thể đề nghị ghi rõ cách bổ sung người thay thế trong hợp đồng, để khu vực không bị bỏ trống.
Ban quản lý theo dõi nhân viên vệ sinh bằng cách nào?
Ban quản lý theo dõi qua dữ liệu chấm công điện tử theo ca, cho biết số người và giờ làm thực tế ở từng ca. Bên cạnh đó, supervisor của BPG phụ trách và giám sát trực tiếp, và kết quả công việc được hai bên đánh giá định kỳ.
Dịch vụ vệ sinh tòa nhà có gồm lau kính mặt ngoài không?
Lau kính mặt ngoài tòa nhà cao tầng cần thiết bị và quy trình làm việc trên cao riêng, nên cần trao đổi trực tiếp với BPG khi khảo sát. Phạm vi thường trực tập trung vào kính cửa, vách kính tầng trệt và kính khu vực chung trong tòa nhà.
Có thể thuê riêng các hạng mục định kỳ không?
Có. Ban quản lý có thể thuê riêng các đợt đánh bóng sàn đá, giặt thảm, giặt ghế hoặc vệ sinh ống gió mà không cần ký gói tạp vụ thường trực. Mỗi đợt có báo giá tách hạng mục, ảnh chụp báo cáo và biên bản nghiệm thu ký hai bên.
BPG đã làm vệ sinh cho loại công trình nào có khu chung lớn?
BPG đã triển khai cho các trường học có khu chung lớn và lưu lượng người cao, kết hợp tạp vụ hằng ngày với vệ sinh theo đợt, ví dụ dự án Vinschool Grand Park. Các dự án tòa nhà và văn phòng được tổng hợp tại trang lĩnh vực tòa nhà văn phòng.
Nhận khảo sát dịch vụ vệ sinh tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà văn phòng tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai có thể đặt lịch khảo sát không thu phí với BPG Group để nhận phương án bố trí nhân sự theo ca và báo giá tách riêng phần thường trực với phần định kỳ. Phương án được lập sau khi BPG ghi nhận từng khu vực chung và giờ hoạt động của tòa nhà.
Liên hệ BPG Group qua hotline 0707 43 9899 hoặc email info@bpggroup.vn để được tư vấn dịch vụ vệ sinh tòa nhà.
