Hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh cần có 6 phần: phạm vi công việc theo khu vực, tần suất và tiêu chuẩn nghiệm thu, yêu cầu nhân sự và giám sát, yêu cầu năng lực kèm hồ sơ chứng minh, mẫu báo giá thống nhất, tiêu chí đánh giá kèm dự thảo hợp đồng. Khi thiếu một trong 6 phần này, mỗi nhà thầu sẽ báo giá theo cách hiểu riêng, và phòng mua hàng gần như không thể đặt các báo giá cạnh nhau để so sánh. Theo kinh nghiệm quản lý vận hành, người phụ trách gói thầu thường không lo nhất ở việc chọn được nhà thầu giá tốt, mà lo ở việc phải giải trình được với cấp trên vì sao chọn nhà thầu đó khi dịch vụ có vấn đề ở các tháng sau.
BPG Group đạt chứng nhận ISO 9001:2015 (tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng) và giải thưởng The Best of Vietnam 2024, cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp làm theo đợt và hợp đồng tạp vụ duy trì cho nhà máy, kho vận, tòa nhà văn phòng và trường học tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai.
6 phần cần có trong hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh
Hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh đầy đủ gồm 6 phần, đi theo thứ tự từ phạm vi công việc đến điều kiện ký hợp đồng. Thứ tự này giúp nhà thầu đọc hồ sơ theo đúng logic tính giá: biết làm ở đâu, làm hạng mục nào, với tần suất nào, rồi mới tính nhân sự và chi phí.
Ảnh dưới đây tóm tắt 6 phần của một hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh.
Phạm vi công việc theo khu vực và hạng mục
Phạm vi công việc là danh sách từng khu vực cần vệ sinh, kèm diện tích ước tính, loại bề mặt và các hạng mục cụ thể trong khu vực đó. Doanh nghiệp nên chia theo khu vực vận hành như sảnh, văn phòng, nhà vệ sinh, căng tin, xưởng sản xuất, kho, khuôn viên, thay vì ghi chung chung “vệ sinh toàn bộ nhà máy”. Hồ sơ cũng cần ghi giờ được phép làm việc ở từng khu vực và các khu vực hạn chế ra vào, vì hai thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí ca.
Tần suất và tiêu chuẩn nghiệm thu
Tần suất cho biết mỗi hạng mục được làm hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hay theo đợt, còn tiêu chuẩn nghiệm thu mô tả bề mặt như thế nào được xem là đạt. Ví dụ, sàn văn phòng được lau ẩm hằng ngày và chà sàn bằng máy theo tuần, trong khi kèo thép, mái tôn hoặc giặt thảm được làm theo đợt và nghiệm thu riêng. Mô tả tiêu chuẩn đạt bằng câu kiểm tra được, như “sàn không còn vết bẩn bám, không đọng nước”, giúp hai bên tránh tranh cãi khi nghiệm thu.
Yêu cầu nhân sự, ca làm và giám sát
Với hợp đồng duy trì, hồ sơ cần nêu số ca, giờ bắt đầu và kết thúc mỗi ca, các khu vực cần nhân sự cố định và yêu cầu về người giám sát. Doanh nghiệp có thể ghi định biên tối thiểu hoặc để nhà thầu tự đề xuất định biên, nhưng nên yêu cầu nhà thầu giải trình cách tính số người theo khu vực và ca. Phần này cũng là nơi ghi các yêu cầu về thay thế nhân sự, sẽ được trình bày kỹ ở mục riêng bên dưới.
Yêu cầu năng lực và hồ sơ chứng minh
Yêu cầu năng lực liệt kê những giấy tờ nhà thầu phải nộp kèm báo giá để chứng minh khả năng thực hiện gói thầu. Nhóm hồ sơ thường gặp gồm giấy phép kinh doanh, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, danh sách hợp đồng tương tự kèm biên bản nghiệm thu, danh sách máy móc, MSDS (Material Safety Data Sheet, bảng dữ liệu an toàn của từng loại hóa chất) và quy trình nhân sự dự phòng. Mỗi yêu cầu nên đi kèm loại giấy tờ chứng minh cụ thể để hội đồng chấm có căn cứ đánh giá Đạt hoặc Không đạt.
Mẫu báo giá thống nhất
Mẫu báo giá thống nhất là bảng tính do doanh nghiệp soạn sẵn, các nhà thầu chỉ điền đơn giá vào đúng các dòng và cột đã định. Nếu để mỗi nhà thầu tự trình bày báo giá, một bên có thể gộp vật tư tiêu hao vào giá nhân công, bên khác lại tách riêng, khiến tổng giá nhìn thấp hơn nhưng phát sinh thêm trong quá trình thực hiện.
Tiêu chí đánh giá và dự thảo hợp đồng
Tiêu chí đánh giá cho nhà thầu biết hồ sơ sẽ được chấm theo những nội dung nào, còn dự thảo hợp đồng cho nhà thầu biết trước các điều khoản sẽ ký. Công bố hai tài liệu này ngay trong hồ sơ mời thầu giúp nhà thầu đề xuất đúng trọng tâm và giảm thời gian thương thảo sau khi chọn được đơn vị trúng thầu.
Sáu phần trên là khung của hồ sơ, nhưng phần quyết định chất lượng báo giá nhận về là cách doanh nghiệp viết phạm vi công việc. Mục tiếp theo đi vào chi tiết cách trình bày phạm vi để các nhà thầu báo giá trên cùng một mặt bằng.
Cách viết phạm vi công việc để các nhà thầu báo giá trên cùng một mặt bằng
Phạm vi công việc nên được trình bày bằng một bảng có các cột khu vực, diện tích, hạng mục, tần suất và hình thức thực hiện. Cách trình bày này buộc mọi nhà thầu tính giá trên cùng một danh sách hạng mục, đồng thời giúp doanh nghiệp phát hiện ngay báo giá nào bỏ sót khu vực.
Bảng dưới đây là ví dụ cách ghi phạm vi cho một nhà máy có khu văn phòng và khu kho. Doanh nghiệp thay khu vực, diện tích và tần suất theo hiện trạng thực tế của mình.
| Khu vực | Hạng mục | Tần suất | Hình thức |
| Văn phòng, phòng họp | Lau sàn, lau bàn, đổ rác, lau kính mặt trong | Hằng ngày | Hợp đồng duy trì |
| Nhà vệ sinh | Làm sạch thiết bị vệ sinh, bổ sung giấy, kiểm tra mùi | Nhiều lần trong ca | Hợp đồng duy trì |
| Thảm, ghế văn phòng | Giặt thảm, giặt ghế nỉ | Theo đợt, ghi số đợt mỗi năm | Theo đợt, báo giá riêng |
| Kho hàng | Quét và chà sàn lối đi, gom rác bao bì | Theo lịch xuất nhập hàng | Hợp đồng duy trì |
| Kèo thép, mái tôn nhà xưởng | Hút bụi kèo, vệ sinh mái tôn | Theo đợt | Theo đợt, nghiệm thu riêng |
Cột hình thức là cột hay bị bỏ qua nhất trong các hồ sơ mời thầu, trong khi hạng mục làm hằng ngày và hạng mục làm theo đợt được tính giá theo hai cách khác nhau. Hạng mục hằng ngày được tính theo số nhân sự và ca làm, còn hạng mục theo đợt được tính theo diện tích, độ cao và máy móc cần huy động. Doanh nghiệp có thể đọc thêm về sự khác nhau này trong bài vệ sinh định kỳ theo đợt hay hợp đồng duy trì trước khi chia cột.
Khi danh sách hạng mục đã rõ, nhà thầu mới có căn cứ để đề xuất số người và cách bố trí ca. Đây cũng là phần mà doanh nghiệp cần đặt yêu cầu cẩn thận nhất với hợp đồng duy trì dài hạn.
Yêu cầu về nhân sự và giám sát cho hợp đồng duy trì
Yêu cầu nhân sự trong hồ sơ mời thầu hợp đồng duy trì nên tập trung vào cách nhà thầu giữ đội ngũ ổn định, thay vì chỉ ghi số người. Với hợp đồng tạp vụ dài hạn, rủi ro doanh nghiệp thường gặp không nằm ở tuần đầu triển khai mà ở các tháng sau, khi nhân sự thay đổi liên tục và người mới vào làm chưa được hướng dẫn theo quy trình của tòa nhà.
Doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu nêu rõ các nội dung sau trong hồ sơ dự thầu:
- Nhà thầu cần nêu thời gian bổ sung người thay thế khi nhân viên nghỉ đột xuất, và người thay thế lấy từ nguồn nào, để khu vực đó không bị bỏ trống hoặc phải lấy người từ khu khác sang.
- Nhà thầu cần cam kết báo trước cho doanh nghiệp khi thay nhân sự cố định, và doanh nghiệp có quyền xem xét hồ sơ của nhân sự mới trước khi người đó vào làm.
- Nhà thầu cần nêu rõ người giám sát phụ trách dự án, phạm vi khu vực người đó quản lý và cách liên hệ khi có sự cố.
- Nhà thầu cần trình bày nội dung đào tạo nhân sự trước khi triển khai, gồm quy trình, hóa chất, thiết bị, an toàn lao động và nội quy của doanh nghiệp.
- Nhà thầu cần mô tả công cụ để doanh nghiệp theo dõi nhân sự và tần suất làm việc theo ca, ví dụ hệ thống chấm công điện tử.
Vai trò của người giám sát được phân tích kỹ hơn trong bài giám sát vệ sinh công nghiệp là gì. Với các gói thầu theo đợt như tổng vệ sinh hay vệ sinh sau xây dựng, phần nhân sự chỉ cần nêu số người dự kiến, thời gian thi công và người chỉ huy đội, vì không có nhân sự làm thường trực.
Sau khi nhà thầu đề xuất đội ngũ, chi phí cho đội ngũ đó cần được trình bày theo một mẫu chung để doanh nghiệp đặt các báo giá cạnh nhau.
Mẫu bảng báo giá nên đính kèm hồ sơ mời thầu
Mẫu bảng báo giá nên tách riêng chi phí nhân công, vật tư tiêu hao, hạng mục theo đợt và đơn giá làm ngoài giờ. Trước khi ký, doanh nghiệp nên đề nghị nhà thầu tách riêng các khoản này trong báo giá, để tránh phát sinh chi phí ngoài dự toán trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Ảnh dưới đây liệt kê các nhóm chi phí nên có dòng riêng trong mẫu báo giá.
- Chi phí nhân công theo vị trí và ca là dòng chính của hợp đồng duy trì, vì dịch vụ tạp vụ được tính giá theo số nhân sự và hình thức làm việc chứ không theo m².
- Vật tư tiêu hao như giấy vệ sinh, túi rác, nước rửa tay nên có dòng riêng và ghi rõ do bên nào cung cấp, vì đây là khoản dễ hiểu khác nhau nhất giữa các nhà thầu.
- Máy móc và hóa chất chuyên dụng cần ghi rõ đã gồm trong đơn giá hay tính riêng, kèm danh sách máy dự kiến đưa vào dự án.
- Hạng mục theo đợt như giặt thảm, giặt ghế, vệ sinh kèo thép nên được báo giá theo từng đợt và từng hạng mục, không gộp vào phí duy trì hằng tháng.
- Đơn giá làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ cần có dòng riêng, vì các ca này thường phát sinh phụ phí nhân công.
- Chi phí vận chuyển nhân sự và thiết bị cần được ghi rõ với công trình ở xa.
Cách tính giá tạp vụ theo số nhân sự và ca làm được giải thích trong bài báo giá dịch vụ tạp vụ. BPG không công khai đơn giá trên website, mỗi báo giá được lập sau khi khảo sát hiện trạng, vui lòng liên hệ báo giá.
Khi các báo giá đã cùng một mẫu, việc còn lại của hội đồng là chấm hồ sơ theo tiêu chí đã công bố. Cách đặt tiêu chí quyết định nhà thầu được chọn có giữ được chất lượng trong suốt hợp đồng hay không.
Tiêu chí đánh giá nhà thầu vệ sinh trong hồ sơ mời thầu
Tiêu chí đánh giá nhà thầu vệ sinh nên chia thành hai bước: bước một chấm năng lực theo dạng Đạt hoặc Không đạt, bước hai chấm điểm phương án kỹ thuật và giá của các nhà thầu đã đạt. Cách chia này giúp loại sớm các hồ sơ không đủ điều kiện, đồng thời giúp người phụ trách có bảng chấm rõ ràng để trình duyệt với cấp trên.
Doanh nghiệp có thể tham khảo cách sắp xếp tiêu chí như sau:
- Bước một, năng lực (Đạt hoặc Không đạt): tư cách pháp lý, chứng nhận quản lý chất lượng còn hiệu lực, hợp đồng tương tự kèm biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận của khách hàng, danh sách máy móc và MSDS của hóa chất dự kiến dùng.
- Bước hai, phương án kỹ thuật (chấm điểm): sơ đồ bố trí nhân sự theo khu vực và ca, quy trình nhân sự dự phòng, kế hoạch đào tạo, biểu mẫu kiểm tra đang dùng thực tế, cách báo cáo và nghiệm thu.
- Bước hai, giá (chấm điểm): tổng giá trên mẫu báo giá thống nhất, kèm mức độ đầy đủ của các dòng chi phí đã tách.
Doanh nghiệp nên yêu cầu biểu mẫu đang dùng thực tế thay vì quy trình soạn riêng cho hồ sơ, vì biểu mẫu thật cho thấy nhà thầu đang vận hành như thế nào ở các dự án khác. Danh sách đầy đủ các giấy tờ nên yêu cầu được trình bày trong bài tiêu chí chọn công ty vệ sinh công nghiệp uy tín. Sau khi ký, các tiêu chí kỹ thuật này có thể dùng lại làm căn cứ đánh giá chất lượng dịch vụ vệ sinh định kỳ.
Bảng tiêu chí chỉ phát huy tác dụng khi hồ sơ được phát hành và tiếp nhận theo một trình tự rõ ràng. Phần dưới đây mô tả trình tự đó, từ lúc gửi hồ sơ đến khi ký hợp đồng.
Trình tự phát hành hồ sơ và tổ chức khảo sát
Trình tự mời thầu dịch vụ vệ sinh thường đi từ phát hành hồ sơ, tổ chức khảo sát chung, giải đáp câu hỏi bằng văn bản, nhận hồ sơ dự thầu, chấm điểm, thương thảo rồi ký hợp đồng. Với gói thầu sử dụng vốn nhà nước, trình tự lựa chọn nhà thầu thực hiện theo Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và các văn bản sửa đổi, hướng dẫn hiện hành. Doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) thường tự xây dựng trình tự theo quy chế mua sắm nội bộ.
Doanh nghiệp nên lưu ý các điểm sau khi tổ chức:
- Doanh nghiệp nên tổ chức một buổi khảo sát chung cho các nhà thầu, vì nhà thầu chưa xem mặt bằng sẽ phải ước lượng khối lượng và thường cộng thêm phần dự phòng vào giá.
- Mọi câu hỏi của nhà thầu và câu trả lời nên được gửi bằng văn bản cho tất cả nhà thầu cùng lúc, để các bên báo giá trên cùng một thông tin.
- Hồ sơ nên ghi rõ hạn nộp, hình thức nộp và người liên hệ, đồng thời quy định rõ cách xử lý hồ sơ nộp trễ.
- Buổi thương thảo với nhà thầu được chọn nên dựa trên dự thảo hợp đồng đã phát hành, để không mở lại các điều khoản đã thống nhất.
Các điều khoản cần có trong hợp đồng sau khi chọn được nhà thầu được trình bày chi tiết trong bài mẫu hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp. Ngay cả khi trình tự đã chặt chẽ, nhiều gói thầu vẫn nhận về những báo giá khó so sánh vì một số sai sót trong chính hồ sơ mời thầu.
Những sai sót khiến hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh khó so sánh nhà thầu
Sai sót thường gặp nhất trong hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh là mô tả phạm vi quá chung, khiến mỗi nhà thầu báo giá theo một cách hiểu khác nhau. Theo kinh nghiệm quản lý vận hành, nhiều tranh chấp trong năm đầu hợp đồng thường bắt nguồn từ những chỗ mà hồ sơ mời thầu để ngỏ ngay từ đầu.
- Hồ sơ được soạn từ mẫu của một gói thầu khác, còn sót điều khoản không liên quan như yêu cầu của gói bảo vệ, làm nhà thầu khó xác định đâu là yêu cầu thật.
- Hồ sơ ghi “vệ sinh toàn bộ nhà xưởng” mà không có danh sách khu vực, diện tích và tần suất, nên các báo giá nhận về chênh lệch lớn mà không rõ lý do.
- Hồ sơ không tách hạng mục hằng ngày và hạng mục theo đợt, dẫn đến việc giặt thảm, vệ sinh kèo thép bị hiểu là đã nằm trong phí duy trì.
- Hồ sơ đặt yêu cầu năng lực vượt nhu cầu thực tế của gói thầu, ví dụ đòi hỏi kinh nghiệm ở loại công trình không liên quan, làm giảm số nhà thầu đủ điều kiện tham gia.
- Hồ sơ chấm chủ yếu theo giá thấp nhất, trong khi không đánh giá phương án nhân sự dự phòng, nên chất lượng dễ giảm dần sau vài tháng đầu.
Tránh được những sai sót này, doanh nghiệp sẽ có trong tay các báo giá cùng phạm vi và một bảng chấm đủ căn cứ để bảo vệ lựa chọn của mình. Phần cuối bài mô tả cách BPG Group khảo sát và lập báo giá cho một gói thầu dịch vụ vệ sinh.
Cách BPG Group khảo sát và báo giá cho gói thầu dịch vụ vệ sinh
BPG Group lập báo giá cho gói thầu dịch vụ vệ sinh sau khi khảo sát hiện trạng tại cơ sở, và khảo sát không thu phí. Sau khảo sát, BPG gửi báo giá tách theo từng hạng mục, đã gồm nhân sự, máy móc và hóa chất chuyên dụng, để doanh nghiệp đối chiếu với mẫu báo giá trong hồ sơ mời thầu.
- Với hạng mục làm theo đợt: mỗi đợt được triển khai theo từng hạng mục đã thống nhất, khi hoàn thành BPG chụp ảnh báo cáo kết quả từng hạng mục, hai bên kiểm tra và ký biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp.
- Với hợp đồng tạp vụ duy trì: nhân sự được tuyển chọn theo kinh nghiệm, tác phong, sức khỏe, được đào tạo trước khi triển khai, phân công theo ca và khu vực, có supervisor (người giám sát trực tiếp) phụ trách và có phương án nhân sự dự phòng. BPG sử dụng phần mềm chấm công điện tử cho nhân viên tại dự án, giúp khách hàng theo dõi minh bạch tần suất và nhân sự thực hiện theo từng ca.
- Với phần hồ sơ năng lực: BPG cung cấp chứng nhận ISO 9001:2015 và danh sách khách hàng được phép nêu tên như Toyota, Omron, Siemens, Midea, Imexpharm, Vinschool, kèm thông tin các dự án đã thực hiện như nhà máy TCL Bình Dương.
Ngoài vệ sinh, BPG Group làm việc theo mô hình “Một điểm đến, đa dịch vụ”, gồm cả kiểm soát côn trùng, chăm sóc cảnh quan, vận hành và bảo trì kỹ thuật qua một đầu mối. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn gom nhiều gói dịch vụ vào cùng một hồ sơ mời thầu thay vì quản lý nhiều nhà thầu riêng lẻ.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ mời thầu dịch vụ vệ sinh
Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc làm hồ sơ mời thầu theo Luật Đấu thầu không?
Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 chủ yếu điều chỉnh hoạt động lựa chọn nhà thầu có sử dụng vốn nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp FDI không sử dụng vốn nhà nước thường tự quyết định cách lựa chọn nhà thầu theo quy chế nội bộ. Dù vậy, việc lập hồ sơ mời thầu có cấu trúc rõ ràng vẫn giúp phòng mua hàng so sánh báo giá và giải trình lựa chọn với cấp trên.
Hồ sơ mời thầu có nên ghi sẵn số nhân sự không?
Hồ sơ mời thầu có thể ghi định biên tối thiểu hoặc để nhà thầu tự đề xuất số nhân sự. Nếu doanh nghiệp chưa chắc cần bao nhiêu người, cách phù hợp hơn là cung cấp đủ danh sách khu vực, tần suất, giờ làm và yêu cầu nhà thầu giải trình cách tính định biên. Cách này giúp doanh nghiệp so sánh được cả số người lẫn lý do của từng nhà thầu.
Có nên cho nhà thầu khảo sát mặt bằng trước khi nộp báo giá không?
Có. Khảo sát giúp nhà thầu đánh giá đúng loại bề mặt, mức độ bẩn, độ cao và giờ được phép làm việc, từ đó báo giá sát thực tế hơn. BPG Group khảo sát hiện trạng tại cơ sở trước khi báo giá và khảo sát không thu phí.
Dịch vụ tạp vụ trong gói thầu được tính giá theo m² hay theo người?
Dịch vụ tạp vụ được tính giá theo số nhân sự và hình thức làm việc, không tính theo m². Các hạng mục vệ sinh công nghiệp làm theo đợt như đánh bóng sàn, vệ sinh mái tôn mới được tính theo diện tích, độ cao và máy móc cần huy động. Vì vậy, mẫu báo giá trong hồ sơ mời thầu nên tách hai nhóm này thành hai phần riêng.
Làm ngoài giờ, ban đêm, ngày lễ nên ghi thế nào trong hồ sơ mời thầu?
Hồ sơ mời thầu nên yêu cầu nhà thầu báo đơn giá riêng cho ca ngoài giờ, ban đêm và ngày lễ, tách khỏi đơn giá ca thường. Các ca này có thể phát sinh phụ phí nhân công, và BPG ghi rõ khoản phụ phí này trong báo giá. Tách riêng từ đầu giúp doanh nghiệp dự toán đúng chi phí cho những đợt cần làm ngoài giờ trong năm.
Liên hệ BPG Group để nhận hồ sơ năng lực và báo giá
Doanh nghiệp đang chuẩn bị gói thầu dịch vụ vệ sinh có thể liên hệ BPG Group để đặt lịch khảo sát và nhận báo giá tách theo hạng mục. BPG Group tập trung nguồn lực tại TP.HCM, Bình Dương và Đồng Nai, phục vụ nhà máy, kho vận, tòa nhà văn phòng, trường học, trung tâm thương mại và cơ sở y tế.
- Hotline: 0707 43 9899
- Email: info@bpggroup.vn
- Trụ sở: 78/1 Lý Thường Kiệt, phường Dĩ An, TP.HCM
